Vanliga frågor om diarieföring

Varför ska jag diarieföra? Vad måste jag diarieföra? Dessa är exempel på vanligt förekommande frågor om diarieföring. Svaren på dessa och fler vanligt förekommande frågor om diarieföring får du här nedan.

Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om diarieföring. 

Det viktigaste skälet till att vi diarieför de handlingar som kommer in till eller lämnar universitetet är att vi ska kunna hitta dem när vi behöver dem. Det är också ett lagstadgat krav på oss som myndighet.

Diariet ska ge den nödvändiga överblicken över en myndighets bestånd av allmänna handlingar och på så sätt garantera vår offentlighetsprincip. Detta innebär emellertid inte att alla handlingar som diarieförts med automatik är allmänna handlingar. En intern handling i ett pågående ärende eller ett utkast till ett beslut är inte en allmän handling även om handlingen diarieförts.

Huvudregeln är att alla handlingar som kommer in till eller skickas ut från Lunds universitet ska diarieföras oavsett om de är upprättade digitalt eller på papper. Alla handlingar som är upprättade på universitetet (beslut i olika former, rapporter, policys, planer et cetera) ska alltid diarieföras. Det finns dock undantag från denna regel.

  • Handlingar av uppenbart ringa intresse
  • Rutinmässiga inbjudningar till konferenser
  • Kurser och seminarier – av reklamkaraktär
  • Rutinartade förfrågningar (när börjar tentan på måndag, vilka öppettider har ni?)
  • Missiv/följebrev, cirkulär eller rundskrivelser där universitetet inte förväntas inkomma med svar eller fatta åtgärd
  • Handlingar som bara kommit in för kännedom och som inte behöver besvaras
  • Statistiska meddelanden, broschyrer, reklamtryck, tidskrifter
  • Handlingar som är registrerade i annat system (Ladok, Lupin, Primula, med flera)
  • Privata brev som inte rör tjänsten
  • Biblioteksmaterial
  • Handlingar som skickats till fel myndighet

Ärendekortet beskriver vad ärendet handlar om, vem som är ansvarig handläggare och till vilken avdelning/institution ärendet hör. Handlingskortet beskriver en handling som är registrerad i ett ärende; vad handlingen innehåller, vem som skickat den/upprättat den.

Begäran om utlämnande av allmän handling ska alltid diarieföras vid avslag och vid sekretessprövning.

Klassificeringsstrukturen är en strukturerad redovisning av myndighetens olika processer. Klassificeringsstrukturen används för klassificering av handlingsslag vid upprättande av arkivförteckning.

JK-listan är en förteckning till Justitiekanslern (JK) över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli året innan men som inte avslutats vid årets utgång. Senast den 1 mars varje år ska en förteckning över alla oavslutade ärenden lämnas in till Justitiekanslern enligt myndighetsförordningen 29 §.

Kontakt

Registraturen
registrator [at] lu [dot] se
+46 46 222 71 40
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.

Postadress
Lunds universitet
Avdelningen Dokumenthantering
Box 117
221 00 Lund

Internpost HS 62

Besöksadress
Porfyrvägen 20
224 78 Lund