Tågresor till Europa bokas via resebyrån Togrejse

Innehåll på denna sida

• Resenärsprofil
• Bokning
• BCD Travel mobilapp
• Val av färdmedel, reseklass och logi
• Flera som ska resa tillsammans?
• Inställda flyg eller andra liknande problem under resan
• Behandling av personuppgifter

Resenärsprofil

Innan du loggar in i självbokningssystemet första gången eller bokar via personlig service måste du ansöka om behörighet i Lucat. Det gäller även om du ska lägga till behörigheten att boka för andra:

Guide till behörigheter i Lucat (PDF 260 kB, ny flik)

Tänk även på att hålla din resenärsprofil uppdaterad i resebyråns självbokningssystem Cytric. Redigera direkt under ”min användarprofil”. Lägg till ditt mobilnummer (inkl landskod: exempel +46701234567) och hälsningstitel.

Länk till BCD:s självbokningssystem Cytric (logga in med lucat)

Om du behöver ändra dina namnuppgifter i din resenärsprofil kontaktar du resor [at] lu [dot] se (resor[at]lu[dot]se).

Utbildningsfilmer om självbokningssystemet, på svenska (Canvas)

Utbildningsfilmer om självbokningssystemet, på engelska (Canvas)

Bokning

Vid bokning av enklare resor använd gärna självbokningssystem, Cytric. Där kan du boka flyg, hotell, bil, marktransport och tåg inrikes.

Du kan få personlig service av BCD klockan 08:00-17:00.

Efter kl 17:00 kopplas du vidare till BCD 24-timmarsservice. Var medveten om att servicearvodet är högre efter arbetstid.

Bokningsarvodet är lägre i självbokningssystemet än vid bokning via personlig service.

All fakturering sker till ett gemensamt LU-konto. Tänk på att inga privata kortnummer ska anges då samtliga fakturor med automatik skickas till ett gemensamt LU-konto. BCD debiterar hotellvistelsen först efter utcheckning, arvodet debiteras däremot vid bokningstillfället.

All form av bonus som ges av flyg-, hotell-, tåg- och hyrbilsleverantörer ska tillfalla universitetet och får endast användas under tjänsteresan eller andra tjänsteresor. Även om bonuskortet är personligt och privat så får poängen användas enbart i tjänsten om den registreras hos resebyrån.

Logga in på BCD Travel Sweden ABs självbokningssystem Cytric (använd din LUCAT-behörighet)

BCD Travel mobilapp

Med en registrerad resenärsprofil hos BCD kommer du enkelt åt alla dina resor via appen. Cytric Mobile är tillgängligt för iOS och Android.

Första gången du loggar in på din Cytric Mobile-app behöver du ange din PIN och säkerhetskod. Dessa hittar du i självbokningssystemet, under din användarprofil, mobil. Där hittar du också länk till App Store och Google Play där du laddar ner appen.

Guide – Ladda ner Cytric Mobile (PDF 473 kB, ny flik)

Val av färdmedel, reseklass och logi

• Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala ska jämföras (restid inkl. anslutningstransporter och väntetider).
• Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar i jämförelsen: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.
• Tågresor som är längre än två timmar får göras i första klass och resor med nattåg får göras i egen kupé. Merkostnad för nattåg bör jämföras med en extra hotellnatt och den tidsbesparing som beräknas uppstå genom resa med nattåg.
• Tjänsteresor med flyg genomförs normalt i ekonomiklass. En flygresa bokas så att kostnaderna blir så låga som möjligt med bibehållen effektivitet.
• För både tåg- och flygresor bör biljetter som inte är av- eller ombokningsbara bokas. Undantag kan göras om man beräknar att en ombokningsbar biljett är billigare än den arbetstid som eventuellt går förlorad när man inte kan byta avgång.
• Normalt gäller att hotellrum bör vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt). Det kan finnas tillfällen, vid till exempel fältarbeten och forskningsresor, då logi inte kan bokas i förväg. Hotell kan också vara knutna till en extern konferens eller motsvarande. Resenären får då redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.

Flera som ska resa tillsammans?

Vid bokning för tio personer eller fler finns möjlighet att få särskild hjälp genom BCD Travel Meetings & Events.

Gäller framförallt flygbokning med logi.

Överväg noga om flera nyckelpersoner, exempelvis hela institutionsstyrelsen, bör resa med samma flight eller buss, om något skulle hända.

Inställda flyg eller andra liknande problem under resan

Dubbelkolla bokningen innan avfärd. Flygtider kan ändras. Vid inställda flyg eller liknande problem under resan ring eller maila direkt till resebyrån, +46 8 505 461 12. Vid akuta ärenden utanför kontorstid (8:00 -17:00) tillkommer en engångsavgift på serviceavgift om 370 kronor. Övriga bokningsarvoden tillkommer.

Behandling av personuppgifter

När du använder BCD Travel för att boka din tjänsteresa blir BCD personuppgiftsansvariga för din resa. Det betyder att synpunkter och frågor beträffande hur dina personuppgifter behandlas i resesammanhang ska ställas till BCD.

För mer information om hur BCD behandlar personuppgifter se Privacy Policy - BCD Travels hemsida