Proceedo – inköps- och fakturahanteringssystem
Proceedo är universitetets verktyg för inköp- och fakturahantering. Tidigare kallades systemet för Lupin. Systemet fungerar som en webbshop där du kan hitta produkter och tjänster från universitetets avtalade leverantörer. I systemet hanteras alla universitetets fakturor för gjorda beställningar. På denna sida får du information och instruktioner för hur du går tillväga i systemet.
Logga in i Proceedo
Du loggar in med ditt Lucat-id.
Behörigheter och roller
Varje institution/enhet bestämmer själva vilka som ska vara användare och vilken typ av behörighet som ska ansökas om. Ansökan om behörighet skapas i Lucat och godkänns av chef. Det finns två olika behörigheter:
- Basanvändare
En behörighet för att kunna beställa och hantera fakturor. - Supportanvändare
En behörighet för de som behöver beställa och hantera fakturor men också utgör ett verksamhetsnära stöd i inköps- och fakturahanteringsprocessen.
Alla användare kan skapa beställningar, bekräfta leveranser och granska fakturor. Attestplanen för respektive institution eller motsvarande styr vem som kan godkänna beställningar och attestera fakturor i Proceedo.
Oavsett roll i systemet ansvarar var och en för att hantera sina beställningar, leveranser och fakturor i tid. Om du är frånvarande från arbetet behöver du delegera dina rättigheter till en kollega i tjänst. Om det gäller godkännande eller attest ska det göras enligt gällande attestplan.
Guider till Proceedo
Dokumenten nedan öppnas i ny flik.
- Beställa - steg för steg hur du gör en beställning (PDF 721 kB)
- Granska faktura - hur du granskar och konterar fakturor (PDF 540 kB)
- Inleverans - hur du bekräftar att du fått din leverans (PDF 192 kB)
- Godkänna och attestera - hur du som är attestant godkänner beställningar och attesterar fakturor (130 kB)
- Ordermatch (under arbete)
- Delegera rättigheter - att göra när du ska vara ledig (PDF 184 kB)
- Favoriter och förvalt värde - inställningar i Proceedo som underlättar (PDF 180 kB)
Fakturahantering
Fördjupad information om leverantörsfakturor
Support
Anmäl ditt ärende via sektionen Ekonomis supportformulär.
Vanliga frågor och svar
Personliga inställningar
Kontaktuppgifterna kommer från Lucat.
Klicka på ditt namn i högra hörnet. Här kan du ändra om du vill ha avisering per faktura eller en gång per dag. Standardinställningen är per faktura och sektionen Ekonomi rekommenderar att du behåller aviseringen på.
Klicka på ditt namn uppe i högra hörnet. Här kan du välja engelska eller svenska.
Inköp
I avtalskatalogen hittar du information om vilka avtal Lunds universitet har och vilka leverantörer du får handla ifrån.
Om din order har status "Avvaktar orderbekräftelse" behöver du göra en manuell orderbekräftelse innan ordern kan inlevereras.
Gå in på ordern via "Alla beställningar/Leveranser och order", ange beställnings- eller ordernummer och klicka på knappen "Manuell orderbekräftelse". Status på ordern ändras till "Ej inlevererad" och du kan få bekräfta inleveransen för din order.
Lägg gärna ett ärende till sektionen Ekonomi via vårt supportformulär när du inte hittar den artikel du söker efter. Då kan sökfunktionen och kategorier i systemet kompletteras.
Alla besöksadresser finns inte i leveransadress-listan. Sök på ditt avdelningsnamn eller institution. Om er adress saknas: Lägg ett ärende via sektionen Ekonomis supportformulär för upplägg eller ändring.
Faktura
När en faktura är Klar-markerad överförs den till ekonomisystemet. Kostnaden blir bokförd på fakturadatum under förutsättning att den aktuella perioden är öppen.
Förfallodatum styr när en faktura skickas med betalfilen till banken. Det är viktigt att fakturan är Klar-markerad i Lupin/Proceedo innan förfallodatum för att vara mottagaren tillhanda på förfallodagen.
Du behöver vara Supportanvändare för att få behörighet att se alla fakturor och ordrar i systemet.
Öppna fakturan och skriv din text i kommentarrutan.
Glöm inte att trycka Enter för att registrera din kommentar. För att kommentaren ska sparas på fakturan måste du välja ”Spara ändringar” eller ”Godkänn faktura” uppe till höger innan du går vidare.
För att makulera en faktura är det viktigt att du är överens med leverantören. Annars riskerar universitetet att få påminnelser.
När ni är överens om att fakturan kan makuleras väljer du "Fler funktioner" och "Inte min faktura". Ange att fakturan ska makuleras samt anledningen och välj "Ja, skicka tillbaka". Då skickas fakturan till sektionen Ekonomi.
En faktura eskalerar upp en nivå enligt aktuell attestplan när den har avvaktat attest hos en attestant i 10 arbetsdagar. Motsvarande eskalering för beställning sker efter 5 arbetsdagar.
Denna inställning ska säkerställa att beställningar och fakturor inte blir fördröjda. Observera att ingen eskalering sker på fakturor i status Granskning ej utförd.
Sekretessmärkning används när en faktura, inklusive eventuella bilagor, innehåller känslig information eller personuppgifter som behöver döljas.
Tänk på att aldrig använda känslig information i beskrivningstexten på en faktura då denna information inte döljs i ekonomisystemet.
För att sekretessmarkera en faktura kontakta Sektionen Ekonomi via vårt supportformulär.
Kontakt
Sektionen Ekonomi