Avtalskatalogen är en resurs som gör det enklare att hitta information om vilka avtal som finns och hur du använder dem. Den avtalsinformation som idag finns i Lupin/Proceedo flyttar in i avtalskatalogen. Du hittar en länk till avtalskatalogen under administrativa system: Kommers - avtalskatalogen.
Det finns mycket pengar att spara om vi gör våra inköp rätt. Genom att samla inköpen kan vi få bättre villkor och mer konkurrenskraftiga priser. När du använder befintliga avtal bidrar du till den goda affären som innebär att skattepengar används på effektivast möjliga sätt och att universitetet får mest värde för pengarna. Det handlar också om att ta hänsyn till miljö och samhällsfaktorer samt att bidra till en god konkurrens på marknaden.
– Med avtalen säkerställer vi att alla behov kopplade till affären kommer med. Exempelvis inte bara tekniska krav på ett instrument utan även behov av service och reparation under livslängden. Vi ser till så att vi ställer de avtalskrav som vi ska/bör ställa och får den kvalitet vi behöver. Det kan exempelvis handla om hållbarhet, leverans, garanti och datasäkerhet, säger Måns Weimarck, upphandlingschef på sektionen Ekonomi.
Andra fördelar med att köpa via avtalen är att du kan du vara trygg i att flera komplicerade frågor är omhändertagna till ett bra pris och med en bra service, utvärderingen är redan utförd. När du följer ingångna inköpsavtal och hanterar upphandlingar korrekt riskerar du inte heller att drabbas av upphandlingsskadeavgift som är upp till 10 % av avtalsvärdet.
– Vi ska följa lagen om vi inte gör det riskerar vi inte bara att göra dåliga affärer utan det kan också få allvarliga negativa konsekvenser för universitetet. Det kan bli dyrt i form av upphandlingsskadeavgift (kan hamna på mellan 10 000 till 20 miljoner kronor) och det kan ge negativ publicitet som kan skada förtroendet för LU, säger Måns Weimarck.
Även mindre inköp gör skillnad och ska göras på rätt sätt. Tillsammans med den nya avtalskatalogen införs nu även ett systemstöd som underlättar för de som är inköpare att göra bland annat direktupphandlingar på ett lättare sätt.
– Om vi kalkylerar på att allt det som köps inom LU under direktupphandlingsgränsen under ett år skulle konkurrensutsättas så att vi får 1% bättre priser. Det skulle kunna innebära att vi skulle spara mellan 40 och 50 miljoner kronor på ett år. Genom att konkurrensutsätta våra inköp får vi som beställare möjlighet att sätta villkoren för avtalen, istället för att bara anpassa oss efter vad leverantörerna erbjuder, säger Måns Weimarck.
Läs mer om hur du gör inköp via avtalskatalogen: Kommers – avtalskatalog och verktyg för upphandling
Sänkt gräns för stöd vid upphandling
En ny förändring som införs stegvis för fakulteterna under vårterminen 2025 är också att du vid inköp över 700 000 kronor (tidigare 1,5 miljoner) alltid ska ta hjälp av inköpsavdelningen. Med deras hjälp får du ett bättre avtal och undviker dyra fallgropar där leverantörerna ställer villkoren.
Läs mer om utrullningen i en separat nyhet: Sänkt gräns för stöd vid upphandling