Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Ekonomer

Den här sidan riktar sig till dig som är ekonom på Lunds universitet. På den här sidan hittar du information angående hur ditt arbete påverkar LUCRIS.

Ditt arbete med forskningskontrakt är en viktig del av LUCRIS

Det är du som arbetar som ekonom som har insikt i olika forskningskontrakt ("awards") på din fakultet. Det finns beslut på att alla externt finansierade forskningskontrakt ska diarieföras i W3D3 och registreras i LUCRIS av en central kontraktsfunktion på Forskningsservice. Genom att du skickar in information om kontrakt kan forskarna visa hur forskningsprojekt är finansierade genom att koppla informationen till sina projekt i LUCRIS.

Hanteringen av externa forskningskontrakt

Ditt ansvar är att skicka in kontraktet, inklusive komplett underlag, via webbformuläret:

Som lokal ekonom är du del i en större process för externa forskningskontrakt. Se videon eller läs beskrivningen för att förstå det större sammanhanget.

Här nedan listar vi processen för externt finansierade forskningskontrakt vid Lunds universitet:

  1. Forskaren skickar ansökan till finansiär.
  2. En lokal administratör diarieför ansökan i W3D3.
  3. Beslut om beviljade medel inkommer.
    1. Vid avslag: administratören diarieför avslaget i ansökningsärende i W3D3.
  4. Vid beviljande: Person med delegation att signera för organisationen signerar beslutet (om signatur krävs). Vanligtvis är detta prefekten.
  5. Den lokala ekonomen skickar in komplett underlag till kontraktsfunktionen för signering. Underlaget ska innehålla den diarieförda ansökan och beslutet ska vara signerat om signatur krävs.
  6. Kontraktsfunktionen diarieför kontraktet i W3D3 och för in informationen i LUCRIS
  7. Forskaren skapar ett projekt utifrån kontraktet i LUCRIS.
  8. Forskaren fortsätter att uppdatera projektet med t.ex. Forskningsoutput och Aktiviteter i LUCRIS tills projektet avslutas.

Vad som ska skickas in

Tänk på att den centrala hanteringen endast gäller externa forskningskontakt, det vill säga beslut och avtal gällande externa forskningsmedel, både för bidrags- och uppdragsforskning. 

Detta inkluderar inte generella avtal som saknar koppling till forskning och dess finansiering. Det omfattar inte heller avtal som gäller ren infrastruktur, även om infrastrukturen kommer användas till forskning. 

Om du är osäker går det att kontakta kontrakt [at] fsi [dot] lu [dot] se (kontrakt[at]fsi[dot]lu[dot]se) eller konsultera dokumenthanteringsplanen. Det gäller inte heller ansökningarna i sig eller rekvisitioner (även om båda ska diarieföras). Dessa diarieförs lokalt.

Förtydligande: Du får gärna inkludera ansökan eller rekvisitionsblanketten, särskilt om de utgör en del av beskedet eller innehåller relevant information, men vi behöver beslutsdelen för att lägga upp ärendet.

Automatiskt meddelande när det är klart

Så snart ärendet är diariefört skickar W3D3 ett automatiskt mail till den som angivits som lokal handläggare, vari diarienumret framgår. Angiven forskare får ett motsvarande besked från LUCRIS, om att finansieringen registrerats där.

Tänk på detta när du fyller i formuläret

  1. Ange korrekt projekttitel. Denna finns som regel på ansökan, om den inte finns med på beslutet. Fråga annars forskaren. (Detta är viktigt dels då det ökar sökbarheten i diariet samt att titlar blir synliga i Forskningsportalen när forskarna publicerar anknutna projekt).
  2. Angiven handläggare måste ha behörighet i W3D3.
  3. Hemvisten som efterfrågas är den enhet, vanligtvis institution, som motsvarar alternativen i ”Institution/motsv.”-fältet i W3D3. Hemvist är aldrig kostnadsställe eller namnet på en underavdelning.
  4. Ansvarig forskare är den som sökt och fått bidraget. Inte nödvändigtvis projektledaren.
  5. Kontrollera att kontraktet är komplett och underskrivet av alla parter, samt signerat i enlighet med delegationsordningen.
  6. Ankomstdatum ska vara när handlingen inkom till LU (alternativt blev tillgängligt i externt system – t ex Prisma). Om det inte kan avgöras i efterhand, ange vad som är troligt och skriv i meddelandefältet att det är ett uppskattat datum.
  7. Handlingsstatus är formatet i vilket originalhandlingen bevaras vid LU. Det är viktigt att detta blir rätt, då ärendets handläggare ansvarar för att handlingarna bevaras och arkiveras korrekt. Om en digital handling anges som pappersoriginal kan det, vid arkivering, innebära att någon letar efter ett dokument som aldrig existerat. Vice versa kan ett pappersoriginal som angetts som digitalt råka slängas.
  8. Skicka inte ”klumpfiler”, med all dokumentation i en och samma fil. (Att beslut och villkor ligger tillsammans är okej, men ansökan, beslut och rekvisition ska diarieföras som separata handlingar.

Få en visning av hur det fungerar

Forskningskontrakt i LUCRIS - syftet, nyttan och fördelarna ur ett administrativt perspektiv

Målgrupp: ekonomer/ administrativ personal som hanterar externfinansierade kontrakt

Kursen går igenom hur registreringen av externa forskningskontrakt sker i LUCRIS men samtidigt diarieförs i W3D3.

Forskningskontrakt i LUCRIS i Kompetensportalen (öppnas i ny flik)

Onlinekurs: Externfinansierade kontrakt i LUCRIS 

Målgrupp: För dig som jobbar med externfinansierade kontrakt.

En genomgång i hur och varför externfinansierade kontrakt hamnar i LUCRIS och i W3D3. Kursen vänder sig till dig som är ekonom eller på annat sätt hanterar externfinansierade kontrakt.

Onlinekurs: Externfinansierade kontrakt i LUCRIS i Kompetensportalen (öppnas i ny flik)

Kontakt

Jörgen Persson

Kontraktsregistrator
jorgen [dot] persson [at] fs [dot] lu [dot] se