Nya upphandlingar av systemstöd
Avtalen för flera centrala systemstöd, bland annat Raindance, EOS och Proceedo, löper ut under 2029–2030. Därför behöver universitetet upphandla och utveckla nya lösningar. Arbetet är uppdelat i två projekt: Ekonomi 2030 omfattar utvecklingen av universitetets ekonomistöd, där bland annat Raindance och EOS ingår. Inköp 2030 ska hantera stöd för inköp, bland annat e-handel. Ekonomi 2030 befinner sig i förstudiefas, medan Inköp 2030 preliminärt väntas starta vintern 2027/2028.
Universitetets förändrade finansiering kräver andra ekonomimodeller
Lunds universitet omsätter 11,2 miljarder kronor, vilket är högst bland svenska lärosäten och en hög siffra även i ett europeiskt perspektiv. Samtidigt har universitetets finansiering förändrats under de senaste 10–20 åren, bland annat genom att den externt finansierade forskningen har ökat och nu utgör 38 procent av de totala intäkterna. Det innebär fler krav från externa finansiärer och större behov av stöd för långsiktig planering och uppföljning.
Denna förskjutning ställer andra krav på både ekonomiska modeller och systemstöd. Centrala frågor i arbetet är:
- Vad är ändamålsenligt och skapar värde för verksamheten?
- Vad ger nytta utifrån universitetets nuvarande och framtida behov?
När projektet går vidare från behov till lösningar är det viktigt att inte låta gamla strukturer och arbetssätt styra för mycket. Lösningarna behöver även ta hänsyn till att behov och förutsättningar skiljer sig åt mellan olika enheter och användare. Utvecklingen kan ske stegvis och tillämpningen av regelverken behöver anpassas till universitetets verksamhet och förutsättningar.
Arbetet ska utgå från verksamheten
Ekonomi 2030 har inletts med intervjuer med forskningsledare, prefekter eller motsvarande roller och ekonomer för att identifiera de behov som är viktigast att möta. Projektet ska inte begränsas av dagens strukturer och rutiner, utan utgår från två principer: att eliminera det som inte längre behövs och effektivisera det som behöver finnas kvar. Rapporter, rutiner och processer ska först prövas utifrån om de verkligen behövs. Det som behöver finnas kvar ska så långt som möjligt förenklas, digitaliseras eller automatiseras på ett sätt som underlättar för kärnverksamheten. Det kan även handla om att anpassa till nya förutsättningar och att komplettera med stöd som underlättar för verksamheten.
Behov av bättre planering och överblick
En central utmaning är att forskningsledare och andra verksamhetsledare behöver bättre överblick över anslag, samfinansiering och ekonomiska konsekvenser över tid. Samtidigt behöver ekonomer kunna lägga mer tid på kvalificerat stöd och mindre tid på manuella moment. Projektet ska därför undersöka hur universitetet kan förbättra möjligheterna att planera, simulera och göra prognoser för olika tidsperioder och delar av verksamheten.
Fortsatt arbete
I nästa steg går projektet vidare från kartlagda behov till möjliga lösningar. Det handlar bland annat om att förenkla redovisningsprocesser, underlätta hanteringen av externa finansiärers krav och utveckla lösningar som fungerar för olika delar av universitetet utan att bli onödigt komplicerade.
Mer information kommer när arbetet går vidare och blir mer aktuellt för verksamheten.