Beräkna kontraktsvärde

Det första du ska göra är att beräkna värdet av din upphandling.

Så kommer du fram till vilket upphandlingsförfarande du ska använda dig av:

• Du ska räkna med hela avtalets löptid. Det är inte tillåtet att dela upp affären över tid. I normalfallet räkna med ett år. Vid återkommande behov ska du räkna med en avtalstid om 4 år.
• Räkna hellre för högt än för lågt i din beräkning. Alla eventuella optioner och förlängningsklausuler som finns i avtalet ska räknas med som om de kommer att utnyttjas.
• Du ska inte räkna med moms.
• Om en upphandling innehåller både varor och tjänster ska båda delar räknas med. Det är alltid det totala värdet som avgör.
• Även om du gör inköp från flera leverantörer beräknas kontraktsvärdet per kategori varor och/eller tjänster. Tolka brett och räkna till samma kategori om det låter lika.

Samlat behov

Kontraktsvärdet beräknas för hela universitets samlade behov. Det är svårt för varje enskild institution att överblicka universitetets samlade behov. Följande gäller:

• Varje institution ska ha sådan framförhållning att de kan se när den egna institutionen går över en beloppsgräns.
• Vid osäkerhet vid beräkningen av belopp och om beloppet ligger nära en gräns – anta att beloppet kommer att hamna över gränsen.
• Vid större belopp: gör om möjligt en kontroll om även andra institutioner/motsvarande kan ha intresse av produkten ifråga. Du kan försöka samordna upphandlingen och/eller meddela Inköpsavdelningen.

Det är inte tillåtet

• att dela upp en upphandling för att komma under en beloppsgräns. Kontraktsvärdet utgår från vårt samlade inköpsbehov av en viss kategori vara eller tjänst.
• att ingå avtal med flera olika leverantörer avseende samma produktkategori i syfte att något eller flera av dessa avtal ska understiga en beloppsgräns.

Beloppsgränser

Efter att du beräknat kontraktsvärdet är det dags att avgöra vilket upphandlingsförfarande du ska använda dig av. Alternativen som du har att välja mellan är direktupphandling, annonspliktig upphandling under tröskelvärdet och annonspliktig upphandling över tröskelvärdet.

• När det du ska köpa kostar under 700 000 kronor ska du göra en direktupphandling
• När det du ska köpa kostar mellan 700 000 kronor och 1 546 202 kronor ska du göra en annonspliktig upphandling under tröskelvärdet
• När det du ska köpa överskrider tröskelvärdet (1 546 202 kr) ska du göra en annonspliktig upphandling över tröskelvärdet