Distansarbete

Innehåll på sidan:

• Distansarbete på Lunds universitet
• Vem kan arbeta på distans?
• Skriftlig överenskommelse med närmaste chef
• Omfattning
• Definitioner av arbetsplats
• Arbetsuppgifter
• Arbetstid och tillgänglighet
• Delat ansvar för arbetsmiljön
• Försäkring
• Utrustning och säkerhet
• Dialog med närmaste chef

Distansarbete på Lunds universitet

Med distansarbete avser universitetet arbete som regelbundet utförs i hemmet eller på annan överenskommen plats utanför huvudarbetsplatsen, med fullgott försäkringsskydd, en eller flera dagar i veckan, inom landets gränser. 

Utgångspunkten i universitetets riktlinjer för distansarbete är att  

• Lunds universitet är ett campusuniversitet vilket innebär att utbildning och forskning i huvudsak bedrivs på campus
• distansarbete kan bidra till effektivitet utifrån verksamhetens och den anställdas behov
• distansarbete är en möjlighet för anställda som får tillämpas om det gagnar verksamheten, när arbetsuppgifternas art och verksamhetens behov medger det
• distansarbete varken är en rättighet eller en skyldighet.

Vem kan arbeta på distans?

Universitets riktlinjer för distansarbete gäller anställda vid universitetet, med undantag för de som omfattas av arbetstidsavtal för lärare eller lokalt chefsavtal.

Skriftlig överenskommelse med närmaste chef

Distansarbete kräver skriftlig överenskommelse med närmaste chef. Överenskommelsen kan sägas upp av båda parter med en uppsägningstid på en månad. Om överenskommelsen inte följs kan den avslutas med omedelbar verkan.

Du är alltid välkommen till huvudarbetsplatsen

Även om du har skrivit en överenskommelse om distansarbete med din chef så är du alltid välkommen till din huvudarbetsarbetsplats på universitetet de dagar som du planerat att arbeta på distans.

Omfattning

Den anställda ska vara närvarande på huvudarbetsplatsen i den omfattning verksamheten och arbetsuppgifterna kräver. Distansarbete ska förläggas med utgångspunkt i verksamhetens behov.

Huvudregeln är att distansarbete får uppgå till högst 40 procent av arbetstiden. Överenskommelse om distansarbete omfattande mer än 40 procent av arbetstiden görs av närmast överordnad chef. 

Definitioner av arbetsplats

Huvudarbetsplats

Fysisk arbetsplats i byggnad på Lunds universitet.

Distansarbete

Arbete som regelbundet utförs i hemmet, eller annan överenskommen plats utanför huvudarbetsplatsen, med fullgott försäkringsskydd, en eller flera dagar i veckan inom landets gränser men även vid två specifika tillfällen i utlandet. Dessa tillfällen är:

1. Då arbetstagare som har arbetsplatsen förlagd till Sverige normalt dagpendlar från hemmet i Danmark. Detta om distansarbetet sker från hemmet och på ett motsvarande sätt som gäller hos arbetsgivaren vid distansarbete som sker inom Sveriges gränser. 
2. Då arbetstagare under en kortare period (en till två veckor) vid enstaka tillfällen distansarbetar från annat land inom EU/EES.

Tillfällig arbetsplats

Möjlighet att tillfälligt, om arbetsuppgifternas art och verksamhetens behov medger detta, kunna arbeta på annan plats än huvudarbetsplatsen. Med tillfällig arbetsplats avses hemmet alternativt annan överenskommen plats, med fullgott försäkringsskydd. Tillfällig arbetsplats förutsätter muntligt medgivande från närmsta chef. 

Tillfälligt arbete på annan plats (tillfällig arbetsplats) och tjänsteresor omfattas inte av universitetets riktlinjer vid distansarbete.

Arbetsuppgifter

Chef och anställd ska gemensamt definiera arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete och komma överens om hur arbetet ska redovisas och följas upp. Det är chefen som slutligen beslutar vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans, med utgångspunkt i verksamhetens behov. Arbetsuppgifter som medför särskilda risker får inte utföras på distans

Arbetstid och tillgänglighet

Vid distansarbete regleras arbetstiden enligt gällande flextidsavtal.

Oavsett var du utför dina arbetsuppgifter ska du som anställd vara tillgänglig under arbetstid genom att svara i telefon, kommunicera via mejl, delta på digitala möten och i övrigt bidra till att främja kontakten med kollegor och intressenter.

Delat ansvar för arbetsmiljön

Din chef har ansvaret för arbetsmiljön oavsett om du är på arbetsplatsen i universitetets lokaler eller på distansarbetsplatsen. Både arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter gäller. Du som anställd ansvarar för att distansarbetsplatsen fungerar som den ska och ska delta i arbetsmiljöarbetet genom att rapportera risker som skulle kunna leda till sjukdom eller olycksfall.

Din chef och skyddsorganisation (skyddsombud) ska på särskilt förekommen anledning beredas tillträde till distansarbetsplatsen för att kontrollera arbetsplatsens närmare utformning.

Försäkring

Arbetsgivaren ansvarar för att du som anställd är försäkrad mot arbetsskada, det vill säga skador som sker i direkt anslutning till det arbete du utför på distansarbetsplatsen.

Arbetsgivaren svarar även för försäkring av den informationsbärande utrustning (dator och telefon) som du tar med dig hem och använder för distansarbete. Arbetsgivaren ansvarar dessutom för teknisk support och försäkring av arbetsutrustning samt skada eller förlust av utrustning och annan egendom som tillhör arbetsgivaren.

Som anställd ansvarar du för att tillräckligt försäkringsskydd finns där du arbetar på distans.

Utrustning och säkerhet

Vid distansarbete får endast verktyg och kommunikationskanaler som arbetsgivaren har tillhandahållit (det vill säga laptop och mobiltelefon) användas.

VPN-uppkoppling ska alltid användas. Datorn ska skyddas och det måste säkerställas att känslig information inte är tillgänglig för utomstående. Universitetets regler och rekommendationer gäller även vid distansarbete.

Dialog med närmaste chef

Om du är intresserad av möjligheten till distansarbete, ta del av riktlinjerna för distansarbete och kontakta din närmaste chef för en dialog om hur möjligheterna ser ut på din arbetsplats och för din funktion.