EU:s ramprogram för forskning och innovation

Att ta fram en ansökan till EU:s ramprogram för forskning och innovation, Horisont Europa, kräver god planering, korrekt budgetering och ett välfungerande samarbete med projektets partner.
Denna guide beskriver de administrativa steg som ingår i en ansökan och gäller för samarbetsprojekt som koordineras av Lunds universitet.

1. Registrera dig på EU Funding & Tenders Portal

Börja med att registrera dig som External User på EU Funding & Tenders participant portal. När du har autentiserat dig kan du skapa egna ansökningar i systemet, samt även hantera ansökningar där du blir inbjuden som partner.

2. Informera din institution

Du behöver informera din institution (till exempel prefekt) om ansökan så att hen är införstådd med och godkänner de budgetmässiga åtagandena för ett beviljat projekt.

3. Starta ansökan

Sök fram relevant utlysning (call) och topic i portalen. När utlysningen har öppnat:

• Välj Start submission i topic-sidans vänstermeny
• Ange Lunds universitets PIC nummer (Participant Identification Code): 999901318 och kortnamnet ULUND
• Välj din roll i ansökan (Main contact)
• Ange en projektakronym (kan ändras senare)
• Fyll i den korta sammanfattningen (kan redigeras senare)
• Klicka på Next, Accept och Continue with this proposal

När du har skapat ansökan hittar du den under tabben ’My proposals’ när du är inloggad i portalen.

4. Ge Forskningsservice tillgång till ansökan

Lägg till relevant kontaktperson vid Forskningsservice som Coordinator contact (inte som Team member). Du hittar rätt kontaktperson för respektive programdel på vår deras blogg.

I portalen gör du detta under fliken Participants. Du hittar dit genom att scrolla längst ned på sidan och klicka på < Back to participants list. Välj Lunds universitet och sedan Add contact.

Det rekommenderas även att du lägger till institutionens ekonom och/eller lokalt administrativt stöd som kontakt i ansökan.

5. Fyll i administrativa delar (part A)

Vid samarbetsprojekt lägger du som koordinator till övriga konsortiepartner via deras PIC nummer under fliken Participants. Du behöver begära in PIC-nummer från samtliga partner. Lägg till en kontaktperson/PI för varje partner.

Det rekommenderas att varje partner sedan själv loggar in och fyller i sina administrativa uppgifter i part A. Alternativt kan uppgifterna samlas in via ett partnerformulär och registreras av koordinatorn. Som koordinator måste du innan ansökan skickas in kontrollera att all information i part A är korrekt. Forskningsservice kan tillhandahålla en mall för ett partnerformulär.

6. Ladda ner mallar för part B

Mallarna för den vetenskapliga ansökan (part B) finns i vänstermenyn under Download part B templates. Dessa är nödvändiga för ansökan. Mallarna kan laddas ner och fyllas i offline. Färdig ansökan (part B) sparas som PDF och laddas upp i portalen.

Använd alltid de mallar som hör till den aktuella ansökan – inte generella mallar från portalens dokumentbibliotek.

7. Planera budgeten

Budgetmallen finns i de administrativa formulären i portalen. Involvera institutionens ekonom i ett tidigt skede. Avsätt tillräckligt med tid för budgetarbetet, särskilt vid lumpsumme ansökningar.

8. Ta stöd av Forskningsservice

Håll Forskningsservice uppdaterat om ansökans utveckling. De erbjuder:

• bollplank kring ansökans olika delar
• råd om konsortiesammansättning och matchning mot utlysningen
• vägledande material för ansökningsskrivande
• stöd och vägledning i EU-portalen
• feedback på både tidiga och färdiga utkast
• råd kring budgetplanering

För frågor om immateriella rättigheter och nyttiggörande kopplat till ansökan, kontakta LU Innovation. För legala frågor, kontakta LU:s jurister.

9. Ansök om planeringsbidrag

Du kan få ett planeringsbidrag från universitetet om du koordinerar en ansökan om samarbetsprojekt inom Horisont Europa med minst tre deltagande organisationer. Det finns även ett koordinationsbidrag att söka om du koordinerar ett samarbetsprojekt inom Horisont Europa. För att vara berättigad till planeringsbidraget måste du kontakta Forskningsservice och meddela utlysningens Topic ID under arbetet med ansökan.

10. Skicka in ansökan

Vänta inte till sista minuten. Du kan skicka in ansökan flera gånger – det är alltid den senast inskickade versionen som räknas.

Att delta i en ansökan till EU:s ramprogram för forskning och innovation, Horisont Europa, kräver god planering, korrekt budgetering och ett välfungerande samarbete med projektets koordinator och övriga partner.

Denna guide beskriver de administrativa steg som ingår i en ansökan vid deltagande som partner i ett samarbetsprojekt i Horisont Europa.

1. Registrera dig på EU Funding & Tenders Portal

Börja med att registrera dig som External User på EU Funding & Tenders participant portal. När du har autentiserat dig kan du hantera ansökningar där du blir inbjuden som partner.

2. Informera din institution

Du behöver informera din institution (till exempel prefekt) om ansökan så att hen är införstådd med och godkänner de budgetmässiga åtagandena för ett beviljat projekt.

3. Dela PIC-nummer med koordinator

För att koordinator ska kunna lägga till dig i ansökan behöver du ange Lunds universitets PIC nummer (Participant Identification Code): 999901318 och kortnamnet ULUND för din koordinator.

4. Ge Forskningsservice tillgång till ansökan

Lägg till relevant kontaktperson vid Forskningsservice som Participant contact (inte som Team member). Du hittar rätt kontaktperson för respektive programdel på deras blogg.

I portalen gör du detta under fliken Participants. Du hittar dit genom att scrolla längst ned på sidan och klicka på < Back to participants list. Välj Lunds universitet och sedan Add contact.

Det rekommenderas även att du lägger till institutionens ekonom och/eller lokalt administrativt stöd som kontakt i ansökan.

Forskningsservice finns till hands för frågor om ansökan och dina åtaganden som partner. Det rekommenderas särskilt att du kontaktar Forskningsservices ekonomer för råd kring ert budgetutkast.

5. Fyll i administrativa delar (part A)

Vid samarbetsprojekt fyller varje konsortiepartner i sina administrativa uppgifter i part A av ansökan. Alternativt kan koordinator begära in informationen via ett partnerformulär för att själva mata in all information för hela konsortiet.

6. Läs igenom hela ansökan

Det är mycket viktigt att du har läst igenom ansökan i sin helhet och kan stå bakom den innan den skickas in. Ett viktigt referensdokument i detta sammanhang är EU:s Living guidelines on the responsible use of generative AI in research.

Ansökningar till Europeiska forskningsrådet (ERC) följer ett separat förfarande och kräver centralt godkännande vid Lunds universitet. För att ansöka om ett ERC-bidrag behöver du ett Host Commitment Letter undertecknat av rektor. För att få detta brev måste du i god tid före ERC:s deadline skicka in ett projektintyg till Forskningsservice.

Projektintyget bekräftar budget, medfinansiering och villkor för bidraget och ska undertecknas av både prefekt och fakultetens dekan.

För mer information om centralt stöd för ERC-ansökningar samt mall och instruktioner för projektintyget, vänligen kontakta john [dot] phillips [at] fsi [dot] lu [dot] se (John Phillips) eller kerstin [dot] gidlof [at] fsi [dot] lu [dot] se (Kerstin Gidlöf )i god tid före sista ansökningsdag.

Forskningsservice ger dig stöd under hela processen från ansökan till slutfört projekt. Du får en guidning genom EU:s programstruktur och regelverk och hjälp med att hitta lämpliga utlysningar.

Hos Forskningsservice får du tips och mallar för arbetet med ansökan, både för den administrativa delen och budgetarbetet, samt hjälp med delar av ansökningstexten.

Läs mer om stödet på Forskningsservice blogg

Horisont Europa - interna regler för deltagande

Lunds universitet har interna regler för deltagande i Horisont Europa. Det handlar bland annat om vem som godkänner ditt deltagande och vilket underlag som krävs för detta beslut, vem som signerar kontrakt, och vem som är ansvarig för arbetet i projektet. På Lunds universitet sköts handläggningen av Forskningsservice.

Riktlinjer för projekt inom Horisont Europa (PDF 313 kB; nytt fönster)

Ekonomiskt stöd för ansökan och projektkoordination

Du kan få ett planeringsbidrag från universitetet om du koordinerar en ansökan om samarbetsprojekt inom Horisont Europa med minst tre deltagande organisationer. Det finns även ett koordinationsbidrag att söka om du koordinerar ett samarbetsprojekt inom Horisont Europa. För att vara berättigad till planeringsbidraget måste du kontakta Forskningsservice och meddela utlysningens ”Topic ID” under arbetet med ansökan.

Ta gärna kontakt med Forskningsservice tidigt i ansökningsprocessen för att få del av det stöd som finns.

Avtal

Ramprogramsprojekt innehåller flera typer av avtal mellan de parter som är involverade i projektet. Avtalen granskas av juridiska avdelningen innan de signeras av kanslichef eller motsvarande.

Läs mer om avtal och hitta din ansvariga jurist för mer information

Jämställdhetsplan

I Horisont Europa är det ett obligatoriskt krav för alla offentliga organisationer, inklusive lärosäten, att ha en jämställdhetsplan (Gender Equality Plan – GEP) på plats, för att kunna söka finansiering ur ramprogrammet.

Lunds universitet har en Lika villkorsplan för Lunds universitet 2022-2027, vilken uppfyller kraven på en GEP.

Läs mer om Lunds universitets arbete med jämställdhet och lika villkor