Rapportering

Som deltagare i ett projekt inom EU:s ramprogram, Horizon Europe (HEU) och Horizon 2020 (H2020), ska du återrapportera både ekonomiskt och vetenskapligt till EU. All rapportering görs elektroniskt i EU:s portal Funding & tender opportunities. 

Du är varmt välkommen att höra av dig med frågor kring projekthantering till oss på Forskningsservice. För dig som vill leta svar själv finns alla regler för respektive projekt i kontrakten, Grant Agreement. Guide med tolkningar av regler i Grant Agreement och exempel finns i HEU Annotated Grant Agreement eller H2020 Annotated Model Grant Agreement.

Det finns skillnader i projekthanteringen inom HEU jämfört med H2020. Se sammanställning i dokumentet Skillnaderna i projekthanteringen av projekt inom Horizon Europe (HEU) jämfört med Horizon 2020 (H2020) (PDF 149 kB; öppnas i ny flik).

Tidrapportering

Bara kostnader för lön för faktiskt arbetad tid som har lagts på projektet kan rapporteras. Tidrapporter behövs för dokumentation av arbetad tid och utgör även underlag för uträkning av godkända lönekostnader. Rapporterad arbetad tid får inte sammanfalla med semester eller annan frånvaro registrerad i Primula.

Tidrapporter ska signeras månadsvis av personen som rapporten gäller och närmaste arbetsledare/projektledare. Läs mer i dokumentet Tidrapportering H2020 och HEU (PDF 157 kB; öppnas i nytt fönster).

Mallar för rapportering av timmar

Mallar per år finns i två versioner. En version för person som arbetar i ett H2020/HEU-projekt, och en ”Multi”-version som är anpassad för personer som arbetar i flera H2020/HEU-projekt. Mallarna kan räkna om timmar till dagar.

• Timesheet_2024_HEU_H2020 (Excel 280 kB, öppnas i nytt fönster)
• Timesheet_2024_HEU_H2020_multi (Excel 843 kB, öppnas i nytt fönster)
• Timesheet_2023_HEU_H2020 (Excel 280 kB, öppnas i nytt fönster)
• Timesheet_2023_H2020_HEU_multi (Excel 844 kB, öppnas i nytt fönster)
• Timesheet_2022_H2020_HEU (Excel 283 kB, öppnas i nytt fönster)
• Timesheet_2022_H2020_HEU_multi (Excel 691 kB, öppnas i nytt fönster)

Intyg om att en person arbetar uteslutande på ett projekt under längre sammanhängande period kan användas inom H2020:

• Declaration on person working exclusively on H2020 action (Word 70 kB, öppnas i nytt fönster)

Mall för rapportering av dagar

Inom HEU-projekt kan en förenklad mall för registrering av arbetade dagar per månad användas: 

• Time declaration days HEU (Word 105 kB, öppnas i nytt fönster)

Beräkning av godkända lönekostnader

Beräkning av godkända lönekostnader i H2020 beräknas på timlön gånger arbetade timmar per projekt. Beräkning av godkända löner inom HEU beräknas med dagslön gånger arbetade dagar i aktuellt projekt. Läs mer under respektive länk om beräkning av godkända lönekostnader.

• Beräkning av godkända lönekostnader inom Horizon 2020 (PDF 476 kB, öppnas i nytt fönster) 
• Beräkning av godkända lönekostnader inom Horizon Europe (PDF 216 kB, öppnas i nytt fönster)

Mallar beräkning av godkända lönekostnader

För att underlätta beräkning och dokumentation av godkända rapporterade löner har Forskningsservice tagit fram mallar. Mallen för H2020 är testad och godkänd av extern revisor. Mallarna har två olika flikar eftersom personalkostnader rapporteras kopplat till antal personmånader på två olika sätt. Projekt av typen RIA, IA, CSA: Antal personmånader per Work Package. Projekt inom ERC: Antal personmånader per personalkategori (PI, Postdoc, Students (incl. PhD), Other). 

• Mall för beräkning av godkända lönekostnader inom Horizon 2020 (Excel, 75 kB, öppnas i nytt fönster)
• Mall för beräkning av godkända löner HEU (Excel 110 kB, öppnas i nytt fönster)

Ekonomisk rapportering övriga kostnader 

I Kuben finns en särskilt anpassad rapport Projekt EU för att underlätta rapportering av övriga kostnader i EU-portalen.

• Rapportering av övriga kostnader i EU projekt inom ramprogram för forskning och innovation, Horizon Europe och Horizon 2020 (PDF 228 kB; öppnas i nytt fönster).

Projekthantering MSCA

• Rutiner för hantering av anställning som forskare och doktorand finansierade av Marie Skłodowska Curie-programmet (MSCA) inom EU:s ramprogram Horizon 2020 (PDF 143kB, öppnas i nytt fönster)

Revision

Revisionsintyg – Certificate on the Financial Statements

Ett revisionsintyg ska upprättas i samband med slutrapporteringen om begärt bidrag är sammanlagt 325 000 euro (eller mer) som ersättning för faktiska kostnader.

Revisionsintyget, Terms of reference och granskningsrapporten, ska laddas upp elektroniskt i samband med den slutliga finansiella rapporten i EU-portalen. Signerat original behålls på institutionen. OBS! Endast ett dokument går att ladda upp i Final Financial Statement. Gör Terms of reference och granskningsrapporten till en PDF innan uppladdning.

Revision av kommissionen – audit

Kommissionen får – när som helst och upp till 2 år efter slutbetalning – genomföra en revision på faktiska kostnader. Projekt väljs slumpmässigt ut av kommissionen.

Ernst & Young

Ernst & Young är upphandlad revisionsfirma för revision av olika projekt inom EU:s ramprogram för forskning i syfta att lämna revisionsintyg i enlighet med anslagsgivarens direktiv. Ernst & Young kan även kontaktas för revision av andra projekt vars finansiärer har krav på revision.

Blankett att skicka med vid beställning av granskning från EY

• Beställning av uppdrag EY (PDF 128 kB, öppnas i nytt fönster)

Kontakt för bokning av revision via funktionsadress:

lu [dot] projektrevision [at] se [dot] ey [dot] com (lu[dot]projektrevision[at]se[dot]ey[dot]com)

Eric Mårtensson 
Ernst & Young AB
Telefon: +46 46 10 26 49
Mobil: +46 708 45 96 34

Ernst & Young AB
Ideon Science Park
Scheelevägen 17
Beta 6, 223 70 Lund

Avtalet gäller till 2024-06-30.