Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Diarieföring av forskningskontrakt

Denna information vänder sig till dig som är lokalt ansvarig för diarieföring av kontrakt. 

Lunds universitet har beslutat att alla kontrakt gällande extern forskningsfinansiering, från och med 2016-01-21, ska diarieföras i W3D3 av en central kontraktsfunktion. Informationen från dessa kontrakt kommer även registreras i LUCRIS, genom funktionen.

För att underlätta arbetet ber vi dig (som ekonom eller administratör) följa instruktionerna nedan för hur du fyller i formuläret.

Så här fyller du i formuläret

Här finns en kortare film av hur du fyller i formuläret nedan.

Endast externa forskningskontrakt

Denna hantering gäller endast externa forskningskontrakt, det vill säga beslut och avtal gällande externa forskningsmedel, både för bidrags- och uppdragsforskning. 

Det inkluderar inte generella avtal som saknar koppling till forskning och dess finansiering. Skriv till mailadress kontrakt [at] fsi [dot] lu [dot] se (kontrakt[at]fsi[dot]lu[dot]se) och fråga om du är osäker eller konsultera dokumenthanteringsplanen. Det gäller inte heller ansökningarna i sig eller rekvisitioner (även om båda dessa ska diarieföras). Dessa lägger du själv in.

Förtydligande

Du får gärna inkludera ansökan eller rekvisitionsblanketten, särskilt om de utgör en del av beskedet eller innehåller relevant information, men vi behöver beslutsdelen för att lägga upp ärendet.

Så snart ärendet är diariefört skickar W3D3 ett automatiskt e-postmeddelande till den som angivits som lokal handläggare, vari diarienumret framgår.

Formulär

Fullständig titel, d.v.s. forskarens namn på projektet. Vanligen angiven på ansökan. Behövs framförallt till LUCRIS, men även i W3D3 för maximerad sökbarhet
Tänk på att denna måste ha behörighet i DFS/W3D3.
Ange institution eller motsvarande. INTE kostnadsställe, underavdelning eller liknande.
Ansvarig forskare är i detta fall mottagaren dvs. mottagaren som ansvarar för bidraget, inte nödvändigtvis projektledaren.
Kontrollera att kontraktet är komplett och underskrivet av alla parter, samt signerat i enlighet med delegationsordningen. Kontraktshanteringen i Raindance är helt fristående från denna hantering och kan göras innan diarienumret i W3D3 är klart. Det finns alltså ingen anledning att diarieföra osignerade utkast, det strider även mot regelverket att göra så. Skicka bara ett kontrakt åt gången. Skicka alltså inte ”klumpfiler”, d.v.s. flera kontrakt i samma PDF-fil, utan dela upp dem i ett kontrakt per fil
Enbart en fil.
Begränsning 40 MB.
Tillåtna filtyper: gif, jpg, jpeg, png, tif, pdf, doc, docx.
Om avtalet består av mer än en fil kan du lägga in den som en bilaga.
Enbart en fil.
Begränsning 40 MB.
Tillåtna filtyper: pdf, doc, docx, xls, xlsx.
Enbart en fil.
Begränsning 40 MB.
Tillåtna filtyper: pdf, doc, docx, xls, xlsx.
Enbart en fil.
Begränsning 40 MB.
Tillåtna filtyper: pdf, doc, docx, xls, xlsx.
Enbart en fil.
Begränsning 40 MB.
Tillåtna filtyper: pdf, doc, docx, xls, xlsx.
När handlingen kom in till LU, om det kan avgöras – datum för publicering/besked, om den lades upp i portal. Om det bara är ett uppskattat datum var vänlig kommentera detta i meddelandefältet nedan.
Handlingsstatus (obligatorisk)
Formatet i vilket ORIGINALhandlingen bevaras vid LU. Om den inkom digitalt och därefter skrevs ut är utskriften att betrakta som en kopia och behöver inte bevaras. Då ska handlingsstatus vara 'digital'.
Aktivitetsnummer från Raindance. Detta kommer att läggas som referens i ärendet och i LUCRIS. Det innebär dock ingen faktisk koppling mellan systemen. OBS! Frivilligt.

Dispositionstid

OBS! Nytt from november 2022: för att underlätta uppföljning och tidsenlig stängning av ärenden gällande forskningsfinansiering i diariet har det beslutats att dispositionstid ska anges på ärendekortet. Om avtalad period saknas, ange det intervall under vilket anslaget förväntas användas. Om ärendet inte stängts inom tre månader från angivet slutdatum kommer detta göras av Registraturen. Det går självklart bra att stänga det innan dess, i vanlig ordning, om samtliga tillhörande handlingar redan diarieförts.

Kompletterande data

Om du vet att det finns ett anknutet ärende, t.ex. ansökningsärendet, inkludera diarienumret för detta (i formatet F 2020/*, med mellanrum mellan seriebokstav/-stäver och årtal), så kopplar vi dem i W3D3, alternativt kompletterar ansökningsärendet.
Om bara en del av summan går till Lunds universitet kan detta anges här.
Om sådana finnes och detta inte framgår av underlaget.
Övrig information.

Kontakt

Jörgen Persson

Kontraktsregistrator
jorgen [dot] persson [at] fs [dot] lu [dot] se

Dokumenthanteringsplanens förstasida

Dokumenthanterings-plan

Dokumenthanteringsplanen (PDF, 2,8 MB, ny flik)

Delegationsordning, avtal och Rektors signatur

Delegationsordningen styr vem som har rätt att teckna avtal i Lunds universitets namn. Om ett bidragsavtal överstiger 20 miljoner kronor eller om ett uppdrags- eller samarbetsavtal överstiger 10 miljoner kronor, då måste det enligt delegationsordningen godkännas av Rektor.

Uppdrags- och samarbetsavtal mellan 5 och 10 miljoner kronor ska signeras av dekan. 

Löpande kontroller av forskningskontrakten sker kvartalsvis. Kontrollera därför att rätt person signerat redan från början.

Mer ingående instruktioner samt checklistor återfinnes här:

Senast uppdaterad: 2025-03-20 | ellen [dot] jokela_masback [at] fs [dot] lu [dot] se