Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

FAQ för chefer

Här finns lite frågor och svar för dig som är chef, angående vad som gäller i samband med coronautbrottet. Dessa frågor och svar uppdateras löpande. Vid frågor, kontakta din lokala HR-funktion. 

Notera att det inte finns några specialregler på grund av Corona/covid-19, utan sedvanlig arbetsrätt och arbetsmiljöregler gäller.  

För chefer och HR-samordnare finns det även stöd i HR-frågor på HR-webben. 

The information on this page is also available in English, on Staff pages.

INNEHÅLL

 

Vad gäller vid arbete hemifrån?  

Du som chef kan komma överens med en anställd om distansarbete, eller beordra distansarbete. Det är du som chef som bedömer om distansarbete är möjligt. Bedömningen ska utgå från aktuellt rektorsbeslut.  

Aktuella rektorsbeslut finns på Medarbetarwebbens speciella sida om hanteringen av coronautbrottet

Vem får överenskomma/besluta om distansarbete? 

Den anställdes närmaste chef.

När ska distansarbete överenskommas? 

I första hand ska du försöka komma överens med den anställde om distansarbete, till exempel på grund av smittspridning. Förslag på hur en sådan överenskommelse kan se ut: 

EXEMPEL: Mot bakgrund av XX har vi idag överenskommit att du, NN, arbetar hemifrån under perioden DATUM fr o m/t o mi syfte att minska risken för smittspridning av coronaviruset på arbetsplatsen. En bedömning av din arbetsmiljö kommer att ske per telefon den DATUM. Vi kommer att följa upp din arbetssituation, arbetsmiljö och mående den DATUM. Vänligen kontakta mig om du skulle ha några frågor eller funderingar eller om din situation förändras. 

Diarieför överenskommelserna under ärendetypen ”2.2.2.3 Hantera personalutveckling och personalförändring” (P-serien), med användande av den generella handlingstypen ”avtal”. För framtida sökbarhet är det viktigt att ärendemeningen standardiseras så att samtliga ärenden kan hittas vid en sökning. Ange därför ”Överenskommelse om distansarbete med anledning av Corona-epidemi” vid diarieföringen.

När ska distansarbete beordras?

Om överenskommelse inte träffas med den anställde kan du som chef beordra att den anställde arbetar hemifrån. Om den anställde är fackligt ansluten ska den fackliga organisationen också informeras innan du fattar ditt beslut. Detta kan göras via e-post. Förslag på hur beslutet kan se ut: 

EXEMPEL: Mot bakgrund av XX och riskbedömning genomförd den DATUM har jag idag fattat beslut om att NN ska arbeta hemifrån under perioden DATUM FR O M/T O Mi syfte att minska risken för smittspridning av coronaviruset på arbetsplatsen. En bedömning av NNs arbetsmiljö kommer att ske per telefon den DATUM. Vi kommer att följa upp NNs arbetssituation, arbetsmiljö och mående den DATUM.   

Diarieför beordran av distansarbete under ärendetypen ”2.2.2.3 Hantera personalutveckling och personalförändring” (P-serien), med användande av den generella handlingstypen ”avtal”. För framtida sökbarhet är det viktigt att ärendemeningen standardiseras så att samtliga ärenden kan hittas vid en sökning. Ange därför ”Beordran av distansarbete med anledning av Corona-epidemi" vid diarieföringen.

Hur länge ska en anställd få arbeta hemifrån? (svaret uppdaterat 200325)

Du som chef bedömer hur länge det kan vara aktuellt för en anställd att arbeta hemifrån, med hänsyn till Folkhälsomyndighetens rekommendationer och övriga omständigheter som råder i det individuella fallet.

Vad gör jag som chef om en anställd med hänsyn till arbetsuppgifter inte kan arbeta hemifrån? 

Om du som chef av arbetsmiljöskäl bedömer att en anställd inte ska komma till arbetsplatsen och kommer överens med, alternativt beordrar, den anställde att stanna hemma, ska lön betalas även om den anställde med hänsyn till arbetsuppgifternas beskaffenhet inte kan arbeta hemifrån.  

Vad gäller om en anställd inte vill komma till arbete på grund av smittorisk? 

Den anställde kan inte själv besluta att utebli från arbetet. Det är du som chef som ansvarar för arbetsmiljön och bedömer om distansarbete är motiverat. Att utebli från arbetet utan att detta på förhand har godkänts av dig som chef utgör olovlig frånvaro. För hantering av olovlig frånvaro kontakta din lokala HR-funktion. 

Vad gör vi med anställda som tillhör riskgrupper? 

Eventuella anställda som tillhör en riskgrupp ska följa de rekommendationer som lämnas av Folkhälsomyndigheten. Distansarbete är en lämplig åtgärd i dessa fall, och det är du som chef som gör bedömningen.  

En fullt frisk anställd har en anhörig som är hemma och sjuk. Hur ska jag som chef hantera situationen? 

Så länge den anställde inte uppvisar symptom på sjukdom kan man, enligt Folkhälsomyndighetens rekommendationer, arbeta. Den anställde har inte rätt att sätta sig själv i karantän hemma. Den anställde ska dock vara uppmärksam på symptom. Om du som chef bedömer att den anställde inte ska komma till arbetet är distansarbete hemifrån en möjlighet.  

Vad gäller för arbetsmiljön vid arbete hemifrån? 

Du som chef har arbetsmiljöansvaret även för anställda som arbetar hemifrån. Du måste göra en risk- och konsekvensbedömning av den individuella arbetsmiljön. 

Läs om hur detta går till på sidan om systematiskt arbetsmiljöarbete vid distansarbete  (informationen uppdaterad 200325)

Bra tips för att arbeta/studera hemifrån finns på sidan Praktiska tips för medarbetare och studenter angående coronautbrottet

Behöver risk- och konsekvensbedömningen förnyas om tiden för distansarbetet förlängs? 

Du som chef ska tillsammans med den anställde antingen konstatera att bedömningen fortsatt gäller, eller justera den utifrån eventuella nya omständigheter.  

Vad gäller om en anställd skadar sig vid arbete hemifrån? 

Arbetsskador och tillbud som inträffar i samband med arbetet hemma ska anmälas enligt gällande regler och rutiner. Försäkringsfrågor bedöms i efterhand.

Läs mer om tillbud och arbetsskador på HR-webben.

Vad gäller om en anställd blir sjuk vid arbete hemifrån? 

En anställd som blir sjuk ska sjukanmäla sig enligt gällande regler och rutiner.

Läs mer om LU:s rutiner för anmälan om sjukfrånvaro på Medarbetarwebben.

Du som chef har ett rehabiliteringsansvar.

Läs mer om LU:s rehabiliteringsprocess på HR-webben.  

Kan en anställd arbeta hemifrån om den anställde bor i ett annat land? 

LU avråder ifrån arbete utomlands som inte är tjänsteresa eller regleras genom URA-kontrakt.  

Vad gäller angående flextid under arbete hemifrån?

Flextidsavtalet gäller som vanligt för teknisk och administrativ (T/A)-personal som arbetar hemifrån.

Läs mer om flextidsavtal för teknisk och administrativ personal, på HR-webben.

 

Frågor relaterade till sjukskrivning och läkarintyg 

Stämmer det att kravet på läkarintyg från och med den åttonde sjukdagen är avskaffat?  

Regeringen har lagt ett förslag på att slopa kravet på läkarintyg from åttonde sjukdagen. Förslaget är ännu inte beslutat.

I nuläget gäller att läkarintyg ska inkomma till dig som chef senast på den åttonde dagen i sjukperioden. I enskilda fall kan prefekt/sektionschef/motsvarande efter samråd med dekan/motsvarande besluta att låta bli att göra löneavdrag utan att läkarintyg uppvisas. I dessa särskilda fall ska alltid eventuell facklig organisation informeras i förväg.  

Läkarintyg vid vård av sjukt barn, VAB, är ingen fråga för arbetsgivaren, bara mellan förälder och Försäkringskassan.    

Läs mer bland Försäkringskassans frågor och svar.  

Vad gör jag om en anställd kommer till arbetet trots att vederbörande är sjuk?  

Du som chef kan uppmana den anställde att sjukanmäla sig enligt gällande regler och rutiner. Du kan beordra distansarbete, se ovan.  

 

Frågor om ersättning 

Vilken ersättning betalas vid distansarbete? 

Lön utbetalas vid arbete hemifrån.  

Vilken ersättning betalas vid sjukdom? 

Sjuklön och sjukpenning utbetalas enligt gällande regler.  

Vad gäller om en anställd har lindriga luftvägsbesvär och därför stannar hemma? 

Om arbetsförmågan är nedsatt ska den anställde sjukanmäla sig enligt rådande rutiner och sjuklön/sjukpenning betalas ut. Den anställde kan även ha rätt till så kallad lön till smittbärare. Se särskilt avsnitt om detta.  

Om den anställde har arbetsförmåga kan distansarbete överenskommas/beordras, se ovan. Lön utbetalas vid arbete hemifrån. Om distansarbete inte är ett alternativ enligt din bedömning, ska den anställde infinna sig på arbetsplatsen, annars är frånvaron olovlig och löneavdrag ska göras. 

Vad innebär det att regeringen har slopat karensavdraget? 

Den anställde ska sjukanmäla sig enligt gällande rutiner. LU drar karensavdraget som vanligt, men den anställde får i efterhand söka ersättning för det gjorda karensavdraget hos Försäkringskassan. Inga förändringar kommer att ske varken i lönesystemet eller i lönehanteringen.

Läs mer bland Försäkringskassans frågor och svar för arbetsgivare och egenföretagare

I vilken situation betalas lön till smittbärare ut? 

Om en anställd ska avhålla sig från arbetsplatsen på grund av smittsam sjukdom, utan att arbetsförmågan är nedsatt, kan den anställde ha rätt till så kallad lön till smittbärare. För detta krävs läkarintyg eller beslut av läkare, smittskyddsläkare eller motsvarande.  

Slopas kravet på läkarintyg/beslut gällande lön till smittbärare med anledning av regeringens förslag att slopa kravet på läkarintyg från och med den åttonde sjukdagen? 

Nej. 

 

Frågor relaterade till tjänsteresor 

Får en anställd åka på tjänsteresa? 

Se aktuellt rektorsbeslut. Aktuella rektorsbeslut finns på Medarbetarwebbens speciella sida om hanteringen av coronautbrottet

Vad gäller om en anställd inte kan komma hem från en tjänsteresa på grund av rådande omständigheter? 

Detta räknas som arbete och den anställde får lön och traktamente. 

 

Frågor kring försäkringar 

Kammarkollegiet har gett ut information angående försäkringsfrågor med anledning av den rådande situationen.

Se samlad information från Kammarkollegiet, på Medarbetarwebben (se högerspalten).

 

Frågor relaterade till anställningen 

OMFÖRDELNING AV ANSTÄLLDA  

Kan jag som chef arbetsleda anställda till andra tillfälliga arbetsuppgifter med hänvisning till rådande situation? 

Inom ramen för den anställdes arbetsskyldighet kan du som chef arbetsleda. Konsultera din lokala HR-funktion.   

INTERMITTENT ANSTÄLLDA  

Ska lön till intermittent anställda betalas, trots att de inte kan utföra arbete? 

Om arbete inte kan utföras på grund av regeringens åtgärd (t ex salstentor blir inställda) ska lön ändå utbetalas. Beslut om anställning kan inte upphävas.  

Finns det någon bortre gräns för när en intermittent anställning kan upphävas? 

Beslut om anställning kan inte upphävas. 

Vad gäller om beslut inte är skrivet, men muntlig överenskommelse har ingåtts? 

Även i dessa fall ska lön betalas.  

NYANSTÄLLDA  

Vad händer om en nyanställd inte kan tillträda sin anställning? 

  • Distansarbete är uteslutet på grund av att personen inte hunnit tillträda.  
  • Om personen är sjuk eller smittad, ska respektive regelverk följas, se respektive avsnitt. Detta innebär således att personen inleder sin anställning med att vara sjuk eller smittad och LU betalar sjuklön etc. 
  • Om den anställde är förhindrad att resa ska löneavdrag göras, alternativt kan semester ansökas om och beviljas. Frånvaron betraktas inte som misskötsamhet eller som olovlig. Ett alternativ är att bevilja tjänstledighet utan lön i enlighet med 10b § Tjänstledighetsförordningen. Detta bygger på att personen ansöker om tjänstledighet.  
  • Om den anställde inte kan tillträda på grund av LU:s interna beslut har den anställde rätt till lön. Även i detta fall är tjänstledighet utan lön enligt ovan ett alternativ. 

Vilket tillträdesdatum bör sättas vid nyanställning? 

LU har ingen generell rekommendation kring detta. Verksamhetens behov styr, men hänsyn bör tas till vad som händer om en anställd inte kan tillträda, se avsnitt ovan.  

Hur ska praktiska frågor lösas för nyanställd som precis kommit till Sverige? 

LU ansvarar inte för att lösa olika praktiska frågor för nyanställda som kommit till Sverige. Men det rekommenderas att den nyanställde inför ankomst informeras om svårigheter som kan uppkomma, och att du som chef tillsammans med din lokala HR-funktion funderar över hur situationen ska hanteras.

När det gäller migrationsfrågor samt frågor om uppehållstillstånd och arbetstillstånd hanteras av sektionen Externa Relationer. Kontakt: migration [at] er [dot] lu [dot] se 

BEFINTLIGT ANSTÄLLDA 

Vad gäller för de anställda som har så kallad kombinationsanställning?  

Har du som chef frågor relaterade till kombinationsanställningar vid Medicinska fakulteten så ska du kontakta din lokala HR-funktion.  

Kommer LU som myndighet att omfattas av förslaget om korttidspermittering? 

Nej. 

 

Frågor relaterade till semester 

Vad gäller om en anställd inte kan resa hem från sin semesterresa på grund av exempelvis karantän på hotell?  

Eftersom den anställde inte utför något arbete ska löneavdrag ske. Dock kan du som chef bevilja semester om den anställde ansöker om det.  

Om den anställde kan uppvisa beslut av behandlande läkare, smittskyddsläkare eller motsvarande som styrker lön till smittbärare, ska sådan ersättning utgå.  

Vad händer om en anställd reser på semester i strid mot UD:s avrådan och sedan vill återgå i arbete efter hemkomst? 

  • I första hand ska du som chef komma överens med den anställde om distansarbete, i andra hand kan du beordra distansarbete.
  • Om den anställde inte kan arbeta hemifrån och det är motiverat av arbetsmiljöskäl så kan prefekt/sektionschef/motsvarande efter samråd med dekan/motsvarande besluta om att den anställde ska stanna hemma utan lön. Information ska lämnas till berörd facklig organisation innan du fattar sådant beslut.
  • Om den anställde skulle vara sjuk eller vara konstaterad smittbärare gäller respektive regelverk, se respektive avsnitt.

 

Frågor relaterade till barnomsorg

Vad gäller om förskola/grundskola stänger på grund av corona och en anställd behöver vara hemma för att ta hand om sitt barn? (svaret har kompletterats 200326)

  • Den anställde kan ansöka om föräldraledighet. Under rådande omständigheter beviljar LU mer än tre föräldraledighetsperioder. 
  • Den anställde kan även ansöka om och beviljas semester.  
  • Den anställde kan även ansöka om tjänstledighet utan lön enligt Tjänstledighetsförordningen.  
  • Är barnet sjukt eller smittbärare gäller sedvanliga regler.  

När det gäller distansarbete så är det den anställdes närmaste chef som bedömer ifall det kan vara motiverat. Bedömningen ska utgå från aktuellt rektorsbeslut. 

Ta del av Försäkringskassans information om vad som gäller med anledning av coronaviruset. 

Frågor och svar

För andra frågor
Medarbetare: corona [at] bygg [dot] lu [dot] se
Studenter: studentreception [at] lu [dot] se
Se mer på Studentreceptions sida

Läs om goda intiativ som pågår #tillsammansmotcorona

Vad kan jag göra för att undvika smitta?

  • undvik närkontakt med sjuka människor.
  • tvätta händerna ofta med tvål och varmt vatten, minst 30 sekunder.
  • hosta och nys i armvecket eller i en pappersnäsduk
  • stanna hemma om du är sjuk.
  • undvik längre resor, såväl utrikes som inrikes

Ha digitala möten

Det finns olika lösningar, t ex Teams,
Läs lathund för Teams.
Mer om digitala möten

Undervisa on-line

Det finns stöd i Canvas när du ändrar din salsundervisning till distansundervisning, läs mer.
Alla lärare kan få stöd i att undervisa digitalt på på lärplattformen canvas sidor (logga in med Lucat).

Gör dig nåbar!

Alla medarbetare och studenter uppmanas att ange sitt mobilnummer i Passport. Då kan vi skicka sms till dig, om det skulle behövas.  
1. Gå in på portalen Passport
2. Logga in som “Användare"
3. Välj  "Verifiering av kontaktuppgifter”
4. Följ instruktionerna.

Läs fler praktiska tips

Senaste nyheter

2020-03-27

De lotsar rätt till digital undervisning

De lotsar rätt till digital undervisning
2020-03-27

Medel utlyses för utveckling av uppdragsutbildningar

Medel utlyses för utveckling av uppdragsutbildningar
2020-03-27

Universitetets hantering av coronavirusets spridning

Universitetets hantering av coronavirusets spridning
2020-03-27

Praktiska tips till medarbetare och studenter angående coronautbrottet

Praktiska tips till medarbetare och studenter angående coronautbrottet
2020-03-26

Inställt- Hållbart arbete hemifrån – hur ska vi tänka?

Inställt- Hållbart arbete hemifrån – hur ska vi tänka?

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen