Myndigheter i sociala medier

Genvägar på sidan:

• Myndighetsansvar gäller även i sociala medier
• Arkivering och gallring
• Avveckling

Kontakta gärna närmsta kommunikatör för att diskutera om, och i så fall hur, du kan använda sociala medier i din verksamhet.

Kontakta en kommunikatör 

Myndighetsansvar gäller även i sociala medier 

Som myndighet får vi inte sätta upp en kanal utan att ta hand om den. Vi har också ansvar för det material vi publicerar i kanalen och, i vissa fall, även för det andra publicerar. Det är därför viktigt att du inte publicerar personuppgifter eller upphovsrättsskyddat material i sociala medier. Material som är upphovsrättsskyddat får inte användas utan tillstånd. Var också alltid noga med att ange varifrån materialet kommer, om det inte är ditt eget eller universitetets innehåll. 

Eftersom vi är en myndighet är vi även skyldiga att svara på, eller på annat sätt hantera, inkommande frågor från enskilda så snart som möjligt och utan onödigt dröjsmål. Är en fråga väldigt omfattade och svaret därför drar ut på tiden bör du informera frågeställaren om det. Läs mer om detta på nedanstående sida: 

Hantera kommentarer

En enskild forskare med ett personligt konto på sociala medier som används för att kommunicera, helt eller delvis, forskning vid universitetet, företräder inte myndigheten och har därför inte samma skyldigheter. Tänk dock på att du har en stark koppling till Lunds universitet och att sunt förnuft alltid gäller. 

Innehåll räknas som allmänna handlingar

Det material som vi och andra publicerar i Lunds universitets sociala medie-kanaler blir alltid en allmän handling, det vill säga offentligt och tillgängligt för alla. 

Om arkivering och gallring längre ner på denna sida

Offentlighet och sekretess

En del material kan omfattas av sekretess och får därmed inte publiceras eller lagras av myndigheten i sociala medier. 

Läs mer på sidorna om Juridik

När får du ge råd och upplysningar?

Det är viktigt att inte ge råd och upplysningar i ärenden som rör enskilda personer. I sådana fall bör du hänvisa till den avdelning eller person inom universitetet som kan hjälpa frågeställaren, och flytta över ärendet till en mer passande kanal (så som e-post eller telefon). När det inte rör sig om personärenden är det självklart bra att ge råd och upplysningar direkt i kommentarsfältet, så att fler får ta del av dessa. 

Informera om att Lunds universitet är avsändare

Som myndighet är det viktigt att tydligt tala om vem som står bakom kanalen. Användarna ska veta att informationen kommer från Lunds universitet och att det är en representant för organisationen de kommunicerar med. Det ska också vara tydligt för besökaren vad syftet med kanalen är och vilka “spelregler” som gäller, det vill säga exempelvis vad man får skriva i kanalen och vad som händer om man lägger upp olagligt eller olämpligt material. Exempel på vad du bör skriva i din kontobeskrivning hittar du på nedanstående sida:

Kontobeskrivning, namn och profilbild

Gränsen mellan privat och offentligt

Att dra gränsen mellan privat och offentligt kan vara svårt. Som arbetsgivare har Lunds universitet ingen rätt eller önskan att lägga sig i vad du gör på din fritid. Yttrandefriheten gäller oinskränkt för alla. Däremot bör ett konto som kommunicerar i Lunds universitets namn inte kommentera, gilla eller dela inlägg som inte har koppling till forskning och utbildning eller som saknar relevans för universitetets verksamhet.

Arkivering och gallring

När Lunds universitet kommunicerar med omvärlden (med privatpersoner, företag, organisationer, andra myndigheter etcetera) blir dokumentationen (brev, e-post, tjänsteanteckningar efter samtal, inlägg och kommentarer i sociala medier och så vidare) i regel en allmän handling. Detta ställer särskilda krav på vårt ansvar för denna dokumentation och kan innebära att den måste arkiveras.

På grund av att det är tekniskt svårt att arkivera allt material som delas på sociala medier – eftersom det lagras hos externa aktörer – rekommenderas generell försiktighet med vilken typ av information som läggs ut. Tänk på att: 

• Använda sociala medier främst för den typ av information vilken är, som lagen säger, av ”ringa och tillfällig betydelse” och som myndigheten därför inte har skyldighet att bevara långsiktigt.
• Om du lägger ut viktigare och mer långsiktigt relevant information på sociala medier, se då till att denna även parallellt finns dokumenterad på ett säkert sätt inom myndigheten, på universitetets egna webbplatser, på papper, i ett ärendehanteringssystem eller liknande. Du behöver då inte tänka på att kunna bevara den ”kopia” som ligger i den sociala kanalen.

Riktlinjer för gallring

Avdelningen Dokumenthantering har tagit fram riktlinjer för bevarande och gallring av information i sociala medier:

Riktlinjer för bevarande och gallring av information i sociala medier (ny flik, 2 MB)

Avveckling

I en del fall finns det behov av att skapa konton i sociala kanaler som bara ska vara aktiva under en begränsad tid. Det kan också finnas andra anledningar till att ett konto behöver avvecklas, till exempel om ett projekt eller en verksamhet läggs ner, om förutsättningarna för kanalen ändras eller om målgruppen eller engagemanget inte längre finns där. Som myndighet har vi samma ansvar för kontot oavsett om det är aktivt eller ej. 

Viktigt att tänka på när du avvecklar ett konto

• Informera besökaren om att kontot inte längre är aktivt. Denna information bör vara lätt att finna för såväl återkommande som nya besökare.
• Hänvisa till alternativa kanaler, så som en webbplats, en annan social kanal eller en e-post.
• Om ingen längre har möjlighet att regelbundet bevaka inkommande kommentarer eller inlägg, stäng av denna funktion om möjligt (alla kanaler har dock inte denna möjlighet och om så inte är fallet bör kontot stängas ner).
• Om du ska ta bort ett konto helt behöver du vara administratör för sidan/kontot. Information om hur du går tillväga brukar finnas på kanalens hjälpsidor. 
• Vid beslut om att ett konto ska stängas ner ska också en dokumentationsbedömning göras, och innehåll som bevaras ska sparas på en lokal serveryta. Vid bedömningen ska det beaktas om sidan, inläggen eller kommentarerna har:
  • rönt ovanligt stort allmänt intresse
  • kulturhistoriskt värde
  • värde för forskningen
  • värde för att förstå övriga arkivbildningen (särskilt när närvaron på sociala medier är central för den organisatoriska enhetens verksamhet).