Ansvar och regler vid dokumenthantering
På denna sida finner du kort beskrivning av ansvar samt information om vilka regler, föreskrifter och lokala beslut som gäller vid dokumenthantering vid Lunds universitet.
Ansvar
Ditt ansvar som anställd
Du har ansvar att hålla god ordning på universitetets dokument så att vi kan upprätthålla offentlighetsprincipen och kunna bevara handlingar för eftervärlden.
Ditt ansvar som chef
Internt utövar varje chef för en verksamhet (förvaltningssektioner, fakultetskanslier, institutioner med mera) ansvaret för dokumenthantering inom sin verksamhet.
Registraturens ansvar
Registraturen ansvarar för förvaltning, administration och utveckling av universitetets gemensamma diarieföringssystem W3D3. I detta ingår besvarande av frågor och genomförande av utbildningar för universitetets personal i frågor som rör diarieföring och användande av diarieföringssystemet W3D3.
Universitetsarkivets ansvar
Universitetets centrala arkivfunktion vid avdelningen Dokumenthantering – ”Universitetsarkivet” i dagligt tal – har ansvar för de arkiv som förvaras i magasin på Arkivcentrum Syd men har inget ansvar för övriga arkiv.
Universitetsarkivets personal bistår med råd och stöd för arkivverksamheten, men det ingår inte i personalens uppgifter att ordna arkiv hos de olika verksamheterna inom universitetet.
Rektors ansvar
Rektor är som myndighetschef ansvarig för arkivet som helhet.
Lagar och regler
De grundläggande regelverken för statliga myndigheters dokumenthantering är tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och arkivförordningen.
I Tryckfrihetsförordningen (1949:105) definieras handlingsbegreppet och vad som är allmän handling.
Läs mer om Tryckfrihetsförordningen (1949:105)
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innehåller bestämmelser som kompletterar tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt att ta del av allmänna handlingar. Lagen innehåller också bestämmelser om sekretess.
Läs mer om Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)
Arkivlagen (1990:782) gäller för myndigheter och innehåller bestämmelser om hur myndigheters arkiv och information ska vara strukturerad.
Läs mer om Arkivlagen (1990:782)
Arkivförordningen (1991:446) talar bland annat om när handlingar är arkiverade. "Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats eller på annat sätt färdigställts."
Läs mer om Arkivförordningen (1991:446)
Ytterligare föreskrifter och lokala beslut
Föreskrifter
Riksarkivet som är tillsynsmyndighet för statliga myndigheters arkivverksamhet, ger ut föreskrifter vilka bland annat behandlar regler för gallring av allmänna handlingar, format för bevarande och arkivlokaler. Dessa föreskrifter kan antingen vara generella (RA-FS, Riksarkivets författningssamling) eller myndighetsspecifika (RA-MS, Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter).
Läs mer om Riksarkivets föreskrifter och regler
Lokala beslut
Lunds universitet tillämpar sedan 2014 en verksamhetsbaserad diarieföring och arkivredovisning som grundar sig på fem verksamhetsområden: styra verksamhet, stödja verksamhet, bedriva utbildning, bedriva forskning och samverka, informera och nyttiggöra externt.
Hur allmänna handlingar inom dessa verksamhetsområden ska klassificeras framgår av myndighetens "Klassificeringsstruktur för verksamhetsbaserad informationsredovisning".
Kontakt
Vid frågor, kontakta gärna registrator eller arkivarie.
Registraturen
registrator [at] lu [dot] se
+46 46 222 71 40
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.
Universitetsarkivet
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 16 70
Måndag-tisdag och torsdag-fredag klockan 09.00-11.30 samt 12.30-15.00. Onsdagar klockan 09.00-11.30.
Postadress
Lunds universitet
Avdelningen Dokumenthantering
Box 117
221 00 Lund
Internpost HS 62
Besöksadress
Arkivcentrum Syd, Porfyrvägen 20
224 78 Lund