Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Bevara och gallra

Grundtanken med arkivering är att bevara information. Gallring ska göras på ett sätt som minimerar informationsförlust. Gallring får aldrig äga rum utan stöd i bestämmelser.

Vad innebär gallring?

Med gallring menas att information för alltid förstörs i sin helhet (kastas, strimlas, bränns, raderas elektroniskt med mera). Du måste se till så att gallring inte sker ofrivilligt genom överföring till ett annat medium, till exempel vid konvertering från formatet Word till PDF-A. Förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet är också gallring. 

Vilka handlingar får gallras?

Statliga myndigheter får endast gallra de allmänna handlingar som finns angivna i föreskrifter från Riksarkivet. Vilka handlingar som får gallras vid Lunds universitet anges i vår dokumenthanteringsplan och i särskilda gallringsbeslut. Dokumenthanteringsplanen kan ses som universitetets samlade gallringsbeslut. Gallra aldrig någonting innan du är säker på att det är tillåtet och efter det att gallringsfristen har löpt ut. 

Öppna dokumenthanteringsplanen (PDF, 2,13 MB, ny flik).

Handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet får gallras även om de inte anges specifikt i dokumenthanteringsplanen. Exempel på sådana handlingar är reklam, information för kännedom, rutinartade förfrågningar och kopior/dubbletter. Underlag som utgör rent arbetsmaterial får även gallras när den slutgiltiga handlingen är upprättad. Men tänk på att även arbetsmaterial kan vara värt att bevara i vissa sammanhang, till exempel forskning.

Gallringsbestämmelserna säger att myndigheten får gallra handlingar, inte att vi måste. Ibland bör handlingar som får gallras istället sparas av till exempel kulturarvsskäl eller historiska skäl. Är du osäker på om något är lämpligt att gallra – kontakta Universitetsarkivet på universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se.

Gallring av forskningshandlingar

Det finns en särskild gallrings- och bevarandeplan för forskningshandlingar vid Lunds universitet, och några fakulteter (humanistiska och teologiska, medicinska och samhällsvetenskapliga) har egna planer.

Läs mer om arkivering av forskningshandlingar.

Gallring i relation till EU-projekt

Handlingar kopplade till projekt som helt eller delvis är finansierade av Europeiska unionen kan behöva sparas längre tid än vad som gäller övriga gallringsbara handlingar. Detta beror på EU:s krav på revision. För att förenkla administrationen och samtidigt säkerställa att gallring sker först efter att alla revisionstider gått ut, ska sådana handlingar gallras först efter 17 år. 

Gallring av elektroniska handlingar

Samma gallringsregler gäller för elektroniska handlingar som för fysiska handlingar. Följ dokumenthanteringsplanen för instruktioner om vilka handlingstyper som ska bevaras respektive gallras.

Elektroniska handlingar som innehåller integritetskänsliga uppgifter och/eller omfattas av sekretess ska förvaras säkert. Dessa handlingar ska diarieföras eller registreras i annat system enligt dokumenthanteringsplanen och sedan raderas från den tillfälliga förvaringsplatsen, till exempel telefon, e-postprogram, socialt medium och dator. För säkerhetsklassad information är det viktigt att se till att all information även raderas från datorns papperskorg och att säkerhetskopior raderas. 

Läs mer om personuppgiftshantering

Att hantera gallringsbara handlingar

Varje verksamhet hanterar själv sina gallringsbara handlingar, eftersom Universitetsarkivet för förvaring endast tar emot handlingar som ska bevaras. Placera de gallringsbara handlingarna i samma arkivlokal som de handlingar som ska bevaras. 

Läs mer om godkända arkivlokaler

Kontakt

Universitetsarkivet
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 16 70
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.

Postadress
Lunds universitet
Avdelningen för dokumenthantering
Box 117
221 00 Lund

Internpost HS 62

Besöksadress
Arkivcentrum Syd, Porfyrvägen 20
224 78 Lund