Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Forskningshandlingar

Forskning är en av universitetets kärnverksamheter. Det är därför viktigt av både administrativa och vetenskapliga skäl att även dokumentationen av vår forskning arkiveras korrekt. Samtidigt lämnar Riksarkivets regelverk i detta fall ett större utrymme för universitetet själv att göra ett urval än för många andra typer av handlingar.

Vem äger forskningsmaterial?

Forskningen vid ett universitet är en myndighetsverksamhet, och de handlingar som framställs inom forskningen tillhör därför universitetet. Detta gäller även om du som forskare har extern finansiering. Som forskare får du alltså inte ta med dig forskningshandlingar från universitetet vid exempelvis byte av tjänst eller pensionering. Däremot äger du de intellektuella rättigheterna till dina resultat och slutsatser. Denna information kan du alltså fritt ta med dig, men inte själva de fysiska originalhandlingarna (analoga eller digitala).

Vem ansvarar för hanteringen av forskningsmaterial?

Liksom för arkivhanteringen i allmänhet ligger det formella ansvaret hos institutionens prefekt (eller motsvarande chef inom andra delar av organisationen). I praktiken är det dock ofta du själv som forskare som hanterar mycket av ditt forskningsmaterial, och därför finns en risk att detta inte kommer in i institutionens generella dokumenthanteringsrutiner. Här är det viktigt att både administratörer och forskare har en kontinuerlig dialog och etablerar rutiner för hanteringen av forskningshandlingar.

Eftersom du som forskare i princip alltid är den som förstår ditt material bäst är det också viktigt att du beskriver, sorterar, märker upp och namnger det på ett sätt som är begripligt även för en utomstående. För digitalt material är det viktigt med systemdokumentation och metadata.

Vad får du gallra?

Riksarkivet har utfärdat en särskild föreskrift om vad som ska bevaras respektive får gallras av statliga forskningshandlingar (RA-FS 1999:1). Vid Lunds universitet återfinns uppgifter om hur forskningshandlingar skall hanteras framför allt under verksamhetsområde 4 i vår dokumenthanteringsplan. Generellt kan sägas att du aldrig får gallra handlingar som innehåller ”grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat” för ett forskningsprojekt.

Vad gäller handlingar av mer allmänt administrativ art – som ekonomi- och personalhandlingar, dokumentation av beslutsfattande och liknande – gäller generellt samma regler som för universitets övriga verksamheter. Tänk på att många av dessa handlingar kan behöva diarieföras.

Den typ av handlingar där du som forskare eller ansvarig prefekt kan behöva göra egna bedömningar rörande gallring är främst primärmaterial av olika slag. Av forskningsetiska skäl ska detta alltid sparas i minst 10 år (inom medicinsk forskning 15 år), detta för att möjliggöra en kritisk granskning av forskningens resultat. Efter att denna tid passerat har universitet däremot en stor frihet att själv avgöra om materialet skall gallras eller ej. Som vägledning säger Riksarkivet dock att man från gallring bör undanta primärmaterial som bedöms ha

  •   fortsatt inomvetenskapligt värde,
  •   värde för annat forskningsområde,
  •   vetenskapshistoriskt värde,
  •   kulturhistoriskt värde,
  •   personhistoriskt värde,
  •   stort allmänt intresse.

Här är naturligtvis din bedömning som sakkunnig forskare central för att hjälpa till att avgöra materialets fortsatta värde.

Lunds universitet har fastställt sina interna regler för vilka som får besluta om gallring av forskningshandlingar i ett särskilt tillämpningsbeslut.

Riksarkivets föreskrift om vad som ska bevaras respektive får gallras av statliga forskningshandlingar (RA-FS 1999:1) (PDF 120 kB, nytt fönster)

Lokalt tillämpningsbeslut om gallring av forskningshandlingar (PDF 142 kB, nytt fönster)

Läs mer om hur forskningshandlingar skall hanteras under verksamhetsområde 4 i vår dokumenthanteringsplan (PDF 1145 kB, nytt fönster)

Vad skall du särskilt tänka på vid gallring av handlingar med kopplingar till EU-projekt?

Forskning är ett område där inte sällan EU-finansiering kan förekomma. Om du som forskare har fått EU-medel behöver du tänka på att delar av ditt material kan behöva sparas längre tid än vad de inhemska svenska reglerna säger. Detta beror på EU:s krav på revision. Vi rekommenderar generellt att dessa handlingar inte gallras förrän efter 17 år. Slarv med detta kan leda till att universitetet tvingas återbetala erhållna medel.

Läs mer om gallring av EU-relaterade handlingar i detta dokument från Riksarkivet (PDF 76 kB, nytt fönster)

Sidansvarig:

KONTAKT

Universitetsarkivets telefontider

Måndag-fredag klockan 09.00-11.30 samt klockan 12.30-15.00.
Tfn: +46 46 222 16 70
E-post: universitetsarkivet [at] legal.lu.se

Postadress
Lunds universitet
Avdelningen för dokumenthantering
Box 117
221 00 LUND

Internpost HS 62
Besöksadress
Porfyrvägen 20
224 78 LUND

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu.se
Om den här webbplatsen