Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Skriva avtal och projektansökningar med utländska universitet eller organisationer

Vägledning och råd som hjälper dig att kvalitetssäkra avtalsskrivningsprocessen

Länkar till de olika stegen i processen

Aktuella mallar hittar du i högerspalten på denna sida.
 

Skriva avtal

Avtal och projektansökningar - så här gör du

Steg 1: Definitioner – olika typer av avtal

Steg 2: Processen – skriva avtal och projektansökan

Steg 3: Utvärdering – kvalitetssäkring

Skriva avtal

Sektionen Externa relationer i samarbete med avdelningen Juridik upprättar, granskar och förhandlar internationella avtal/projektansökningar mellan Lunds universitet och utländska universitet, organisationer och myndigheter. Dessa avtal/projekt måste överensstämma med Lunds universitets intressen. För att kunna påverka innehållet i avtal och projektansökningar är det viktigt att du kontaktar avdelningen Juridik och sektionen Externa relationer på ett tidigt stadium i processen. Tillsammans kan vi ta fram ett avtal eller projektansökan som ligger i linje med allas intressen.

Innan du börjar skriva ett nytt avtal bör du ta reda på vilka avtal som redan finns mellan Lunds universitet och det universitet du är intresserad av.

Aktuella avtal hittar du på sidan om Internationella möjligheter och samarbeten

Du kan också ta reda på om du kan samarbeta inom våra etablerade nätverk. Finns redan etablerade nätverk?

Läs mer på sidan Samarbeta i nätverk

Avtal och projektansökningar - så här gör du

Följ dessa tre steg för att kvalitetssäkra internationella samarbetsavtal och säkra avtalens strategiska koppling till universitetets strategi för internationalisering.

  1. Definitioner 
  2. Processen 
  3. Utvärdering och kvalitetssäkring

Steg 1: Definitioner – olika typer av avtal

  • Memorandum of Understanding (MoU), kan också kallas Letter of Intent/ Letter of endorsementär en avsiktsdeklaration, en ram för kommande samarbete. Ett uttalande om att man önskar samarbeta inom vissa uppräknade områden och att organisationerna står bakom deltagandet. Underavtal till MoU reglerar vilka specifika villkor som skall gälla för samarbetet.
  • Avtal/Agreement är ett specificerade avtal inom avgränsade områden med juridiskt förpliktande innehåll. Dessa överenskommelser kan vara underavtal till följd av ett MoU eller vara ett helt fristående avtal. Agreements kan vara såväl bi- som multilaterala. Ett avtal ska tydligt avgränsa villkoren; det som ska utföras, hur det ska genomföras, tidplan, evaluering, uppsägningstid, tvistlösning, mm.
  • Konsortieavtal/Consortium Agreement skall i de flesta fall vara signerat av alla deltagare i konsortiet före kontrakt tecknas med t.ex. EU-kommissionen. Budgetfördelning, villkor för nyttjanderätt till resultat, konsortiets beslutsstruktur mm regleras av parterna i konsortialavtalet. Kontakta juridiska avdelningen.

Våra vanligast förekommande internationella samarbetsområden

  1. Mobilitetsavtal: Studenter, doktorander, lärare, forskare, teknisk/administrativ personal
  2. Projektavtal t.ex. EU:s samarbetsprojekt som ofta regleras i konsortieavtal
  3. Programavtal t.ex. EU:s internationella program inom utbildningsområdet, regionala eller internationella samarbetsprogram
  4. Övriga avtal: SANORD, Sida, FN, UNESCO, m.fl.

Observera att om ett avtal/projektansökan inte följer LU:s mallar alternativt EU:s mallar ska Avdelning Juridik alltid kontaktas! En utförlig beskrivning av situationen underlättar arbetet och sparar mycket tid i förhandlingen med motparten. Ett avtal som återspeglar den faktiska situationen och parternas avsikter är förutsebart och lätt att använda.

Steg 2: Processen – skriva avtal och projektansökan

Nedan följer en beskrivning av tillvägagångssätt och faktorer du bör beakta vid val av samarbetspartner i samband med internationella samarbetsavtal.

Observera att för projektansökningar finns utöver nedanstående rekommendationer en särskild handläggningsordning.

Val av samarbetspartners

  • Strategi och policy – Lunds universitets strategiska plan och fakulteternas eller institutionernas internationella policies är viktiga grunder för val av samarbetspartners.
  • Europa eller utomeuropeiska avtal, Lunds universitet strävar efter att i större omfattning samarbeta med länder utanför den europeiska gemenskapen.
  • Likvärdig partner – god match, profilering genom partner
  • Starka forskningsområden/ profil på utbildningsområdet
  • Anseende och kvalitet/rankningslistor
  • Finns det redan ett avtal med de samarbetspartners du valt?
  • Fördjupning/formalisering av kontakter med prioriterade universitet eller nätverk
  • Fördjupning/eller breddning av pågående samarbete
  • Efterfrågan från studenter/lärare/forskare
  • Internationalisering på hemmaplan
  • Kulturella perspektiv, mångfald
  • Övriga strategiska överväganden, t ex annat specifikt syfte, solidaritet, långsiktighet

Förankring - förhandling

Faktorer att tänka över innan villkoren I ett avtal ingås eller revideras:

  • Först och främst intern förankring på vederbörlig nivå inst/fak/centralt
  • Avtal såväl som EU projekt kan medföra samfinansiering vilket innebär att inst/fakulteten måste stå för viss samfinansieringen
  • Kostnader - arbetstid, dolda kostnader, inkomster, bidrag, mm
  • Vad vill man uppnå med avtalet?
  • Åtaganden –vilka skyldigheter och rättigheter skall de inblandade uppfylla?
  • Risker
  • Försäkringar
  • Administration
  • Vem skall tolka avtalet vid ev. tvist (rektorsklausul)
  • Hur skall förlängning/avslut regleras
  • Utvärdering och uppföljning ske (se nedan)

Formalisering – vem skriver under ditt avtal/ projektansökan?

Avtal om samarbete med andra universitet, högskolor och institut inom utbildning eller forskning kan slutas på central-, områdes- eller institutionsnivå. Avtalets omfattning och samarbetspartnernas organisatoriska ställning, bestämmer nivån.

Firmatecknare för avtal/projektansökan

Vem som ska anges som firmatecknare är beroende av vilken typ av avtal/projektansökan som ska skrivas:

  • Ansökan/avtal som berör två eller flera områden eller är universitetsgemensam (Firmatecknare: Rektor)
  • Ansökan/avtal för joint programme som leder till joint degree, double degree (konsortieavtal) (Firmatecknare: Rektor)
  • Ansökan/avtal som omfattar fler än en institution eller hela fakulteten (Firmatecknare: Dekan)
  • Ansökan/avtal som omfattar en institution och understiger 800 000 kronor (Firmatecknare: Prefekt)

Från granskning och underskrift till ett färdigt avtal/projektansökan

Följande fem uppgifter måste åtgärdas innan avtal/projektansökan finaliseras:

  1. Granskning: Berörda personer undertecknar ett granskningsdokument som kortfattat redovisar på viket sätt ovanstående punkter har beaktats vid avtalsformuleringen.
  2. Underskrifter: Avtal/projektansökan ska skrivas på av ledningen enligt delegationsordningen.
  3. Diariet: Avtal/projektansökan och granskningsdokument mm diarieförs och arkiveras av den inst/fak/avd där avtalet/projektet har sin huvudsakliga hemvist.
  4. Kopior av avtal: Ansvarig person för avtalet/projektansökningen förser sektionen Externa relationer med kopior av avtal
  5. Registrering i datasystem: Ansvarig person för avtalet/projektansökningen ombesörjer att registrering sker i datasystem

Steg 3: Utvärdering – kvalitetssäkring

Utvärdering och eventuell förnyelse av avtal/projekt bör göras regelbundet av dem som ingått avtalet i samråd med berörda enheter, t.ex. sektionen Externa relationer eller berörd fakultet /institution.

Utvärderingsinstrument:

  • Strategiska planen
  • Internationella policyn
  • Fakultets-/institutions policyer
  • Aktivitetsgrad/balans i avtalet
  • Studieresultat
  • Studenternas/lärarnas/berördas värdering
  • Bieffekter på övrig verksamhet, t.ex internationalisering hemma, mångfald
  • Övriga kvalitetsaspekter, tillgång till information, kursplaner, mm
  • Har man önskemål om fördjupning av avtalet till andra kategorier av anställda?

Grunder för förnyelse av avtal

Evalueringen visar ett visst minimum av positiva faktorer.

Grunder för avslutande av avtal

  • Utvärderingen ger dåliga resultat
  • Tidsbegränsat avtal
  • Brist på ömsesidighet
  • Ingen aktivitet de senaste åren/dålig eller ingen kommunikation
  • Avtalsbrott
  • Studenterna uppfyller inte kraven på nödvändiga språkkunskaper
  • Brist på information från samarbetspartnern

Läs mer om hur du kan söka projektfinansiering via program för internationella samarbeten

Sidansvarig:

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen