Att boka resan
Så här gör du när du ska boka en tjänsteresa.
Tågresor inom Europa
Nu blir det lättare för medarbetare vid Lunds universitet att ta tåget ner i Europa. Det gör att vi kan minska klimatavtrycket från våra tjänsteresor ytterligare. Från 1 juni 2023 bokas alla tågresor till utlandet genom den danska tågresebyrån Togrejse via länk till ett formulär, som finns att hitta i Lupin/Proceedo. Alla flygresor, flygtransferresor, tåg i anslutning till flygresor och inrikes tågresor bokas däremot som tidigare via BCD Travel.
Nytt avtal för resebyråtjänster
Lunds universitet har upphandlat nytt avtal för resebyråtjänster och ny leverantör är BCD Travel Sweden AB från och med 1 februari 2023.
Bokningar kunde göras med Egencia till och med sista januari, efter det datumet är Egencia endast behjälpliga med om- och avbokningar.
Alla tjänsteresor ska bokas hos de resebyråer som universitetet har avtal med. Det gäller alla resor som Lunds universitet betalar för (för medarbetare och personer som reser på uppdrag av universitetet). Endast anställda kan boka resor på avtalet.
- Alla tågresor inom Europa bokas genom den danska tågresebyrån Togrejse via ett formulär i Lupin.
Läs mer om bokning av utrikes tågresor - Alla flygresor, flygtransferresor, tåg i anslutning till flygresor, boende och inrikes tågresor bokas via BCD Travel.
Läs mer om bokning av boende, inrikes tågresor, flygresor och flygtransferresor
Om resan är bokad genom BCD Travel Sweden AB kan universitetet snabbt lokalisera universitetets resenärer vid en incident eller terrorattack och hjälpa till med hemresa.
Läs mer om hur du ombokar eller avbokar en resa bokad hos tidigare resebyrån Egencia
Var förberedd
- Är priset extra viktigt? Var tydlig med det när du pratar med resebyrån.
- Var förberedd när du pratar med resebyrån. Var ska du åka? När? Byten?
- Ta med så mycket som möjligt: hotell, anslutande tåg, buss, flygtaxi, och så vidare.
- Det är viktigt att du tydligt uppger om du vill att resebyrån ska göra en preliminär bokning eller en definitiv bokning.
- Glöm inte att bekräfta bokning.
- När du får din bokningsbekräftelse är det viktigt att du kollar att alla uppgifter stämmer.
Lokala resor
Läs mer om kollektivtrafik, tjänstecykel, privat bil, hyrbil samt taxi- och busstjänster.
Flera som ska resa tillsammans?
Överväg noga om flera nyckelpersoner, exempelvis hela institutionsstyrelsen, bör resa med samma flight eller buss, om något skulle hända.
Telefoni på resande fot
Kontrollera villkoren för mobilabonnemanget och taxor för surf och telefoni vid utlandsresor.
Information kring coronaviruset/covid 19
Om du beviljats tjänsteresa till land där reseintyg för genomfört PCR- och/eller antigentest för covid-19 krävs för inresa, ska arbetsgivaren stå för eventuella kostnader för genomförande av testning/erhållande av reseintyget. Eventuella kostnader för provtagningar ska belasta det lokala kostnadsstället. Ersättning för PCR- och/eller antigentest för covid-19 utgår endast då testning krävs i samband med tjänsteresa.
Informationen uppdateras dygnet runt och finns på engelska i självbokningssystemet, Cytric.
Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)
Ladda gärna också ner Utrikesdepartementets app – Resklar - för deras senaste information:
Här hittar du appen Resklar (Utrikesdepartementets webbplats)
Ska du resa inom EU kan du också hitta bra information på Europeiska unionens webbplats. Här kan du klicka på ”Travel” och skriva in din resplan för att få fram vad som krävs i resp. Land.
Re-open EU (Europeiska unionens webbplats)
Tidigare bokningar hos Egencia
Tidigare bokningar gjorda med Egencia till och med 31 januari, hanteras av Egencia. Efter det datumet är Egencia endast behjälpliga med de bokningar som gjorts hos dem. E-post: customer_service [at] egencia [dot] se, telefon: +46 85 171 0836.
Försäkringar vid resa i tjänsten
Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.
FAQ - Resa i tjänsten
Instruktioner och kontaktuppgifter i olika reserelaterade frågor.
Kontakt - resa i tjänsten
Flyg och boende samt inrikes tåg via resebyrån BCD Travel AB
Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Support och frågor kring självbokningssystemet Cytric: clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu (clienttechnologysupport[at]bcdtravel[dot]eu)
Personlig service
Tid: 08:00-17:00
Telefon +46 8 505 461 12
E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se
Efter kl 17:00 kopplas du vidare till BCD 24-timmarsservice. Var medveten om att servicearvodet är högre efter arbetstid.
Bokning av gruppresor (10 personer eller fler)
BCD Travel Meetings & Events
Telefon +46 8 5054 6373
E-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com
Frågor om fakturor och krediteringar
BCD Travel AB
E-post: fakturafragor [at] bcdtravel [dot] se
Boka tågresor inom Europa via resebyrån Togrejse
Kontaktinformation till resebyrån Togrejse (LU Box - logga in med Lucat-id)
Boka taxi
Taxiresor bokas från 1 september 2022 med Flygtaxi.
Avtalet med Flygtaxi omfattar hela Sverige samt resor till och från Norge, Danmark och Finland.
Hyrbil via LU Service
Campusservice
campusservice [at] service [dot] lu [dot] se
Hjälp med tolkning av föreskrifter
Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.
Inspiration - tågresor utrikes
- Lovisa Brännstedt som forskar i antikens kultur och historia tar gärna tåget till Rom – lu.se
- Alexandra Nikoleris tycker det är perfekt att åka tåg till konferenser – lu.se
- Få inspiration från andra medarbetares tågresor på tågresebloggen: LU Sustainable travel stories
- Läs LUM-artikeln: Tog tåget till mötet på Mallorca | Lunds universitet