Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Digitalt bevarande

Elektroniska handlingar förekommer till exempel som filer eller registrerad information i databaser, som kontorsdokument och filsamlingar på olika filareor, som meddelanden i e-postsystem och som publicerad information på webbplatser. Även loggfiler för e-post och besökta webbsidor är allmänna handlingar som ska bevaras. Samma lagar och regler gäller både för elektroniska och för pappershandlingar, men förutsättningarna för hantering och arkivering av elektroniska handlingar är annorlunda.

I framtiden kommer elektroniskt material kunna levereras till ett gemensamt e-arkiv, men det är viktigt att skydda och hantera materialet rätt redan innan leverans till e-arkivet.

För att vara säker på att du ska kunna bevara dina elektroniska handlingar på rätt sätt behöver du ta hänsyn till hur och i vilket format du förvarar dem. De behöver skyddas från att försvinna eller från att förändras, och de behöver sparas i ett format som går att läsa även efter en längre tid. Vissa handlingar behöver även skyddas från obehörig åtkomst.

För att göra handlingarna sökbara även i framtiden är det viktigt att tänka på att du, om möjligt, förser dem med rätt metadata (det kan vara information som registreras i ett system, egenskaper i kontorsdokument eller annan information som kan kopplas till handlingarna).

Snabblänkar till innehåll på sidan för alla anställda:

Snabblänkar till innehåll på sidan för systemansvariga:

För alla anställda

Skydda dina elektroniska handlingar från obehöriga

Om handlingarna är sekretessbelagda eller har andra åtkomstbegränsningar är det viktigt att se till att de förvaras och överförs så att andra inte kommer åt dem. Handlingar som ligger i system kan skyddas genom att begränsa användarbehörigheter för dem som ska komma åt handlingarna. Samma gäller för handlingar som ligger på den egna datorn eller på en gemensam filarea. Se till att obehöriga inte har åtkomst till dessa.

Läs mer om informationssäkerhet vid Lunds universitet i Säkerhetspolicy för Lunds universitet 2013 – 2016

Säkerhetspolicy Lunds universitet I 2013 I (PDF 124 kB, nytt fönster)

Förvara de elektroniska handlingarna på ett säkert sätt

för att säkra lagringen av elektroniskt material innan det kan levereras till e-arkivet gäller följande:

  • Handlingar och information i ett verksamhetssystem ska bevaras i systemet
  • Handlingar i form av fristående filer eller databaser ska bevaras på en server som sköts av en driftsorganisation och där backuper görs regelbundet.
  • Gemensamma kataloger och förvaringsytor ska inte likställas med arkiv, men kan ibland användas för tillfällig förvaring av begränsade informationsmängder.
  • CD och DVD, USB-minnen och portabla hårddiskar ska inte användas för bevarandematerial, eftersom dessa lagringsmedier varierar i kvalitet och livslängd. Generellt ska därför välkända, dyrare märken användas framför okända men betydligt billigare, och lämpar sig främst som backup eller för arbetsmaterial.

För mer frågor om lagringsmöjligheter kontakta LDC

Välj rätt digitala format

Även digital information påverkas av tiden. Inte minst kan den programvara som behövs för att läsa informationen bli svår att få tag på och informationen kan då bli obrukbar. För att skapa en god informationskvalitet rekommenderas därför oberoende filformat, t ex PDF/A för kontorsdokument. Även för ljud-, video- och bildfiler finns ett antal rekommenderade format för säkrare lagring.  Att redan från början spara filer i rätt format förenklar också vid framtida leveranser till ett e-arkiv.

Läs mer om rekommenderade format i Riksarkivets Föreskrifter RA-FS 2009:2

När information lagras i en databas är det ännu viktigare att kontrollera att det fortfarande går att läsa när väl informationen behövs.

Om metadata

Metadata är beskrivande data om handlingarna. Sådan information kan vara data som du registrerar i ett IT-system tillsammans med handlingarna (t ex status, avdelning, handlingstyp), egenskaper som du kan ange för ett kontorsdokument (t ex Författare, Titel, Taggar, Kommentarer) eller annan information som kan kopplas till handlingarna.

Tänk på att fylla i all begärd information i IT-system och följ regler för hur informationen ska registreras. När det är möjligt, kontrollera och fyll i egenskaper för kontorsdokument. På så sätt underlättar du senare leverans till e-arkivet och möjligheten ökar för att söka och hitta i arkivet.

Om elektroniska handlingar som original

Elektroniska handlingar som inkommer till universitetet eller skapas i elektronisk form är att betrakta som original. De handlingar som diarieförs i vårt gemensamma system DFS behöver inte skrivas ut för arkivering. För andra elektroniska handlingar gäller beslut som tas från fall till fall i samråd med arkivarier på Avdelningen för dokumenthantering.

När en elektronisk handling skrivs ut för underskrift/signering, är den utskrivna handlingen att betrakta som original.

Gallring av elektroniska handlingar

Samma gallringsregler gäller för elektroniska handlingar som för pappershandlingar, dvs handlingar av mer kortvarig och rutinartad betydelse såsom viss ingående och utgående e-post, fax, arbetsmaterial, upplysningar, beställningar, förfrågningar, inlägg på hemsidan från allmänheten kan efter åtgärd gallras vid tidpunkt som du bedömer som lämplig (dvs. gallring ”vid inaktualitet”).

När det gäller elektroniska medier får begreppet gallring en utökad betydelse. Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att ta till åtgärder som medför förlust av betydelsebärande data, möjliga sammanställningar, sökmöjligheter eller möjlighet att bedöma handlingarnas äkthet. För säkerhetsklassad information är det viktigt att se till att all information verkligen raderas från hårddisken.

Elektroniska handlingar som innehåller integritetskänsliga uppgifter och/eller sekretess (men inte tillhör en enskild personakt enligt ovan) ska diarieföras i DFS/W3D3 och därefter raderas från telefonen, e-postprogrammet, det sociala mediet eller datorn.

Arkivering av elektroniska handlingar

För långtidsbevarande och arkivering av elektroniska handlingar pågår framtagandet av ett centralt e-arkiv. Mer information om leveranser till e-arkivet kommer att publiceras när det blir aktuellt.

För systemansvariga

Arkivkrav på IT-system

För rätt hantering av handlingar i våra IT-system finns en vägledning samt en lista på arkivkrav, som visar vilka arkivkrav systemen bör uppfylla. Dessa krav är även aktuella och behöver tas hänsyn till vid upphandling och utveckling av IT-system.

Arkivkrav för IT-system-vägledning vid Lunds universitet (PDF 167 KB, nytt fönster)

Arkivkrav för IT-system med elektroniska handlingar vid Lunds universitet 2.1 (PDF 111 kB, nytt fönster)

Planering för bevarande

För att säkra det långsiktiga bevarandet för de elektroniska handlingar som skapas och lagras i våra IT-system kommer ett arbete påbörjas med att ta fram bevarandeplaner för respektive system. Detta arbete kommer att göras i samråd med systemansvariga och arkivpersonal. En bevarandeplan ska bl a innehålla uppgifter om hur arkivering och export av information ska ske från systemet när informationen blir inaktuell eller när systemet ska avvecklas. Planen ska även innehålla uppgifter om hur man hanterar informationssäkerheten och hur man hanterar arkivkraven i systemet.

Bevarande av webbsidor

Allt som en myndighet publicerar på sin webbplats är allmänna handlingar. Myndigheternas webbplatser, både publika och interna, hanteras därför enligt samma lagstiftning som andra allmänna handlingar. Det innebär bland annat att myndigheten ska bevara sina webbplatser eftersom de liksom andra allmänna handlingar utgör en del av myndighetens arkiv.  E-delegationen har gett ut webbriktlinjer för myndigheter som du kan läsa om här:

Sidansvarig:

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu.se
Om den här webbplatsen