De senaste åren har mejlen till Universitetsarkivet med frågor om allmänna handlingar stadigt ökat. Från 1 906 mejl år 2019 till 3 494 förra året.
Det visar statistik som LUM tagit del av.
– I någon mån kan det bero på att vi successivt fått in mer material. Men det kan inte vara hela förklaringen, utan det måste även tyda på ett ökat intresse hos allmänheten, säger Fredrik Tersmeden, arkivarie på Universitetsarkivet som har sina lokaler i Arkivcentrum Syd på Gastelyckan.
Hans kollega Tina Davidsson, en av två registratorer på universitetets centrala registratur, ser ytterligare en orsak.
– Det kan också ha att göra med den digitala utvecklingen, att det är mycket lättare att skicka iväg ett mejl än ett brev, säger hon.
Fredrik Tersmeden är en av fem arkivarier som turas om att ta hand om de frågor om allmänna handlingar som kommer in till Universitetsarkivet. Arbetet med att svara på mejl, leta upp dokumenten och lämna ut dem tar en heltidstjänst i anspråk.
Allt äldre än tio år finns i arkivet
På Universitetsarkivet finns i stort sett alla allmänna handlingar som producerats vid universitetet fram till årsskiftet 2013/2014. Resten finns fortfarande i stor utsträckning ute i verksamheterna, men kommer att hamna i arkivet till slut.
Till det kommer arbetet på den centrala registraturen som tar hand om alla mejl till universitetets centrala adress, mejl som ska skickas vidare till rätt del av universitetet.
– Vi på centrala registraturen är mest av allt en stödfunktion, säger Tina Davidsson. Vi registrerar det som kommer in till oss, men de flesta mejlen och frågorna kommer in till dem som sitter ute i de olika verksamheterna. Lunds universitet har cirka 150 organisatoriska enheter med sammanlagt cirka 550 registratorer och 350 handläggare som vi utbildar och hjälper.
De flesta förfrågningarna är unika. Men ibland vill många ha samma handlingar. Till exempel vid medialt uppmärksammade fall som tillsättningen av professuren i parapsykologi under tidigt 2000-tal. Då hade det berörda kansliet en förberedd hög med kopior att dela ut.
Examensbevis är annars det som efterfrågas mest.
– Man har kanske tappat bort sitt eget, eller så behöver man ha en vidimerad kopia. Det kan också vara journalister som vill kolla upp om någon verkligen har den utbildning som påstås. Under pandemin fick vi många förfrågningar om Anders Tegnell, säger Fredrik Tersmeden.
En ny trend är gamla kursplaner.
– Det frågade nästan ingen efter för tio år sedan, men nu vill många ha det. Det verkar som om det numera efterfrågas i detalj vad olika kurser innehöll när någon söker en ny tjänst.
Många interna frågor
Men Fredrik Tersmeden och Tina Davidsson servar inte bara allmänheten och media.
– Nej, det kommer också många frågor internt från verksamheterna. Det handlar ofta om att man vill ha tag på gamla policybeslut som ska revideras eller följas upp. Eller personalhandlingar när folk går i pension.
Ibland kommer det mejl med mer omfattande förfrågningar. Tina Davidsson och hennes kollegor dubbelkollar alltid med avsändaren att denna verkligen vill ha allt som efterfrågas.
– Ibland är folk inte riktigt medvetna om vad de begär. De kanske skriver att de vill ha ut allt om en viss person. Då upplyser vi dem om att det kommer att ta tid, att det är mycket att ta fram och att det kommer att kosta mycket att göra kopior. Men vill de ha allt så fixar vi det. Ofta är det dock begränsat vad de egentligen vill ha ut, säger hon.
Vill ha samma handling många gånger
Det finns också personer som inte begär ut så mycket, men samma handling om och om igen.
– De är misstänksamma och tror att vi manipulerar någonting. De tror inte att de får ut allt som finns. Ibland kan de ta det vidare till domstol, men det leder inte till något mer än slöseri med samhällsresurser. Men vi kan inte säga nej till de här personerna. Vi måste serva dem även om det tar mycket tid.
Det kommer också mejl där folk vill ändra en uppgift i någon handling, berättar Fredrik Tersmeden.
– De hävdar att den inte stämmer. Men handlingarna ska bevaras i det skick de kom hit. Var det hundra procent lögn i dem när de kom ska de bevaras med hundra procent lögn, säger han.
Händer det att folk begär ut handlingar i forskningsprojekt?
– Ibland får man intrycket att det är det som alla forskare går och fruktar. Men jag känner ärligt talat inte till något fall där detta har skett mer än det berömda Gillberg-fallet (se ruta) för snart tjugo år sedan, säger Fredrik Tersmeden.
Tina Davidsson säger att det förekommer, men inte särskilt ofta.
– Jag vet att det finns de som begärt ut ansökningar som forskare gjort till olika forskningsprojekt. Vi rekommenderar registratorerna ute i verksamheterna att alltid kolla med våra jurister om de är osäkra på om något kan lämnas ut eller inte, säger hon.
Ibland händer det andra överraskande saker. Som att handlingar man inte känt till plötsligt dyker upp i arkivet.
– Det har hänt att jag hävdat att handlingar som folk begärt ut inte finns. Men sedan har jag ändå hittat dem efter ett tag. Det måste ha betytt att de varit arkiverade på fel sätt eller att jag missat något sätt att söka efter dem, säger Fredrik Tersmeden.
Nicklas Nordström
