Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

E-post

När en person kontaktar dig via e-post behöver du dels tänka på att informera personen om hur universitetet behandlar personuppgifter dels tänka på hur du hanterar och lagrar e-posten.

Hur informerar jag?

Du kan på ett enkelt sätt att informera e-postmottagaren genom att inkludera följande text i din e-postsignatur:

På svenska: "När du skickar e-post till Lunds universitet behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Mer om hur dina personuppgifter behandlas hittar du på Lunds universitets webbplats"

På engelska: "When you send emails to Lund University, we process your personal data in accordance with existing legislation. To find out more about the processing of your personal data, visit the Lund University website"

Du behöver inte informera medarbetare och registrerade studenter vid Lunds universitet.

Hur hanterar du e-post med personuppgifter?

E-post innehåller ofta personuppgifter. Det betyder att dataskyddsförordningen gäller för e-post, precis som för all annan personuppgiftsbehandling. 

Att vi alla som representerar universitetet hanterar personuppgifter i e-post på ett ansvarsfullt sätt är viktigt för universitetets förtroende. Det gäller såväl i relation till anställda, studenter, partners som universitetet samverkar med som i relation till allmänheten. 

Vad är viktigt att tänka på?

Information

Kontrollera att du har den standardinformation som anges ovan om behandling av personuppgifter i din e-postsignatur. Genom att inkludera standardinformationen i din e-postsignatur kan du vara säker på att du alltid lämnar korrekt information när du skickar e-post. 

Behandling (all hantering och lagring)

Samma regler gäller för behandling oavsett om du skickar e-post internt eller externt. 

Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete (detta gäller även om e-post är en allmän handling som kan begäras ut med stöd av offentlighetsprincipen). Överväg alltid om det går att avidentifiera uppgifterna.

Tänk på att våra system för e-post är ett verktyg för att kommunicera. De är inte avsedda att användas som lagringsyta eller för arkivändamål. Ha som rutin att rensa e-post regelbundet. E-post som utgör allmän handling ska överföras till annat system, lagringsyta eller skrivas ut på papper (för bevarande eller i avvaktan på eventuell gallring).

Särskilt om känsliga och extra skyddsvärda personuppgifter

Behandling av känsliga personuppgifter och extra skyddsvärda personuppgifter kräver ett starkare skydd. Skicka inte känsliga personuppgifter via e-post. Undvik även att skicka extra skyddsvärda uppgifter som exempelvis lönebesked, värderingar av en persons sociala förmåga, uppgifter från utvecklingssamtal, information som rör någons privata sfär eller sociala förhållanden, personnummer eller samordningsnummer via e-post. 

Om du tar emot känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter per e-post ska du inte vidarebefordra eller svara på e-posten. Om du behöver svara avsändaren, gör detta i ett nytt e-postmeddelande för att undvika att uppgifterna sprids vidare. Rensa e-posten snarast möjligt enligt vad som anges ovan. 

Vidarekoppla inte din tjänstemail till e-posttjänster utanför Lunds universitets nät, till exempel Gmail, Hotmail eller andra tjänster. 

Om du hanterar en begäran om utlämning av allmän handling innehållande personuppgifter så ska du följa Lunds universitets föreskrifter för utlämnande av allmänna handlingar i elektroniskt form som du ner genom att klicka på länken nedan.
Lunds universitets föreskrifter för utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form (PDF, 78 kB, öppnas i nytt fönster)

Mer information

Du kan läsa mer på Datainspektionens webbplats datainspektionen.se som du når genom att klicka här (öppnas i samma fönster). 

Sidansvarig:

Kontakt

Vid frågor om personuppgifter och dataskydd, kontakta:

Kristin Asgermyr
Dataskyddsombud, jurist
dataskyddsombud [at] lu [dot] se
+46 46 222 04 26

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen
Tillgänglighetsredogörelse