Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Vanliga frågor om diarieföring

Varför ska jag diarieföra? Vad måste jag diarieföra? Vilka uppgifter ska ingå i ett diarium? Dessa är exempel på vanligt förekommande frågor om diarieföring. Svaren på dessa och fler vanligt förekommande frågor om diarieföring får du här nedan.

Varför diarieförs handlingar?

Det viktigaste skälet till att vi diarieför de handlingar som kommer in till eller lämnar universitetet är att vi ska kunna hitta dem när vi behöver dem. Det är också ett lagstadgat krav på oss som myndighet.

Diariet ska ge den nödvändiga överblicken över en myndighets bestånd av allmänna handlingar och på så sätt garantera vår offentlighetsprincip. Detta innebär emellertid inte att alla handlingar som diarieförts med automatik är allmänna handlingar. En intern handling i ett pågående ärende eller ett utkast till ett beslut är inte en allmän handling även om handlingen diarieförts.

Vad ska diarieföras?

Huvudregeln är att alla handlingar som kommer in till eller skickas ut från Lunds universitet ska diarieföras oavsett om de är upprättade digitalt eller på papper. Alla handlingar som är upprättade på universitetet (beslut i olika former, rapporter, policys, planer et cetera) ska alltid diarieföras. Det finns dock undantag från denna regel. Se nedan:

Vad ska inte diarieföras?

  • Handlingar av uppenbart ringa intresse
  • Rutinmässiga inbjudningar till konferenser
  • Kurser och seminarier – av reklamkaraktär
  • Rutinartade förfrågningar (när börjar tentan på måndag, vilka öppettider har ni?)
  • Missiv/följebrev, cirkulär eller rundskrivelser där universitetet inte förväntas inkomma med svar eller fatta åtgärd
  • Handlingar som bara kommit in för kännedom och som inte behöver besvaras
  • Statistiska meddelanden, broschyrer, reklamtryck, tidskrifter
  • Handlingar som är registrerade i annat system (Ladok, Lupin, Primula, Orfi med flera)
  • Privata brev som inte rör tjänsten
  • Biblioteksmaterial
  • Handlingar som skickats till fel myndighet

Vilka uppgifter ska ingå i Lunds universitets diarium?

Ett diarium ska enligt lag innehålla vissa uppgifter:

  1. Datum när handlingen inkommit eller upprättats
  2. Diarienummer
  3. Avsändare eller mottagare av handlingen
  4. En kort beskrivning av ärendets innehåll

Krav på obligatoriska uppgifter i universitetets diarium - läs mer i Användarmanual för W3D3 (PDF 1,47 MB, nytt fönster)

Vad är ärendekort och vad är handlingskort?

Ärendekort beskriver vad ärendet handlar om, vem som är ansvarig handläggare, avdelning/institution samt diarieplansbeteckning. Handlingskortet beskriver handlingen; vad handlingen innehåller, vem som skickat den/upprättat den.

Ska begäran om utlämnande av allmän handling diarieföras?

Begäran om utlämnande av allmän handling ska alltid diarieföras vid avslag och vid sekretessprövning.

Vad är Klassificeringsstruktur?

Klassificeringsstrukturen är en strukturerad redovisning av myndighetens olika processer. Klassificeringsstrukturen används för klassificering av handlingsslag vid upprättande av arkivförteckning.

Vad är JK-listan?

JK-listan är en förteckning till Justitiekanslern (JK) över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli året innan men som inte avslutats vid årets utgång. Senast den 1 mars varje år skall en förteckning över alla avslutade ärenden lämnas in till Justitiekanslern enligt myndighetsförordningen 29 §.

Sidansvarig:

KONTAKT

Registraturens telefontider
Måndag-fredag klockan 09:00-12:00
Tfn: +46 46 222 71 40
E-post: registrator [at] lu [dot] se

Postadress
Lunds universitet
Avdelningen för dokumenthantering
Box 117
221 00 LUND

Internpost HS 62
Besöksadress
Porfyrvägen 20
224 78 LUND

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen