Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Ansvar och regler vid dokumenthantering

På denna sida finner du kort beskrivning av ansvar samt information om vilka regler, föreskrifter och lokala beslut som gäller vid dokumenthantering vid Lunds universitet.

Ansvar

Ditt ansvar som anställd

Du har ansvar att hålla god ordning på universitetets dokument så att vi kan upprätthålla offentlighetsprincipen och kunna bevara handlingar för eftervärlden.

Ditt ansvar som chef

Internt utövar varje chef för en verksamhet (förvaltningssektioner, fakultetskanslier, institutioner med mera) ansvaret för dokumenthantering inom sin verksamhet.
Läs mer om föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet, dnr STYR 2016/1277 (PDF 128 kB, nytt fönster)

Registraturens ansvar

Registraturen ansvarar för förvaltning, administration och utveckling av universitetets gemensamma diarieföringssystem DFS/W3D3. I detta ingår besvarande av frågor och genomförande av utbildningar för universitetets personal i frågor som rör diarieföring och användande av diarieföringssystemet DFS/W3D3.

Universitetsarkivets ansvar

Universitetets centrala arkivfunktion vid avdelningen Dokumenthantering –  ”Universitetsarkivet” i dagligt tal – har ansvar för de arkiv som förvaras i magasin på Arkivcentrum Syd men har inget ansvar för övriga arkiv.

Universitetsarkivets personal bistår med råd och stöd för arkivverksamheten, men det ingår inte i personalens uppgifter att ordna arkiv hos de olika verksamheterna inom universitetet.

Rektors ansvar

Rektor är som myndighetschef ansvarig för arkivet som helhet.

Lagar och regler

De grundläggande regelverken för statliga myndigheters dokumenthantering är tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och arkivförordningen.

I Tryckfrihetsförordningen (1949:105) definieras handlingsbegreppet och vad som är allmän handling.
Läs mer om Tryckfrihetsförordningen (1949:105)

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) innehåller bestämmelser som kompletterar tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt att ta del av allmänna handlingar. Lagen innehåller också bestämmelser om sekretess.
Läs mer om Offentlighets och sekretesslagen (2009:400)

Arkivlagen (1990:782) gäller för myndigheter och innehåller bestämmelser om hur myndigheters arkiv och information ska vara strukturerad.

Läs mer om Arkivlagen (1990:782)

Arkivförordningen(1991:446) talar bland annat om när handlingar är arkiverade. "Sedan ett ärende hos en myndighet har slutbehandlats ska de allmänna handlingarna i ärendet arkiveras. Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats eller på annat sätt färdigställts."

Läs mer om Arkivförordningen (1991:446)

Ytterligare föreskrifter och lokala beslut

Föreskrifter

Riksarkivet som är tillsynsmyndighet för statliga myndigheters arkivverksamhet, ger ut föreskrifter vilka bland annat behandlar regler för gallring av allmänna handlingar, format för bevarande och arkivlokaler. Dessa föreskrifter kan antingen vara generella (RA-FS, Riksarkivets författningssamling) eller myndighetsspecifika (RA-MS, Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter).

Läs mer om Riksarkivets föreskrifter och regler

Lokala beslut

Från och med 2014 ska handlingar som omfattas av krav på diarieföring registreras i vårt gemensamma diarieförings-/ärendehanteringssystem, W3D3. Inkommande eller upprättade handlingar, oavsett form,  ska om inte särskilda skäl föreligger skannas och lagras elektroniskt i vårt gemensamma diarieföringssystem.
Beslut om diarieföring i gemensamt system Dnr LS 2013/544 (PDF 31 kB, nytt fönster)

Lunds universitet har från och med 2014 en verksamhetsbaserad arkivredovisning som grundar sig på fem verksamhetsområden:  styra verksamhet, stödja verksamhet, bedriva utbildning, bedriva forskning och samverka, informera och nyttiggöra externt.
Beslut med anledning av införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning Dnr LS 2013/54 (PDF 92 kB, nytt fönster)

Beslut om Klassificeringsstruktur för verksamhetsbaserad informationsredovisning Dnr LS 2013/805.
Läs mer om klassificeringsstrukturen

Sidansvarig:

Kontakt

Vid frågor, kontakta gärna registrator eller arkivarie.
 

Registraturens telefontider
Måndag-fredag klockan 09:00-12:00.
+46 46 222 71 40, fax + 46 46 222 47 20 
registrator [at] lu [dot] se

Universitetsarkivets telefontider 
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30 samt klockan 12.30-15.00.
OBS! Universitetsarkivet stängt eftermiddagen den 18/12!
+46 46 222 16 70
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se


Postadress
Lunds universitet
Avdelningen för dokumenthantering
Box 117
221 00 LUND

Internpost HS 62

Besöksadress
Porfyrvägen 20
224 78 LUND

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen