E-post

• Skicka hellre ett e-postmeddelande per ärende än flera ärenden i ett e-postmeddelande.
• Undvik onödiga e-postmeddelanden. Tänk efter innan du använder svara alla.
• Använd gärna autosvar när du är borta från datorn en längre tid. Hänvisa till kollega om möjligt.
  Guide för att ställa in autosvar | Supportcenter.lu.se 
• Återanvänd gärna standardiserade svar som mallar för återkommande e-post.
• När mottagaren är extern, informera om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter. Se information längre ned på denna sida.

Vidarebefordra information

Rensa e-postmeddelandet på oväsentlig information, tidigare konversationer och mottagare etc.

Lyft det som är relevant för mottagaren. Tydliggör varför mottagaren får informationen.

Om du vill att informationen ska spridas, förbered en färdig text för spridning som är lätt att använda rakt av, gärna både på svenska och engelska.

Tänk på mottagaren

• Tänk noga igenom vem som ska få informationen.
• Vad. Beskriv ditt ärende i ämnesraden. Det gör det lätt att söka.
• Varför. Ange syftet med e-postmeddelandet redan i ämnesraden, till exempel ”för kännedom”, ”för spridning” eller ”för åtgärd”, om det är relevant.
• När. Om det finns en deadline, skriv ut det tydligt, gärna i ämnesraden.

Fler tips:

• Undvik att skicka till fler mottagare än de som är berörda. Men om det är en pågående konversation där motparten lagt till fler på kopia, så är ofta tanken att dessa är berörda.
• Skriv överst i meddelandet vem det är riktat till och vilka som får det med kopia, till exempel: ”Till alla ansvariga för ekonomifrågor..."
• Var tydlig med vad som förväntas av mottagaren 
• Använd gärna punktlista om det är flera frågor som tas upp.
• Om du vill att mottagaren ska föra vidare en information, förbered en färdig text som är lätt att sprida.
• Om du hänvisar till mer information eller ett anmälningsformulär, kan du använda en klickbar länk. Då slipper mottagaren lägga tid på att söka upp detta själv.

Skrivråd

Att skriva klart och tydligt kallas för klarspråk. Här hittar du mer resurser om klarspråk:
Att skriva klarspråk

CC/Kopia

Om du är inkopierad (med cc) är informationen för kännedom, inte för agerande.

Vidarebefordran/FWD

Används när mottagaren kan ha nytta av informationen. Om mejlet kräver en respons och du vill skicka detta vidare ska du klippa ut och klistra in det väsentliga ur inbjudan och skicka i ett separat e-postmeddelande.

Svara alla

Använd bara ”svara alla” om det är viktigt att alla i mejlkonversationen ser vad som skrivs. Använd aldrig ”svara alla” för "Tack”, ”Krya på dig”, ”Jag vill ha vegetariskt”.

Ska du skriva ett mejl på engelska? Här hittar du goda råd:

Writing emails | Academic Writing in English

• Ange syftet med mejlet (för kännedom/ spridning/ åtgärd).
• Var tydlig med deadline.
• Var tydlig med mottagare.
• Skriv begripligt. Använd inte krångliga och byråkratiska begrepp.
• Specificera vad som förväntas.
• Underlätta för mottagaren, länka till mer information om relevant.
• Vid vidarespridning, förbered färdig text.
• Avsluta med signatur enligt Lunds universitets rekommendation.

Ladda ner en utskriftsvänlig lathund i visitkortsformat (pdf, 78 kb, ny flik)

När du skickar e-post som anställd vid Lunds universitet bör det tydligt framgå att du är en del av universitetet. Följ därför gärna denna rekommendation för e-postsignatur.

• Det går bra att lägga till och dra ifrån information – nedan är bara en rekommendation.
• Undvik att använda bilder eller logotyper i din signatur

Svensk signatur

Förnamn Efternamn
Titel

Lunds universitet
Fakultet/sektion/motsvarande
Institution/Avdelning/motsvarande
Postadress
Besöksadress
Telefon (skrivs +46 46 000 00 00)
Mobil (skrivs +46 701 00 00 00)
Webbplats

När du skickar e-post till Lunds universitet behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Mer om hur dina personuppgifter behandlas hittar du på Lunds universitets webbplats.

Engelsk signatur

First name Surname 
Title

Lund University
Faculty/Division/equivalent
Department/Office/equivalent
Postal address
Visiting address
Telephone (written +46 46 000 00 00)
Mobile (written +46 701 00 00 00)
Website

Lägga till eller ändra signatur i e-post – Supportcenter.lu.se

Du kan enkelt informera e-postmottagaren genom att inkludera följande text i din e-postsignatur:

På svenska: "När du skickar e-post till Lunds universitet behandlar vi dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning. Mer om hur dina personuppgifter behandlas hittar du på Lunds universitets webbplats."

På engelska: "When you send emails to Lund University, we process your personal data in accordance with existing legislation. To find out more about the processing of your personal data, visit the Lund University website."

Du behöver inte informera medarbetare och registrerade studenter vid Lunds universitet.

Samma regler gäller för behandling oavsett om du skickar e-post internt eller externt.

Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete. Detta gäller även om e-post är en allmän handling som kan begäras ut med stöd av offentlighetsprincipen.

Överväg alltid om det går att avidentifiera uppgifterna.

Tänk på att våra system för e-post är ett verktyg för att kommunicera. De är inte avsedda att användas som lagringsyta eller för arkivändamål.

Ha som rutin att rensa det som ska gallras och spara det som ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen.

Läs mer om dokumenthanteringsplanen

Få stöd kring dokumenthantering i Klara dialog

Behandling av känsliga personuppgifter och extra skyddsvärda personuppgifter kräver ett starkare skydd.

Skicka inte känsliga personuppgifter via e-post.

Undvik även att skicka extra skyddsvärda uppgifter med e-post som exempelvis

• lönebesked
• värderingar av en persons sociala förmåga
• uppgifter från utvecklingssamtal
• information som rör någons privata sfär eller sociala förhållanden
• personnummer eller samordningsnummer. 

Vidarebefordra eller svara inte om du tar emot känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter per e-post. Om du behöver svara avsändaren, gör detta i ett nytt e-postmeddelande för att undvika att uppgifterna sprids vidare. Rensa e-posten snarast möjligt enligt dokumenthanteringsplanen.

Vidarekoppla inte din tjänstemejl till e-posttjänster utanför Lunds universitets nät, till exempel Gmail eller andra tjänster. 

Du kan läsa mer på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats imy.se.

Personuppgifter i e-post

Kontakt

Lunds universitet har ett externt dataskyddsombud; Secure State Cyber AB. Kontaktperson är Sanja Hebib.

Har du frågor om dataskydd, kontakta:
dataskyddsombud [at] lu [dot] se