Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Klassificering av handlingar

DET VIKTIGA ÄR INTE VEM UTAN VAD
Från och med 2014 klassificerar Lunds universitet inkomna och upprättade handlingar på ett nytt sätt. Denna klassificering utgår från vad som görs i verksamheten i stället för – som tidigare – var i organisationen. Klassificeringen används både vid diarieföring och vid arkivredovisning och benämns inom universitetet som verksamhetsbaserad arkivredovisning.

Klassificeringsstruktur

För att klassificera en handling rätt måste universitetet kunna tala om i vilket sammanhang den har tillkommit.

Universitetets verksamhet redovisas i en klassificeringsstruktur, som är utformad som ett träd med fem huvudgrenar (verksamhetsområden):

  1. Styra verksamhet
  2. Stödja verksamhet
  3. Bedriva utbildning
  4. Bedriva forskning
  5. Samverka, informera och nyttiggöra externt

Under dessa förgrenar sig olika verksamhetstyper.

Det viktiga för klassificering av handlingarnas identitet är i vilken verksamhet de har tillkommit och inte på vilken plats inom organisationen.

Här finner du Lunds universitets klassificeringsstruktur (PDF 106 kB, nytt fönster)

Dokumenthanteringsplan

Alla verksamhetstyper har sina respektive handlingar angivna i en dokumenthanteringsplan, som är uppställd på samma sätt som klassificeringsstrukturen. I dokumenthanteringsplanen finns dessutom anvisningar för hur dessa handlingar ska hanteras när det gäller bevarande eller gallring, registrering, sekretess med mera. Dokumenthanteringsplanen omfattar alla kända handlingar vid Lunds universitet och inte bara de diarieförda.

Man behöver känna till hur en handling ska klassificeras redan i ett tidigt skede av hanteringen. Det leder till att ordningen blir mer förutsägbar och mindre personberoende.

Här finner du Lunds universitets dokumenthanteringsplan v. 1.5 (PDF 1145 kB, nytt fönster)

Dokumenthanteringsplan v 1.5 gäller från och med 2017-01-01. Har du tidigare arbetat från en nedsparad eller utskriven äldre version av planen - släng den!

Arkivbildare

Observera att varje organisatorisk enhet (exempelvis fakultetskansli eller institution) fortsätter att utgöra en egen arkivbildare. Det är alltså inte meningen att alla universitetets handlingar ska ”blandas ihop”, utan det nya ligger i att alla delar av universitetet ska klassificera sina handlingar på samma verksamhetsbaserade sätt.

Sidansvarig:

KONTAKT

Universitetsarkivets telefontider
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30 samt klockan 12.30-15.00
Tfn: +46 46 222 16 70
E-post: universitetsarkivet [at] legal.lu.se

Postadress
Lunds universitet
Avdelning för dokumenthantering
Box 117
221 00 LUND

Internpost HS 62
Besöksadress
Porfyrvägen 20
224 78 LUND

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu.se
Om den här webbplatsen