Kom igång med Microsoft 365

E-post är en del av appen Outlook, som är en del av Microsoft 365.

Du når Outlook genom Outlook-skrivbordsappen, M365-portalen eller outlook.cloud.microsoft.

Här hittar du mer information om e-post på Lunds universitet.

Personuppgifter i e-post

Hur du hanterar personuppgifter när du mejlar.

Det finns en kalender i Outlook. 

Du når Outlook genom Outlook-skrivbordsappen, M365-portalen eller outlook.cloud.microsoft.

Guider

• Logga in på Outlook online – Supportcenter
• Boka mötesrum – Supportcenter
• Boka mötesrum med Room Finder – Supportcenter
• Dela en kalender – Supportcenter
• Lägg till arbetstid och plats – Supportcenter
• Öppna delad kalender – Supportcenter
• Introduktion till Outlook-kalendern – Microsoft.com
• Följ ett möte i Outlook – Microsoft.com

Obs. Många mötesrum på universitetet bokas genom TimeEdit och inte genom Outlook.
Boka mötesrum med TimeEdit

OBS! Hanterar du forskningsdata? Då ska du läsa mer på sidan Hantering av forskningsdata.

OneDrive, Teams, Sharepoint

OneDrive är din personliga lagringsplats i Microsoft 365. I Teams kan du lagra filer för din arbetsgrupp eller pågående projekt (inte forskningsdata!). I Sharepoint lagrar du dokument som behöver nås av till exempel hela institutionen eller sektionen.

Filerna sparas säkert i molnet. Du kan komma åt, dela och arbeta med dina filer från dator, mobil och surfplatta, oberoende av arbetsplats.

Kom ihåg att granska, gallra och eventuellt diarieföra filer när ni är klara med ett projekt i Teams. Team som inte används på 180 dagar raderas automatiskt. Ägaren får påminnelser flera gånger innan teamet tas bort, men sedan är team och dokument helt borta.

Översikt

Kurs

Vill du komma igång med OneDrive, Teams och Sharepoint, gå kursen Jobba smartare med Microsoft 365, del 1 i Kompetensportalen.

Guider

Hjälp och utbildning för OneDrive – Microsoft.com

Vid Lunds universitet är Copilot inköpt som generativt AI-verktyg. Copilot är en del av Microsoft 365, så du kan använda smarta AI-funktioner i alla applikationer.

Copilot på Lunds universitet

Outlook används för e-post och som digital kalender. Men appen fungerar även för:

• att‑göra‑listor
• kontakter
• agenda och mötesanteckningar
• filhantering.

Du når Outlook genom Outlook-skrivbordsappen, M365-portalen eller

• outlook.cloud.microsoft

Att-göra-listor (To Do)

I Outlook kan du skapa att‑göra‑listor med Att göra (To Do). Där samlar du uppgifter på ett ställe och kan organisera dem i olika listor, till exempel ”Idag”, ”Den här veckan” eller egna listor. Du kan lägga till uppgifter direkt i Outlook, sätta förfallodatum och påminnelser, och markera när något är klart. Uppgifterna syns både i Outlook och i appen Microsoft To Do.

Kontakter

I Outlook kan du hantera kontakter under Personer. Där kan du lägga till och redigera kontaktuppgifter, spara personer från e‑post och skapa kontaktlistor för till exempel grupputskick.

Agenda och mötesanteckningar

I Outlook hanterar du agenda direkt i kalenderhändelsen. För Teams‑möten finns gemensamma mötesanteckningar kopplade till mötet, med agenda, anteckningar och uppföljningar som deltagarna kan se och redigera.

Anteckningarna sparas automatiskt och finns kvar efter mötet. Du hittar dem genom att öppna mötet i Kalendern eller möteschatten och välja Anteckningar.

Betalversionen av Copilot tillför extra funktioner, till exempel automatiska mötessammanfattningar, men är inte ett krav för att använda vanliga mötesanteckningar.

Filhantering

I Outlook kan du hantera filer direkt i e‑post och kalender. Du kan antingen

• skicka en bilaga, som är en kopia av filen, eller 
• dela en länk till en fil som ligger i OneDrive eller SharePoint. 

Med länkar arbetar alla i samma fil och ser alltid den senaste versionen, vilket underlättar samarbete och minskar antalet bilagor.

Guider

• Hjälp och utbildning för Outlook – Microsoft.com

Teams-appen är bra att använda till exempelvis

• chatta och samarbeta i realtid 
• hålla digitala möten  
• arbeta tillsammans i filer  
• samla team och projekt  
• följa upp arbete.

Du når Teams genom Teams-skrivbordsappen, M365-portalen eller 

• teams.microsoft.com

Guider

Hjälp och utbildning för Teams – Microsoft.com

Så ställer du in transkriberingen

1. Öppna mötet i Teams-kalendern eller Outlook. 
2. Gå till Mötesalternativ. 
3. Välj Inspelning och transkription.
4. Under rubriken Spela in och transkribera automatiskt kan du välja mellan
   1. Spela in och transkription. Mötet spelas in och transkriberas.
   2. Endast transkription. Mötet spelas inte in men transkriberas.
   3. Av. Mötet varken spelas in eller transkriberas.

Många känner igen Word, Powerpoint och Excel. De är också delar av Microsoft 365. Det betyder att du kan använda dem både som vanliga program på datorn och direkt i webbläsaren. I Microsoft 365 sparas filer i molnet, så du kan komma åt dem var du än är. Det gör det också enklare att samarbeta med andra.

Word

Word är ett program där du skriver och redigerar texter, som brev, rapporter och andra dokument.

Du når Word genom skrivbordsappen, M365-portalen eller

• word.cloud.microsoft

Guider:

• Hjälp och utbildning i Word – Microsoft.com
• Spåra ändringar i Word – Microsoft.com
• Diktera dina dokument i Word – Microsoft.com

Powerpoint

Powerpoint är ett program där du skapar presentationer med bilder, text och grafik för att visa information på ett tydligt sätt.

Du når Powerpoint genom skrivbordsappen, M365-portalen eller

• powerpoint.cloud.microsoft

Guider:

• Hjälp och utbildning i Powerpoint – Microsoft.com
• Basuppgifter för att skapa en presentation i Powerpoint – Microsoft.com

Excel

Excel är ett program där du arbetar med siffror i tabeller för att räkna, följa upp och sortera information.

Du når Excel genom skrivbordsappen, M365-portalen eller

• excel.cloud.microsoft

Guider:

• Hjälp och utbildning i Excel – Microsoft.com
• Grundläggande uppgifter i Excel – Microsoft.com

OneDrive är din personliga lagringsyta i Microsoft 365 där du sparar filer i molnet så att du kommer åt dem från alla dina enheter.

Använd OneDrive för att spara, organisera och dela dina egna arbetsfiler, och arbeta i dem tillsammans med andra utan att skicka mejl fram och tillbaka.

Du når OneDrive enklast genom M365-portalen. Det går också att hantera OneDrive-filer i din utforskare/Finder.

• onedrive.cloud.microsoft

Använd OneDrive när du

• jobbar med egna filer
• vill dela ett dokument med några få personer
• behöver komma åt dina filer från olika enheter
• vill samarbeta i ett dokument i liten skala.

Använd inte OneDrive när du

• ska lagra gemensamma dokument för en grupp eller avdelning (använd SharePoint/Teams istället)
• behöver en gemensam, långsiktig lagringsplats
• arbetar i ett större projekt där många ska ha tillgång till samma filer.

Guider

• Hjälp och utbildning i OneDrive – Microsoft.com

Se även utbildningstips längst ner på sidan.

SharePoint är en gemensam arbetsyta i Microsoft 365 där team och organisationer lagrar, organiserar och delar dokument och information på ett ställe.

Använd SharePoint för att samla och dela gemensamma dokument, bygga sidor för information (exempelvis projektsidor) och arbeta tillsammans i filer som flera behöver ha tillgång till.

Använd SharePoint när du

• delar dokument i en grupp, avdelning eller projekt
• behöver en gemensam plats för information som flera ska använda
• vill lagra dokument långsiktigt (till exempel styrdokument, mallar)
• behöver struktur, ordning och kontroll (till exempel behörigheter och versioner)

Använd inte SharePoint när du

• jobbar med egna utkast eller privata filer (använd OneDrive istället)
• bara ska dela ett dokument med enstaka personer
• behöver snabb kommunikation och diskussion (använd Teams istället)

Guider

• Hjälp och utbildning om SharePoint – Microsoft.com

Se även utbildningstips längst ner på sidan.

To Do är en app i Microsoft 365 för att skapa och hantera uppgifter och att‑göra‑listor. Här gör du din egen planering.

Du når To Do genom M365-portalen eller 

• to-do.office.com

Använd To Do när du:

• vill hålla koll på dina egna uppgifter och att‑göra‑listor
• behöver påminnelser och deadlines
• vill planera vad du ska göra idag eller denna vecka

Använd inte To Do när du:

• arbetar i projekt med många personer (använd Planner eller Teams)
• behöver struktur för dokument eller information (använd SharePoint)
• vill ha dialog eller kommunikation (använd Teams)

Guider

• Hjälp och utbildning för To Do – Microsoft.com

Planner är ett verktyg i Microsoft 365 för att planera och följa upp arbete i team, där uppgifter organiseras i gemensamma planer. Det går att använda för ditt eget kom-ihåg också, men då räcker det ofta med To Do.

Du når Planner genom M365-portalen eller 

• planner.cloud.microsoft

Använd Planner när du:

• arbetar i projekt tillsammans med andra
• behöver fördela uppgifter och följa vem som gör vad
• vill få en överblick över status och framsteg

Använd inte Planner när du:

• bara ska hålla koll på dina egna uppgifter (använd To Do)
• har mycket komplex projektstyrning (använd Project)
• bara behöver samla information eller dokument (använd SharePoint)

Guider

• Hjälp och utbildning för Planner

Lists är ett verktyg i Microsoft 365 för att samla, strukturera och följa upp information i listor (som en enkel databas). Använd Lists för att hålla koll på information – till exempel ärenden, resurser, kontaktlistor eller aktiviteter – och dela den med andra.

Du når Lists genom M365-portalen.

Använd Lists när du:

• behöver strukturera och följa upp information (till exempel ärenden eller inventarier)
• vill samla data i listor med kolumner (som Excel, men delat och smartare)
• behöver överblick med olika vyer (lista, kalender och så vidare)

Använd inte Lists när du:

• bara har enkla egna uppgifter (använd To Do)
• arbetar med projektuppgifter i team (använd Planner)
• bara ska lagra dokument (använd SharePoint)

Guider

• Hjälp och utbildning om Microsoft Listor – Microsoft.com

OneNote är ett digitalt anteckningsblock där du kan samla anteckningar, bilder, länkar och checklistor på ett ställe. Använd OneNote för att samla och strukturera information – till exempel mötesanteckningar, projektmaterial, idéer och arbetslistor – och dela dem med andra.

Du når OneNote genom skrivbordsappen, M365-portalen eller

• onenote.cloud.microsoft

Använd OneNote när du

• gör anteckningar (till exempel möten eller projekt)
• vill samla idéer, länkar och material på ett ställe
• behöver strukturera och dela anteckningar med andra.

Guider

• Hjälp och utbildning för OneNote – Microsoft.com
• Lär känna OneNote – Microsoft.com

Forms är ett verktyg i Microsoft 365 där du kan skapa enkäter, frågeformulär och quiz för att samla in svar från andra.

Du når Forms genom M365-portalen eller 

• forms.cloud.microsoft

Använd Forms när du

• vill samla in feedback, åsikter eller svar från många
• behöver en enkel enkät, omröstning eller anmälan
• vill få resultat automatiskt sammanställda.

Guider

• Hjälp och utbildning för Microsoft Forms

Använd Whiteboard för att brainstorma, visualisera idéer och arbeta kreativt tillsammans – till exempel i möten eller workshops.

Du når Whiteboard genom M365-portalen eller 

• whiteboard.cloud.microsoft

Använd Whiteboard när du:

• vill samla idéer och brainstorma i grupp
• behöver visualisera tankar (exempelvis flöden, skisser eller mindmaps)
• har möten där flera ska bidra samtidigt

Använd inte Whiteboard när du:

• behöver struktur, uppföljning eller ansvar (använd Planner eller Lists)
• ska dokumentera färdigt material (använd Word eller SharePoint)
• arbetar med detaljerad planering eller beslut som kräver tydlig struktur

Guider

• Whiteboard hjälp och utbildning – Microsoft.com

Använd Loop för att skapa och jobba tillsammans med anteckningar, listor och planer som uppdateras direkt mellan Teams, Outlook och andra appar.

Du når Loop genom M365-portalen eller 

• loop.cloud.microsoft

Använd Loop när du:

• vill samarbeta i samma innehåll samtidigt (t.ex. mötesanteckningar eller idéer)
• behöver något som lever och uppdateras i flera appar samtidigt
• vill kombinera anteckningar, uppgifter och information på ett ställe

Använd inte Loop när du:

• behöver en färdig och stabil slutversion (använd Word)
• behöver tydlig uppgiftsstyrning med ansvar (använd Planner)
• vill lagra dokument eller filer långsiktigt (använd SharePoint)

Guider

• Hjälp och utbildning för Microsoft Loop – Microsoft.com

Detta är installerat från start:

• Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
• Teams
• OneDrive

Andra appar installerar du vid behov via Self Service.

Detta är installerat från start:

• Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)

Andra appar installerar du vid behov via Self Service.