Javascript är avstängt eller blockerat i din webbläsare. Detta kan leda till att vissa delar av vår webbplats inte fungerar som de ska. Sätt på javascript för optimal funktionalitet och utseende.

Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Dokumenthantering

GOD DOKUMENTHANTERING SOM NYCKELN TILL ATT HITTA INFORMATION

På dessa sidor hittar du allmän information om ansvar, lagar och regler gällande dokumenthantering. Här hittar du också information om rutiner för diarieföring och arkivering vid Lunds universitet.

Aktuellt

Under veckorna 26-32 (5 juli till 13 augusti) 2021 är Universitetsarkivets jourtelefon endast bemannad kl 09.00-11.30.

Lathundar för dokumenthantering

Som stöd i ditt arbete med dokumenthantering finns det lathundar och stöddokument som du kan ta hjälp av.

Handbok i dokumenthantering

Som ett komplement till informationen på dessa sidor på Medarbetarwebben finns även en handbok i dokumenhantering i pdf-format.

Handboken är uppdelad i 10 avsnitt som berör olika såväl praktiska som mer principiella frågor kring olika aspekter av dokumenthantering. Informationen är så kortfattat hållen som möjligt och presenteras till stor del i listform. I inledningen till varje avsnitt framgår vilka grupper av anställda det i första hand vänder sig till. Länk till handboken finns här (samt i högerspalten på samtliga undersidor till denna sida):

Handbok i dokumenthantering version 1.0 (PDF, 5180 kB, ny flik)

Att hantera handlingar

Med dokumenthantering avses det systematiska handhavandet av en organisations samlade handlingar (dokument). Vid en offentlig myndighet är hanteringen av allmänna handlingar extra viktig.

Dokumenthantering omfattar åtgärder under ett dokuments hela livscykel. På dessa sidor finner du därför såväl anvisningar rörande den registrering (diarieföring) som ofta ska ske när ett dokument inkommer eller upprättas, som den arkivering eller gallring av dem som ska ske därefter.

De generella principerna för dokumenthantering är detsamma för pappershandlingar och andra analoga material som för elektroniska handlingar. De senare ställer dock särskilda praktiska och tekniska krav.

Läs mer om bevarande av elektroniska handlingar

Handlingar som hanteras inom universitetet ska också klassificeras, detta görs efter handlingens innehåll, oavsett i vilken form de förekommer.

Läs mer om klassificering av handlingar

Att diarieföra handlingar

Diarieföring handlar om att hålla ordning på dina handlingar genom att registrera dem. Universitetets diarieföringssystem heter W3D3. Du kan läsa mer om vad som gäller kring diarieföring på dessa sidor:

För diarieföring av forskningskontrakt gäller särskilda centrala rutiner.

Information om och formulär för diarieföring av forskningskontakt

Att arkivera handlingar

Praktisk information om hur du ska arkivera dina handlingar och vad du behöver tänka på när det exempelvis gäller gallring och förvaring av handlingar:

Information om ansvar och anvisningar om hur du ska göra med forskningshandlingar:

Forskningshandlingar

Kontakt

Vid frågor, kontakta gärna registrator eller arkivarie.

Registraturen
registrator [at] lu [dot] se
+46 46 222 71 40
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.

Universitetsarkivet
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 16 70
Måndag-tisdag och torsdag-fredag klockan 09.00-11.30 samt 12.30-15.00. Onsdagar klockan 09.00-11.30. OBS! 5 juli till 13 augusti endast telefontid 09.00-11.30!

Postadress
Lunds universitet
Avdelningen Dokumenthantering
Box 117
221 00 Lund

Internpost HS 62

Besöksadress
Arkivcentrum Syd, Porfyrvägen 20
224 78 Lund

Handbok i dokumenthantering