Perspektivarbetet
Perspektivarbetet är ett långsiktigt utvecklingsarbete inom Gemensamma förvaltningen.
Arbetet ska bidra till att utveckla stödet till Lunds universitets kärnverksamhet med tydligare fokus på behov hos användare, det vill säga studenter, lärare, forskare, ledning och andra medarbetare vid universitetet. Perspektivarbetet startade efter en översyn av Gemensamma förvaltningens organisation och arbetsformer år 2023. Syftet med översynen var att bidra till en stödverksamhet som bättre klarar att hantera komplexa frågor, snabbt möta förändringar och samverka internt för att ge bättre stöd till kärnverksamheten
För att möta behoven som kommit fram i översynen konstaterades att det behövs en ökad förståelse mellan stöd- och kärnverksamhet och större insikt om varandras verklighet och perspektiv – därav namnet Perspektivarbetet.
Därför behövs Perspektivarbetet
Syftet med Perspektivarbetet är att stärka Gemensamma förvaltningen som en relevant stödverksamhet med användarna i fokus. Det handlar bland annat om att:
- öka förståelsen för Lunds universitet och kärnverksamhetens behov
- skapa bättre förutsättningar att möta morgondagens utmaningar
- utveckla samarbetet: inom förvaltningen, mellan olika nivåer och mellan kärn- och stödverksamhet.
Genom ett tydligare användarfokus vill vi bidra till minskad administration och mer ändamålsenliga arbetssätt.
Så drivs Perspektivarbetet framåt
Perspektivarbetet leds av förvaltningschefen och drivs i nära dialog med chefer inom Gemensamma förvaltningen.
Perspektivarbetet påverkar hur vi utvecklar vårt stöd, hur vi samarbetar och hur vi möter verksamhetens behov i en föränderlig omvärld. Idéer, metoder och arbetssätt testas och utvecklas efter hand. Det kan till exempel innebära:
- ökad dialog med kärnverksamheten och inom stödverksamheterna
- förändrade rutiner och processer
- utbildningar och gemensamma utvecklingsaktiviteter
Målet är att alla medarbetare inom Gemensamma förvaltningen, på olika sätt, ska vara delaktiga och bidra till utvecklingen.
För att få till den önskade förändringen behöver även andra delar av universitetet involveras. Detta sker bland annat genom att fakulteternas kanslichefer involveras i delar av arbetet och genom att arbeta närmare våra användare i olika utvecklingsarbeten. En nyckel för att nå en ökad förståelse och ett utvecklat samarbete är respektfullt bemötande och dialog mellan medarbetare vid alla delar av universitetet.
Avdelning Utveckling inom Universitetsledningens staber samordnar och driver det praktiska arbetet framåt.
Det här har vi gjort
Hösten 2024 gick ett 40-tal chefer inom Gemensamma förvaltningen en kort utbildning i tjänstedesign. Därefter har 60 medarbetare från alla delar av Gemensamma förvaltningen gått en längre utbildning. Ytterligare en utbildning ges hösten 2026. Förvaltningschefen avgör vilka som deltar.
Syfte:
- stärka vår förmåga att vara en relevant stödverksamhet i en föränderlig omvärld
- ge verktyg för att förstå kärnverksamhetens behov och utveckla vårt stöd med tydligt användarfokus
- bygga gemensam kompetens inom tjänstedesign
Från hösten 2025 finns en introduktion med namnet LU-kunskap. Den ska alla nya medarbetare inom Gemensamma förvaltningen delta i.
Syfte:
- skapa förståelse för LU som organisation
- ge samsyn kring GF:s mål, uppdrag och hur vi vill arbeta
- erbjuda forum för frågor, dialog och nätverksskapande
- ge möjlighet att träffa kollegor från andra sektioner
Läs mer om introduktion för nya medarbetare vid Gemensamma förvaltningen
I Gemensamma förvaltningens verksamhetsplan finns sedan 2025 ett gemensamt utvecklingsområde:
Se över, förenkla och effektivisera rapportering, processer och rutiner utifrån användarnas och verksamhetens behov och önskemål om minskat administrativt tryck.
Samtliga sektioner/enheter har arbetat med det gemensamma utvecklingsområdet och rapporterat om detta i sina årsrapporter.
Syftet är att förenkla och effektivisera för att minska administrationen.
Förvaltningschefen och sektionscheferna har tillsammans med fakulteternas kanslichefer enats om en ny formulering av Gemensamma förvaltningens uppdrag. Från och med 2026 är uppdraget:
Ge stöd till ledning, studenter, lärare, forskare och övriga medarbetare. Stödet ska vara användarorienterat, effektivt och bidra till att Lunds universitet är ett universitet i världsklass. Arbetet ska präglas av tre ledord: förenkla, förvalta och förbättra.
Syftet var att formulera ett uppdrag som tydligare beskriver Gemensamma förvaltningens syfte och roll.
Sedan 2025 har arbetet med att samordna det interna stödet till Gemensamma förvaltningen utvecklats i ett gemensamt kansli. Och under 2026 har arbetet med att ta fram webbsidor som i första hand vänder sig till medarbetare inom Gemensamma förvaltningen startat.
Syftet med både kansli och hemsidor är att underlätta kommunikation och information för chefer och medarbetare inom Gemensamma förvaltningen. Bättre samordning och möjlighet att kommunicera övergripande är ett en del i att stödja utvecklingen av ett mer sammanhållet och användarorienterat stöd till verksamheten.
Här kan du se vilka som tillhör Gemensamma förvaltningens kansli
Kontakt
Vill du veta mer om Perspektivarbetet? Kontakta oss gärna.
Cecilia Billgren
Stabsråd
cecilia [dot] billgren [at] rektor [dot] lu [dot] se
Åsa Björnram Daniel
Projektledare
asa [dot] bjornram_daniel [at] rektor [dot] lu [dot] se