Personuppgiftsbehandling i samband med examination och utbildning på distans med anledning av Corona

Personuppgiftsbehandling i samband med utbildning och examination på distans med anledning av Coronapandemin

Med anledning av övergång till undervisning och examination på distans på grund av Coronapandemin lämnar dataskyddsombudet följande rekommendationer avseende behandling av personuppgifter.

Vägledning avseende behandling av personuppgifter vid undervisning och examination på distans

Både realtidsströmning och inspelning av studenter är personuppgiftsbehandlingar enligt dataskyddsförordningen (DSF). Realtidsströmning och inspelning som görs i övervakningssyfte utgör ett allvarligt integritetsintrång. Detta eftersom det är fråga om en övervakning av en student i en utsatt situation och övervakningen i regel sker i hemmet som är en privat sfär. Inspelning får anses vara ett mer kvalificerat intrång än realtidsövervakning. En inspelning av en student är också i regel en allmän handling som kan lämnas ut på begäran från någon ur allmänheten. Det är därför av synnerlig vikt att universitetet genomför undervisning och examination med digitala hjälpmedel med respekt för den enskilde studentens integritet och på ett transparent sätt.  

Det ska också noteras att universitetet inte kan förlita sig på samtycke i situationer kopplade till undervisning och examination av en student.

Med realtidsströmning avses ljud eller rörlig bild som sänds i realtid och som inte spelas in eller sparas.

Med inspelning avses filmning, där ljud och rörlig bild sparas.

Förutsättningar

Det är tillåtet att behandla studenternas personuppgifter i digitala hjälpmedel när det är nödvändigt för att genomföra utbildning och examination. Om en personuppgiftsbehandling är nödvändig får avgöras i det enskilda fallet. Här bör även beaktas rektors vid var tid gällande beslut om möjligheter att tillåta ändring av beslutade kurs- och utbildningsplaner vad gäller formerna för bedömning av studenternas prestationer och för undervisning till genomförande digitalt. Gällande beslut återfinns här (länk) Universitetsövergripande beslut med anledning av coronaviruset/covid-19 | Medarbetarwebben

Vid bedömningen av om en personuppgiftsbehandling är nödvändig ska bland annat hänsyn tas till om formerna för en examination kan anpassas till de ändrade förutsättningarna. Kan en salstentamen exempelvis göras om till en hemtentamen?

För att personuppgiftsbehandling i form av realtidsströmning eller inspelning i övervakningssyfte ska anses nödvändig krävs också att det faktiskt är ett effektivt verktyg för att uppnå ändamålet med behandlingen. Om realtidsströmning i övervakningssyfte exempelvis inte bedöms minska risken för fusk i någon större utsträckning ska digitala hjälpmedel inte användas för detta ändamål.

Bedömningen ska ske utifrån följande utgångspunkter:

  • Om det är nödvändigt får universitet i samband med undervisning realtidsströmma studenter och lärare om syftet är att bedriva undervisning.
  • Om det är nödvändigt får universitet spela in undervisning där studenter kan förekomma om inspelningen utgör en del i undervisnings­underlaget.
  • Om det är nödvändigt för att säkerställa en rättssäker examination får universitet realtidsströmma en examination eller ett obligatoriskt moment.
  • Om det är nödvändigt för att säkerställa en rättssäker examination får universitetet spela in examinationen eller det obligatoriska momentet om syftet är att inspelningen ska utgöra grund för examinationen.
  • Det är dataskyddsombudets uppfattning att det är svårt att motivera att inspelning av examination eller obligatoriskt moment får ske i andra fall, t.ex. i övervakningssyfte.

Viktigt att tänka på är att inspelningar i regel är en allmän handling.

Du kan läsa mer om detta under ”Inspelning är en allmän handling”.