Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Gallring av handlingar

KONSTEN ATT SPARA UTRYMME UTAN ATT FÖRLORA INFORMATION
Grundtanken med arkivering är bevarande av information. Av rent utrymmesmässiga och ekonomiska skäl är det dock nödvändigt att göra ett urval av vilka handlingar som ska bevaras. De handlingar man väljer att inte bevara gallras, det vill säga förstörs. Naturligtvis måste detta göras på ett sätt som minimerar universitetets  informationsförlust, och därför får gallring generellt inte ske utan stöd i uttryckliga bestämmelser.

Vad innebär gallring?

Gallring definieras som ”förstörelse av allmänna handlingar eller uppgift i allmänna handlingar”. Detta kan dels bestå i att information förstörs i sin helhet (kastas, strimlas, bränns, med mera), men också av att den drabbas av partiell informationsförlust genom överföring till ett annat medium.

Att endast spara ett undertecknat originalprotokoll i form av en fotokopia innebär exempelvis en förlust i autenticitet (namnteckningen); att spara en databas i form av en utskrift på papper innebär förlust av sök- och sorteringsmöjligheter. Detta är också en sorts gallring.

Du kan läsa mer om principerna för gallring i riksarkivets rapport," Om gallring", samt i riksarkivets gallrings och bevarandepolicy,
Om gallring (PDF 740 kB, nytt fönster)
Bevarande av nutiden (PDF 564 kB, nytt fönster)

Vad bör du särskilt tänka på vid gallring?

God gallring syftar till att spara utrymme utan att för den skull förlora viktig information. Därför bör du alltid beakta hur unik och betydelsefull informationen i en handling är innan du överväger att gallra den. Generellt utgörs mycket av den information som får gallras av olika typer av underlag, medan de slutliga sammanställningarna av samma uppgifter i regel skall bevaras för alltid. Några typexempel:

Gallras

  • Anmälningshandlingar till kurs
  • Inlämnade examinationsunderlag (ej uppsatser)
  • Kursvärderingar
  • Fakturor

Bevaras

  • Sammanställningar över antagna
  • Rättningsprotokoll, arkivlistor ur Ladok
  • Sammanställningar av kursvärderingar
  • Bokföring

Vad får du gallra?

Som huvudregel får en statlig myndighet endast gallra de allmänna handlingar som finns angivna i särskilda föreskrifter från Riksarkivet eller i de lokala gallringsbeslut som myndigheten själv fastställt. Undantaget är handlingar som kan anses vara ”av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet”. Exempel på det senare är reklam, information för kännedom, rutinartade förfrågningar och dubbletthandlingar. Här gäller det att du använder gott omdöme för att avgöra vad som faller inom denna kategori.

En sammanställning av Riksarkivets och universitetets egna gallringsbestämmelser ingår i vår dokumenthanteringsplan. Här framgår också efter hur lång tid (gallringsfrist) gallringen av olika handlingar får ske.
Läs mer om klassificering av handlingar

Gallringsbestämmelserna säger i regel att vi får gallra handlingar, inte att vi måste. Inte sällan kan det finnas skäl att överväga om inte även handlingar som rent regelmässigt kan få gallras bör sparas av exempelvis historiska skäl. Detta kan även gälla internt arbetsmaterial som formellt inte räknas som allmän handling, men kan vara av exempelvis vetenskaps- eller organisationshistoriskt intresse. Vid osäkerhet om det lämpliga i att gallra något – kontakta universitetsarkivet.

Generellt gallras inga diarieförda handlingar.

För gallring av forskningshandlingar finns särskilda regler.
Läs mer om Forskningshandlingar

Vad ska du särskilt tänka på vid gallring av handlingar med kopplingar till EU-projekt?

När det gäller handlingar – exempelvis rörande ekonomi och personal – kopplad till EU-finansierade projekt kan man vara tvungen att spara dessa längre tid än vad de inhemska svenska reglerna säger. Detta beror på EU:s krav på revision. Vi rekommenderar generellt att dessa handlingar inte gallras förrän efter 17 år. Slarv med detta kan leda till att universitetet tvingas återbetala pengar.

Du kan läsa mer om gallring av EU-relaterade handlingar i detta dokument från Riksarkivet:
Gallring-av-EU-revisionsunderlag (PDF 80kB, nytt fönster)

Sidansvarig:

KONTAKT

Universitetsarkivets telefontider
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30 samt klockan 12.30-15.00
Tfn: +46462221670
E-post: universitetsarkivet [at] legal.lu.se

Postadress
Lunds universitet
Avdelning för dokumenthantering
Box 117
221 00 LUND

Internpost HS 62
Besöksadress
Porfyrvägen 20
224 78 LUND

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu.se
Om den här webbplatsen