– Vi är en väldigt stor institution med ett centraliserat kansli. Mindre ärenden som rör någon enstaka handling kan gå via vår registrator, men är det en större fråga kommer den alltid till mig som administrativ chef.
Det är inte så ofta det kommer in förfrågningar, kanske några gånger per år.
– Men när det väl kommer är det ofta stora ärenden. Det är ofta mejlkonversationer de vill ha ut. Konversationer mellan olika forskare eller mellan en forskare och ett annat universitet.
Företag och journalister frågar
Förfrågningarna kommer bland annat från företag och journalister. Att plocka fram materialet tar oftast några dagar. Ibland kan det ta en eller ett par veckor.
– Jag tar alltid hjälp av våra jurister så vi vet vad vi ska skicka. Jag tycker det är väldigt svårt att bedöma vad som ska sekretessbeläggas.
Handlingarna skickas sedan per post till den som begärt ut dem, aldrig per mejl.
– Men ibland när vi ber om en adress är det inte alltid vi får ett svar. De kanske inte vill röja sig. Ofta har de skickat från en konstig mejladress.
Vad händer då?
– Ja, då har vi handlingar som vi plockat fram, men inte kan skicka iväg. Det kan vara flera lådor ibland. Men i de flesta fall får vi en adress att skicka till.
För forskarna är det en obehaglig upplevelse när någon vill ha ut deras mejlkonversationer och andra handlingar.
– De blir väldigt stressade när de får ett utlämningsärende. De har kanske saker de inte vill lämna ut. Men det bedömer juristerna. Reglerna är väldigt tydliga. Vi har inte så mycket annat att göra än att förhålla oss till regelverket och göra det vi blir ombedda, säger Lena B Gunnarsson.
Få förfrågningar på kansli
På det naturvetenskapliga kansliet är det tvärtom väldigt få förfrågningar om allmänna handlingar som går via kanslichefen Catrin Malmström.
– De går för det mesta direkt till våra registratorer. Vi har 43 personer med handläggarbehörighet och 56 personer med registratorbehörighet vilket betyder att de kan registrera och avsluta ärenden, säger hon.
Det naturvetenskapliga kansliet lämnar ut handlingar i 20–30 ärenden om året. Till det kommer 10–15 ärenden inom kansliets HR-avdelning.
– Vid mer komplicerade ärenden tar vi hjälp av våra jurister. Är det en enklare sekretessprövning tar det kanske en eller två timmar att gå igenom handlingarna. Är det mer komplicerat tar det längre tid. Men min bild är att vi inte har så många stora betungande ärenden.
Däremot får de ganska många frågor från studenter som vill ha uppgifter om kursplaner och betygsunderlag.
– Men de frågorna skickas oftast direkt till institutionernas utbildningsadministratörer och ingår inte i de 20–30 ärendena, säger Catrin Malmström.
Nicklas Nordström
