Ansvar och regler vid dokumenthantering

Ansvar

Ditt ansvar som anställd

Du har ansvar att hålla god ordning på universitetets dokument så att vi kan upprätthålla offentlighetsprincipen och kunna bevara handlingar för eftervärlden.

Ditt ansvar som chef

Internt utövar varje chef för en verksamhet (förvaltningssektioner, fakultetskanslier, institutioner med mera) ansvaret för dokumenthantering inom sin verksamhet.

Registraturens ansvar

Registraturen ansvarar för förvaltning, administration och utveckling av universitetets gemensamma diarieföringssystem W3D3. I detta ingår besvarande av frågor och genomförande av utbildningar för universitetets personal i frågor som rör diarieföring och användande av diarieföringssystemet W3D3.

Universitetsarkivets ansvar

Universitetets centrala arkivfunktion vid avdelningen Dokumenthantering –  ”Universitetsarkivet” i dagligt tal – har ansvar för de arkiv som förvaras i magasin på Arkivcentrum Syd men har inget ansvar för övriga arkiv.

Universitetsarkivets personal bistår med råd och stöd för arkivverksamheten, men det ingår inte i personalens uppgifter att ordna arkiv hos de olika verksamheterna inom universitetet.

Rektors ansvar

Rektor är som myndighetschef ansvarig för arkivet som helhet.

Lagar och regler

De grundläggande regelverken för statliga myndigheters dokumenthantering är tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och arkivförordningen.

I Tryckfrihetsförordningen (1949:105) definieras handlingsbegreppet och vad som är allmän handling.

Läs mer om Tryckfrihetsförordningen (1949:105)

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innehåller bestämmelser som kompletterar tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt att ta del av allmänna handlingar. Lagen innehåller också bestämmelser om sekretess.

Läs mer om Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

Arkivlagen (1990:782) gäller för myndigheter och innehåller bestämmelser om hur myndigheters arkiv och information ska vara strukturerad.

Läs mer om Arkivlagen (1990:782)

Arkivförordningen (1991:446) talar bland annat om när handlingar är arkiverade. "Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats eller på annat sätt färdigställts."

Läs mer om Arkivförordningen (1991:446)

Ytterligare föreskrifter och lokala beslut

Föreskrifter

Riksarkivet som är tillsynsmyndighet för statliga myndigheters arkivverksamhet, ger ut föreskrifter vilka bland annat behandlar regler för gallring av allmänna handlingar, format för bevarande och arkivlokaler. Dessa föreskrifter kan antingen vara generella (RA-FS, Riksarkivets författningssamling) eller myndighetsspecifika (RA-MS, Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter).

Läs mer om Riksarkivets föreskrifter och regler

Lokala beslut

Lunds universitet tillämpar sedan 2014 en verksamhetsbaserad diarieföring och arkivredovisning som grundar sig på fem verksamhetsområden: styra verksamhet, stödja verksamhet, bedriva utbildning, bedriva forskning och samverka, informera och nyttiggöra externt.

Hur allmänna handlingar inom dessa verksamhetsområden ska klassificeras framgår av myndighetens "Klassificeringsstruktur för verksamhetsbaserad informationsredovisning".

Läs mer om klassificeringsstrukturen