Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Förvaring och leverans

ATT HANTERA SIN INFORMATION SÄKERT OCH RATIONELLT
Den här sidan handlar främst om hur analogt arkivmaterial (papper, fotografier, ljudband med mera) ska förvaras. Också digitala arkivhandlingar måste dock hanteras på ett säkert sätt.

För digitalt material är det särskilt vlktigt att vara medveten om vilka krav som ställs för hantering redan när informationen skapas.
Läs mer om digitalt bevarande

Mot vad ska arkivhandlingar skyddas?

Arkivhandlingar är ofta unika. Det är därför viktigt att hantera dem på ett sätt som gör att de inte förstörs eller kommer bort. Arkivlagen säger att våra arkiv skall förvaras på ett sätt som skyddar dem mot ”förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst”.

Analoga arkivs säkerhet hotas främst av fyra saker:

  •   brand,
  •   fukt,
  •   skadedjur,
  •   människor (genom allt från slarv till rena stölder).

För digitalt material finns dessutom följande hot:

  •   handhavandefel,
  •   datorhaveri,
  •   begränsad livslängd för lagringsmedia (cd, dvd, band, usb),
  •   utgången programvara.

Vid förvaring av arkivhandlingar måste du alltså beakta alla dessa aspekter. Att exempelvis ha handlingar i en brandsäker lokal är inte tillräckligt om denna står olåst.

Hur skall arkivhandlingar förvaras?

Fysiskt material

Analoga arkiv bör i första hand förvaras i särskilda lokaler som uppfyller Riksarkivets krav på säkerhet. Inom Lunds universitet är det dock ett mycket begränsat antal lokaler som uppfyller dessa höga krav. Ett bra alternativ för förvaring av mindre mängder handlingar kan därför vara låsbara brandsäkra dokumentskåp. På sikt är det säkraste dock att föra över materialet till universitetetsarkivet vid Arkivcentrum Syd.

För att säkra en god och effektiv förvaring på sikt ställs också särskilda krav på kontorsmaterial och emballage. Papper, skrivmaterial och liknande ska uppfylla standarden ”Svenskt arkiv” liksom de boxar som pappershandlingar i regel placeras i före slutarkivering. Universitetets gällande ramavtal för kontorsmaterial ska i regel säkra att rätt sorts material inköps. Är du osäker – kontakta universitetsarkivet.

Du bör också tänka på att vid arkivering ta bort sådant som kan skada handlingarna genom att exempelvis rosta och fälla (gem och annan metall, plastfickor, färgade aktomslag etc).

Digitalt material

Hur du ska förvara det digitala materialet kan du läsa mer om på sidan om digitalt bevarande.

Vilka krav ställs på arkivmaterial innan det kan levereras till universitetsarkivet?

För att universitetsarkivet ska kunna ta emot handlingar från universitetets olika arkivbildare krävs att dessa är:

  • rensade från ovidkommande och gallringsbart material, dubbletthandlingar etc,
  • rensade från gem, plastfickor, bindare (gafflar) och annat skadligt och onödigt skrymmande icke-pappersmaterial,
  • placerade i godkända arkivboxar (om arkivboxar i brun/grå kartong används ska dessutom ett skyddande aktomslag läggas om innehållet),
  • uppmärkta (med blyerts på boxarna) med tydlig information i klartext om varifrån materialet kommer, vad för slags handlingar det är och från när de är,
  • ordnade i en god och logisk inbördes ordning med utgångspunkt i universitetets dokumenthanteringsplan.

Vid leverans av stora mängder material eller av nya typer av handlingar bör dessutom en konceptförteckning över leveransens innehåll medfölja. Ett annat alternativ är att arkivbildaren anlitar en arkivarbetare som inför leverans detaljordnar och förtecknar materialet på plats.

Om arkivet innehåller material av andra typer än vanliga pappersdokument, exempelvis ljud- och bildupptagningar, eller handlingar i udda, skymmande format, rekommenderar vi att du tar kontakt med universitetsarkivet för att diskutera särskilda lösningar. Detsamma gäller för digitalt material.

Kostar det något att förvara material på universitetsarkivet?

Nej, förvaring hos oss är kostnadsfri liksom servicen att vi tar fram efterfrågade dokument ur arkiven. Det enda den levererande arkivbildaren betalar för är transporten hit – och naturligtvis arbetskostnaden för att förbereda materialet i enlighet med kraven ovan.

Vad tar universitetsarkivet inte emot? Var kan det lämnas i stället?

Universitetsarkivets uppgift är framför allt att ta hand om de handlingar som ska bevaras för alltid. Endast i nödfall tar vi därför emot material i väntan på gallring. Vi har heller ingen möjlighet att agera ”lager” för stora mängder av dubblettdokument eller att ta emot renodlat biblioteksmaterial (en arkivkopia av samtliga publikationer universitetet själv producerar ska dock gå till oss).

Efter enskilda anställda kan det ibland finnas efterlämnade handlingar som rör sig i gränslandet mellan myndighetshandlingar och privatarkiv. För personarkiv av främst privat karaktär bör du i första hand vända dig till Universitetsbibliotekets avdelning för handskrifter och specialsamlingar.
Till universitetsbibliotekets webbplats, avdelningen för handskrifter och specialsamlingar.

Vid arkivbildare inom den Medicinska fakulteten kan det också ibland förekomma handlingar som snarare hör till sjukvårdens än till universitetets verksamhet. Dessa arkiveras i så fall av Regionarkivet för Region Skåne.
Till Regionarkivet för Region Skåne

Hur går leverans till universitetsarkivet till?

I de allra flesta fall kan du anlita universitetets internpost för transport av arkivmaterial till universitetsarkivet vid Arkivcentrum Syd (hämtställe 62).

Vid mycket omfattande transporter kan dock en extern flyttfirma behöva anlitas (varvid gällande ramavtal för sådana tjänster ska tillämpas). Transporten betalas av den levererande arkivbildaren.

Beställ aldrig leverans utan att först ha kontaktat och fått klartecken från universitetsarkivet.
Universitetets internpost
 

Sidansvarig:

KONTAKT

Universitetsarkivets telefontider

Måndag-fredag klockan 09.00-11.30 samt klockan 12.30-15.00. OBS! Under perioden 19 juni-11 augusti endast klockan 13-15!
Tfn: +46 46 222 16 70
E-post: universitetsarkivet [at] legal.lu.se

Postadress
Lunds universitet
Avdelningen för dokumenthantering
Box 117
221 00 LUND

Internpost HS 62
Besöksadress
Porfyrvägen 20
224 78 LUND

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu.se
Om den här webbplatsen