Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Kontrakt

externfinansierade kontrakt i LUCRIS
Kontrakt innehåller information om vem/vilka som fått externa medel av vilken finansiär och för vad. Syftet med modulen är att kunna koppla samman kontrakt med respektive projekt för att visa hur projekten är finansierade. Kontrakten kan kopplas till ett eller flera projekt och på så sätt synliggöra vilken forskning som bedrivs i relation till en viss finansiär. Kontrakten registreras i LUCRIS och diarieförs genom en central funktion på universitetet. Endast finansiärens namn samt start- och slutdatum visas ut i forskningsportalen.

Projekt avser hur forskaren valt att organisera en tidsbegränsad forskningsinsats. Forskare kan knyta (sina egna) kontrakt till projekt som de deltar i.

LUCRIS och W3d3

Lunds universitet har beslutat att alla forskningskontrakt, från och med 2016-01-21, ska diarieföras i W3D3 av en central kontraktsfunktion. Informationen från dessa kontrakt kommer även registreras i LUCRIS, genom funktionen för kontraktsregistrering på forskningsservice. 

Läs mer om hanteringen av kontrakt på LU:s ekonomiwebb (PDF, 124 kB, nytt fönster)

Hur syns kontrakten?

Kontrakten syns inte och är inte sökbara i sin helhet i forskningsportalen. Inne i LUCRIS är övergripande information såsom titel, deltagare, finansiär, summa och tidsperiod sökbar för dem som kan logga in med sitt LUCAT. Inlagda kontrakt har alltså synlighet ”Restricted to LUCRIS users” tills de har knutits till ett projekt, då ändras synligheten (med viss fördröjning) till "Publik". Även med en "Publik" status är enbart en mycket begränsad information om finansiärens namn samt start- och slutdatum synlig i den publika forskningsportalen i relation till projektet det knutits till. 

Om någon kontraktsinformation är fel?

Information om kontrakten i LUCRIS är enbart editerbara av kontraktsregistreringsfunktionen vid forskningsservice. Om du hittar några felaktigheter: servicedesk [at] lu [dot] se (kontakta LUCRIS-supporten).

Skapa projekt i LUCRIS

Ett projekt baserat på informationen i kontraktet kan skapas när kontraktet registreras i LUCRIS, du som skickar in kontraktet kan bocka i rutan "Ska projekt skapas i LUCRIS?". Sedan kan forskaren synliggöra projektet samt fylla på med information som kommer att synas i forskningsportalen. 

Vad ska du som forskare göra? 

Du som forskare ska inte registrera dina egna kontrakt, detta sköts centralt med hjälp av underlag från den på institutionen eller likande som är ansvarig för diarieföringen lokalt. Du som forskare kan be den som hanterar kontraktet på din enhet att beställa ett projekt i samband med att det skickas in för diarieföring och registrering i LUCRIS. När projketet är inlagt i LUCRIS måste du fylla på information om själva projektet som t ex projektbeskrivning, projektmedlemmar, publikationer eller aktiviteter. Sedan väljer du att projketet ska vara publikt synligt. Annars syns det inte i portalen. 

Vad ska du som ekonom eller diareförande administratör göra? 

Det första steget för dig som lokalt ansvarar för diarieföringen av kontrakten är att skicka in kontraktet via webbformuläret på:

Vad ska skickas in?

Tänk på att denna hantering endast gäller forskningskontrakt, d.v.s. beslut och avtal gällande externa forskningsmedel, både för bidrags- och uppdragsforskning. Detta inkluderar inte generella avtal som saknar koppling till forskning och dess finansiering eller som gäller ren infrastruktur, även om infrastrukturen kommer användas till forskning. Skriv till kontrakt [at] fsi [dot] lu [dot] se och fråga om du är osäker eller konsultera dokumenthanteringsplanen. Det gäller inte heller ansökningarna i sig eller rekvisitioner (även om båda ska diarieföras). Dessa diarieförs lokalt.

Förtydligande: Du får gärna inkludera ansökan eller rekvisitionsblanketten, särskilt om de utgör en del av beskedet eller innehåller relevant information, men vi behöver beslutsdelen för att lägga upp ärendet.

Konferens- och resebidrag kan utgöra gränsfall. Om resan/sammankomsten sker som en del av ett forskningsprojekt eller för att presentera resultat av detsamma, då räknas det självklart som ett forskningskontrakt. I annat fall hör det sannolikt hemma i ärendetyp ”2.1.11 Söka externa medel (ej forskning)”.

Automatiskt meddelande om att det är klart

Så snart ärendet är diariefört skickar W3D3 ett automatiskt e-postmeddelande till den som angivits som lokal handläggare, vari diarienumret framgår. Angiven forskare får ett motsvarande besked från LUCRIS, om att finansieringen registrerats där.

Några saker att tänka på när du fyller i formuläret

  1. Ange korrekt projekttitel. Denna återfinnes som regel på ansökan, om den inte finns med på beslutet. Fråga annars forskaren. (Detta är viktigt dels då det ökar sökbarheten i diariet och dels då titlar blir synliga utåt i forskningsportalen när forskarna publicerar anknutna projekt).
  2. Angiven handläggare måste ha behörighet i W3D3.
  3. Hemvisten som efterfrågas är den enhet, vanligtvis institution, som motsvarar alternativen i ”Institution/motsv.”-fältet i W3D3. Hemvist är således aldrig kostnadsställe eller namnet på en underavdelning.
  4. Ansvarig forskare är den som sökt och fått bidraget. Inte nödvändigtvis projektledaren.
  5. Kontrollera att kontraktet är komplett och underskrivet av alla parter, samt signerat i enlighet med delegationsordningen.
  6. Ankomstdatum ska vara när handlingen inkom till LU (alternativt tillgängliggjordes i externt system – t ex Prisma). Om det inte kan avgöras i efterhand, ange vad som är troligt och skriv i meddelandefältet att det är ett uppskattat datum.
  7. Handlingsstatus är formatet i vilket originalhandlingen bevaras vid LU. Det är viktigt att detta blir rätt, då ärendets handläggare ansvarar för att handlingarna bevaras och arkiveras korrekt. Om en digital handling anges som pappersoriginal kan det, vid arkivering, innebära en lång letan efter ett dokument som aldrig existerat. Vice versa kan ett pappersoriginal som angetts som digitalt råka slängas.
  8. Skicka inte ”klumpfiler”, med all dokumentation i en och samma fil. (Att beslut och villkor ligger tillsammans är förstås OK, men ansökan, beslut och rekvisition ska diarieföras som separata handlingar. 

 

Sidansvarig:

Kontakt

Jörgen Persson
registrator
jorgen [dot] persson [at] fs [dot] lu [dot] se

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen