Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.

Dokumenthantering

GOD DOKUMENTHANTERING SOM NYCKELN TILL ATT HITTA INFORMATION
På dessa sidor hittar du allmän information om ansvar, lagar och regler gällande dokumenthantering. Här hittar du också information om rutiner för diarieföring och arkivering vid Lunds universitet.

Nyhet: Handbok i dokumenthantering

Som ett komplement till dessa sidor på Medarbetarwebben finns från maj 2019 även en handbok i dokumenhantering i pdf-format.

Handboken är uppdelad i 10 avsnitt som berör olika såväl praktiska som mer principiella frågor kring olika aspekter av dokumenthantering. Informationen är så kortfattat hållem som möjligt och presenteras till stor del i listform. Läs hela handboken här:

Handbok i dokumenthantering v 1.0 (5180 kB, nytt fönster)

Då olika delar av handboken i varierande grad vänder sig till olika grupper av anställda inom universitetet finns handboken även tillgänglig med varje avsnitt som en separat fil (med primär målgrupp angiven inom parentes efter). 

Handboken avslutas med två bilagor:

Att hantera handlingar

Med dokumenthantering avses det systematiska handhavandet av en organisations samlade handlingar (dokument). Vid en offentlig myndighet är hanteringen av allmänna handlingar extra viktig.

Dokumenthantering omfattar åtgärder under ett dokuments hela livscykel. På dessa sidor finner du därför såväl anvisningar rörande den registrering (diarieföring) som ofta ska ske när ett dokument inkommer eller upprättas, som den arkivering eller gallring av dem som ska ske därefter.

De generella principerna för dokumenthantering är detsamma för pappershandlingar och andra analoga material som för elektroniska handlingar. De senare ställer dock särskilda praktiska och tekniska krav.

Läs mer om bevarande av elektroniska handlingar

Handlingar som hanteras inom universitetet ska också klassificeras, detta görs efter handlingens innehåll, oavsett i vilken form de förekommer.

Läs mer om klassificering av handlingar

Att diarieföra handlingar i diarieföringssystem W3D3

Vid Lunds universitet arbetar vi i olika system. Vårt diarieföringssystem heter W3D3. Alla anställda som använder W3D3 för diarieföring av sina handlingar måste gå en behörighetsgivande utbildning. Först efter att du genomgått utbildningen får du dina inloggningsuppgifter.

Utbildning i diarieföringssystemet W3D3

För diarieföring av forskningskontrakt gäller från 2016-01-21 särskilda centrala rutiner.

Information om och formulär för diarieföring av forskningskontakt

Att arkivera handlingar

Praktisk information om hur du ska arkivera dina handlingar och vad du behöver tänka på när det exempelvis gäller gallring och förvaring av handlingar:

Information om ansvar och anvisningar om hur du ska göra med forskningshandlingar:

Forskningshandlingar

Sidansvarig:

Kontakt

Vid frågor, kontakta gärna registrator eller arkivarie.
 

Registraturens telefontider
Måndag-fredag klockan 09:00-11:30.
+46 46 222 71 40, fax + 46 46 222 47 20 
registrator [at] lu [dot] se

Universitetsarkivets telefontider 
Måndag-tisdag och torsdag-fredag klockan 09.00-11.30 samt 12.30-15.00. Onsdagar klockan 09.00-11.30
+46 46 222 16 70, fax + 46 46 222 47 20 
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se


Postadress
Lunds universitet
Avdelningen Dokumenthantering
Box 117
221 00 LUND

Internpost HS 62

Besöksadress
Arkivcentrum Syd, Porfyrvägen 20
224 78 LUND

Handbok i dokumenthantering

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen