I god tid före semestern
- Semester: Ansök om semester i Primula (gäller inte dig som är lärare).
- Utlägg: Skicka in innestående reseräkningar/utlägg - Primula.
- Fakturor: Godkänn alla fakturor i Lupin
- Diarieför: Passa på att diarieföra dina handlingar innan sommarledigheterna så att dina kollegor lätt kan hitta dem när du är på semester. Glöm inte att även lägga in handlingarna i ärendet, ärenden ska inte ligga tomma utan handlingar. W3D3
- Delegera dina behörigheter i Lupin (Proceedo) till en kollega under semesterperioden, så att leveranser kan kvitteras och fakturor kan betalas.
Se instruktioner: Delegera fakturahantering | Medarbetarwebben (lu.se)
- Kom ihåg att berätta för kollegan om de fakturor eller leveranser som kan förväntas inkomma under perioden och hur de i så fall bör hanteras.
Dagen före semestern
- Om du inte bevakar din e-post under semestern:
- Lägg in din semester i din Outlook-kalender och markera dig som frånvarande (om du delar din kalender med andra).
- Lägg in ett frånvaromeddelande (out of office-reply) i Outlook för semesterperioden. Kom ihåg att ange när du väntas vara tillbaka och vart eller till vem man bör vända sig under tiden i ditt frånvaromeddelande.
- Lägg in ett statusmeddelande i Teams för semesterperioden. Klicka på din profilbild i Teams och välj ”Ställ in statusmeddelande”. Kom ihåg att ange när du väntas vara tillbaka och vart eller till vem man bör vända sig under tiden du är borta. Välj ”Rensa statusmeddelande efter” och därefter ”Anpassat” för att sätta ett datum när statusmeddelandet ska försvinna.
- Lägg in en semesterhänvisning för ditt telefonnummer för semesterperioden i telefonisystemet Salut (öppnas i ny flik). Här kan du också ange ett annat nummer dit man bör vända sig istället under perioden, som blir synligt för telefonisterna i växeln.
- Lämna inget annat stöldbegärligt synligt i rummet. Dra gärna ned eventuella persienner om det finns insyn.
- Töm dina sopor, i synnerhet om de innehåller fruktrester eller annat som kan börja lukta. Kom också ihåg att ta hand om eventuella växter, vattna lite extra eller ta med hem om du ska vara borta länge. Töm även det som du eventuellt har kvar i kylen i lunchrummet/köket. Avbeställ/minska beställningar på frukt, mjölk med mera.
Sommaren är en tid för återhämtning och avkoppling - ge dig själv tillåtelse att koppla av, ladda om och njuta av solen.
Under sommaren
Skicka frågor till studentreceptionen / International desk
Studentreceptionen / International desk har öppet tre dagar i veckan, hela sommaren. Studentreceptionen svarar på generella frågor om utbildningar och kurser vid universitetet, praktiska frågor kring studentliv, aktuella aktiviteter och internationella möjligheter. Specifika frågor om program och kurser hänvisas till program/institution/fakultet.
Se Studentreceptionens sommaröppettider
Se upp för bedrägeriförsök
Under sommaren förekommer en ökad risk för att utsättas för bedrägeriförsök.
- Det är viktigt att vara vaksam och ifrågasätta uppdrag om snabba utbetalningar/överföringar.
- Ställ gärna en kontrollfråga om uppdraget till chef eller uppdragsgivare i annan kanal (telefon, mejl) än den som uppdraget kommit via.
På Medarbetarwebben kan du läsa mer om vad du ska vara vaksam på.
Om något händer kan du få tips och stöd på sidan "Om något händer" (finns också direkt på Medarbetarwebbens startsida).