Service och lokaler – tillfälliga förändringar 

Här hittar du information om tillfälliga förändringar gällande service i våra lokaler, med anledning av coronautbrottet.


Praktiska råd och tips för anpassning av publika lokaler

Vårens- och höstens erfarenheter visar att situationen kring covid-19 kan komma att bli en utmaning även under vårterminen 2021. Rekommendationen är därför att man, inom respektive verksamhet, skapar en egen arbetsgrupp för uppbyggnad av åtgärder samt daglig tillsyn av dessa, så att Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd efterlevs. Universitetets byggnader har olika förutsättningar och därför är det svårt att ta fram generella rekommendationer. Men nedan presenteras universitetsgemensamma råd och tips på vad man kan tänka på för olika miljöer.

Foajéer/entréhallar och andra ”allmänna ytor”:

Tydlig skyltning på svenska och engelska för att påminna om att hålla avstånd och med Folkhälsomyndighetens allmänna råd om att stanna hemma om du är sjuk, ha god handhygien osv. Använd gärna anslag, beachflaggor, roll-up men också digitala informationsskärmar om det finns tillgång till det.

Reception/motsvarande:

  • Skapa möjlighet att hålla avstånd mellan besökare och personalgenom att till exempelplacera ett skrivbord framför eller bakom receptionsdisk alternativt komplettera med plexiglas som skydd.
  • Placera handsprit så att det finns tillgängligt för personal, studenter och besökare.
  • Låt inte pennor ligga framme för användning av flera personer utan att det finns möjlighet till desinficering alternativt användning av handsprit eller engångshandskar.
  • Använd golvdekaler/motsvarande för att markera avstånd för köbildning att besökare håller ett avstånd till varandra minst 1,5 meter emellan och minst 5 markeringar för att visa riktningen på kön.
  • Anslå gärna maxantal i kö om utrymmet är trångt.

Lärosalar/konferensrum/samlingsrum motsvarande:

Lärosalar med lös möblering:

  • Vid behov ta bort främsta raden för att skapa distans mellan podie och åhörare.
  • Skapa distans genom att ta bort stolar, och eventuellt bord, så att det blir ett mellanrum på minst 1 meter i sidled.
  • I de fall det inte finns möjlighet att ta bort stolar och bord. Markera/spärra av samt skylta de platser som inte är avsedda att användas.
  • Säkerställ även ett avstånd mellan stolsraderna alternativt ”saxa” sittplatserna för att uppnå ett avstånd på minst 1 meter mellan sittplatserna.

Gradängsalar/salar med fast möblering:

  • Vid behov spärra av främsta raden för att skapa distans mellan podie och åhörare samt gärna 2 av 3 platser i sidled.
  • Använd varannan stolsrad alternativt ”saxa” sittplatserna för att uppå ett avstånd på minst 1 meter.

Mötesrum/pausrum motsvarande:

  • Skapa distans genom att ta bort stolar, och eventuellt bord, så att det blir ett mellanrum på minst 1 meter i sidled samt ”saxa” sittplatserna om borden har ett djup mindre än 1 meter.
  • I pausrum/motsvarande, skapa möjlighet till god handhygien genom att placera ut tvål alternativt handsprit.

I de fall det finns öppningsbara fönster, i föreläsningssalar/motsvarande, rekommenderar vi att vädring sker. En effektiv vädring sker genom att öppna flertalet fönster under en kort stund (ca 5 minuter). Vi föreslår att vädring sker innan föreläsningen påbörjas samt under pausen. Glöm inte att stänga samtliga fönster efter vädring för att minska risken att obehöriga tar sig in i lokalerna.

Logistik in- och utpassering, utbildningslokaler.

nk på antalet personer i foajé vid start och slut av föreläsningarna:

  • OM möjligt, lägg en förskjutning på start-och sluttid på föreläsningar i lokaler intill varandra, gärna 15 minuter.
  • Se över om det finns möjlighet att ha separat utgång t ex via en nödutgång som leder till en annan korridor med mindre folksamling alternativt utomhus.
  • Vid flera lärosalar intill varandra, till exempel i samma korridor, begränsa antalet lokaler som används samtidigt.
  • Be föreläsare att uppmana studenter/åhörare att inte dröja sig kvar i foajéer och korridorer för att undvika att skapa folksamlingar.

Studiemiljöer i ”allmänna utrymmen”

  • Begränsa antalet studieplatser vid samma bord. Skapa distans genom att ta bort stolar och eventuellt bord.
  • Datorplatser i ex bibliotek eller datorsal -ta bort stol samt utrustning till exempeltangentbord och mus samt markera att platsen inte ska användas.

Övriga platser med risk för köbildning, ex varu-/kaffeautomater:

  • Använd golvdekaler/motsvarande för att markera avstånd vid köbildning så att besökare håller ett avstånd på minst 1,5 meter och minst 5 markeringar för att visa riktningen på kön.
  • Anslå gärna maxantal i kö om utrymmet är trångt.

Se även Folkhälsomyndighetens allmänna råd till lärosäten.

Media-Tryck har tagit fram en produktkatalog med coronaskyltningsmaterial som kan beställas i deras webbshop. Den innehåller affischer, beachflaggor, golvdekaler, plexiglasskydd med mera.

Mejla eventuella frågor till: //corona [at] lu [dot] se">corona [at] lu [dot] se.
Ladda ner denna information som utskriftsvänlig pdf.


Handsprit och dess hantering

Låt flaskorna stå kvar i sin ytterförpackning, placera denna stadigt i hylla eller på bänk. Undvik att placera kartongen eller flaskorna invid lättantändligt material, till exempel papper, eller direkt under oskyddat lysrör.

Den största risken vid användning av handsprit är antändning på grund av statisk elektricitet.

Brandfarliga vätskor bör alltid förvaras oåtkomligt för barn, både på grund av brandrisken och på grund av risk för förgiftning. Det här kan vara en regel som kan vara svår att följa i dessa tider när man försöker undvika smittspridning.

Lagring av små mängder, upp till ungefär 10 liter

Låt flaskorna stå kvar i sin ytterförpackning, placera denna stadigt i hylla eller på bänk. Undvik att placera kartongen eller flaskorna invid lättantändligt material, till exempel papper, eller direkt under oskyddat lysrör.

Lagring av större mängder, mellan 10 och 50 liter

Bör förvaras i ventilerat skåp av trä eller metall. Med ventilerat avses att skåpet ska ha ventilationsöppningar nertill och upptill.

För mängder över 50 liter

Bör ett brandavskilt (EI30) utrymme eller skåp användas för förvaring.

Förvaring av 100 liter eller mer kräver tillstånd.

Läs mer på Myndigheten för samhällskydd och beredskap:s webbplats


Lokalvård

Lokalservice behöver prioritera våra resurser då vi har extremt hög sjukfrånvaro. Detta kan innebära att du inte får all den service som ingår i avtalet. Vi har in i det sista försökt undvika detta men dessvärre kräver bristen på personal att vi agerar och prioriterar.

I grova drag kommer vi att prioritera enligt följande:

  1. Känsliga laboratorier och renrum
  2. Foajéer, entréhallar och publika toaletter
  3. Övriga toaletter
  4. Pentry/kök
  5. Korridorer
  6. Kontor

För att kunna fördela arbetet bland våra tjänstgörande lokalvårdare är det viktigt för oss att veta om det finns ytor som står tomma eller som av andra anledningar inte behöver städas så ofta. Vi är självklart öppna för diskussioner om det finns andra önskemål på prioriteringsordning.

Fortsätt att höra av dig till lokalservice [at] service [dot] lu [dot] se


Lathund för posthantering

  • Inkommen post ska öppnas och hanteras dagligen. Ha en rutin för vem som tar hand om posten och vem som täcker upp vid frånvaro.
  • När posten kommit in ska den märkas med ankomstdatum, antingen med datumstämpling eller för hand på kuvertet.
  • All post behöver öppnas för att hanteras. Om post är personadresserad krävs en fullmakt från mottagaren. Personadresserad innebär att mottagarens namn står överst på kuvertet. Om myndighetens namn står överst på kuvertet får det öppnas, även om ett personnamn anges.
  • Inhämta i första hand en underskriven fullmakt för postöppning från alla anställda. Om en anställd inte har lämnat en sådan fullmakt och är borta från arbetsplatsen kan hen ge en tillfällig fullmakt via e-post. Använd då följande formulering:
    ”Jag ger härmed tillåtelse att post som är personadresserad till mig öppnas av [avdelning/institution/motsvarande]. Denna fullmakt gäller till jag är tillbaka på min arbetsplats. [Datum]  [Namn]"
  • Förvara fullmakterna tillgängligt för de som behöver komma åt dem. De eventuella fullmakter som getts via e-post bör skrivas ut och förvaras på samma ställe.
  • När posten har öppnats ska den hanteras. Tänk på att det kan finnas handlingar som ska diarieföras. Mer information om hur handlingar ska hanteras finns i dokumenthanteringsplanen.
    Läs mer om dokumenthantering
  • Mer information om hur ärenden ska hanteras finns i Handläggarhandboken.
    Läs mer om ärendehantering
  • Om fysisk post behöver förmedlas till någon som inte är på plats kan den skannas in och skickas via e-post. Tänk på att känsliga personuppgifter och sekretessreglerade uppgifter inte får skickas via okrypterad epost.
    Läs mer om dataskydd och personuppgifter
  • Observera att universitetskuvert inte kan skickas via vanliga brevlådor utan dessa måste gå via universitetsposten. Om ett universitetskuvert ska lämnas i en vanlig gul brevlåda ansvarar avsändaren för att porto betalas. LU Service står inte för portokostnader för brev som inte skickas via Universitetsposten. 
    Läs mer på universitetspostens sidor

    Läs mer om porto på Postnords webbplats

För övriga frågor kring posthantering kontakta registratorsjouren via e-post registrator [at] lu [dot] se eller via telefon +46 46 222 71 40.

Kontakt

Har du frågor med anledning av corona-krisen så ska du som medarbetare i första hand vända dig till din närmaste chef.

Vid behov finns även möjlighet att skicka frågor till: corona [at] lu [dot] se