Utresandeprocess

Utlysning av de universitetsgemensamma platserna föregås av en fördelningsprocess en gång om året. I juni fördelas platser för nästföljande läsår. En preliminär version av fördelningen skickas ut i juni. Det slutgiltiga fördelningsarket är vanligtvis färdigsammanställt början av oktober. 

Fördelningsarket hittas i LU Box – Kontakta Marie Herner Hällström för att få tillgång
 till aktuellt dokument

Höst- eller vårterminsplats

I dokumentet ”När kan man utlysa vad?” (LU Box – ”UT: När kan man utlysa vad?”) hittar du information om vilka universitet som kan utlysas på höst-/vårtermin. Dokumentet utgår från de två datum fakulteten behöver skicka nomineringsinformation till Mobilitet och mottagande den 25 januari/ 1 april. 

I LU Box hittar du "UT: När kan man utlysa vad?"

Ta reda på om kursutbudet vid de universitetsgemensamma platserna passar studenterna vid din fakultet och om det finns kursrestriktioner inom de ämnesområden som intresserar studenterna vid din fakultet. 

Du hittar denna information om de universitetsgemensamma universiteten i SoleMove under fliken 'Destination search'. 

Så här gör du: Använd sökverktyget och ’Advanced search’, sortera fram universitetsgemensamma avtal genom att välja ’exchange program’ UNIWIDE, se sedan under ’Additional Information’.

Gå till 'Destination search' i SoleMove

För frågor om fördelningsprocessen, kontakta gruppchef vid Mobilitet och mottagande. 

För frågor om enskilda universitet bland de universitetsgemensamma avtalen, kontakta aktuell handläggare i Mobilitet och mottagande

All utbytesmobilitet förutsätter att det finns ett giltigt utbytesavtal. Den som har tecknat och/eller administrerar avtalet är ansvarig för följande uppdateringar i SoleMove:

• Kontrollera giltighet av avtal och förnya avtal vid behov. Avtalets slutdatum måste alltid dubbelkollas. Observera att avtal som har gått ut inte kan läggas till i en utlysning. För att universitet inte ska synas för studenter i sökverktyget måste du ändra till status ’passivt’ i Units & Partners.
• Uppdatera antal platser och månader för både in- och utresande. En terminsplats motsvarar fem månader.
• Kontrollera att rätt "study cycle" och "availability" är inlagt.
• Kontrollera att rätt ’EU subject area code’ för avtalet använts (krav från EWP att endast 4-siffriga koder används). Viktigt att även studenterna hänvisas att fylla i samma ämneskod som avtalet i sin ansökan, speciellt för Erasmus+ avtal. Felmeddelande kan annars visas ut vid tilldelning/nominering till utbytet.
• Kontrollera och uppdatera information om avtalet och partner.
• Signera Erasmus utbytesavtal digitalt i SoleMove och skicka det till partneruniversiteten via Erasmus Without Paper. Mer information om EWP hittas i SoleMove Teams.

"Subagreement"

• Fördelade platser från universitetsgemensamma avtal ska läggas in och göras tillgängliga per fakultet i olika "subagreements". Antalet platser uppdateras av MMS enligt fördelningsbeslutet.
   

Utresande utbytesstudenter hänvisas att följa den tillgänglighetsanpassade ansökningsguiden som SoleMove-supporten tagit fram för att stötta studenterna under ansökningsperioden. Guiden är på engelska.

Hänvisa studenter till SoleMoves ansökningsguide för utresande utbytesstudenter på lunduniversity.lu.se

Information om partneruniversiteten som ligger i ”Additional Information” är alltid tillgänglig i SoleMove och sökbar för studenter, även utanför ansökningsperioderna. Tänk på att denna information måste vara uppdaterad senast vid ansökningsperiodens början. Gör det så enkelt som möjligt för studenterna att jämföra information om olika universitet genom att strömlinjeforma informationen. 

Följande information behöver finnas om partneruniversiteten: 

• Länk till information om utbytesstudier och kursutbud
• Studieperioder och länk till akademisk kalender
• Språkinformation (förkunskaper, språktest och tillgängliga språkkurser)
• Kursnivå och kursinformation inkl. kursrestriktioner (undergrad./ grad)
• Antal poäng för heltidsstudier
• Försäkringsinfo
• Bostadsinfo
• Service för studenter med funktionsnedsättningar
• Kostnader
• Specifika stipendier

Fördelade platser från universitetsgemensamma avtal är tillgängliga per fakultet i olika "subagreements". Vid behov kan fakulteten själv lägga in särskild information om partneruniversitetet i "Additional information".

Hitta "Additional Information" om partneruniversitet i SoleMove via sökverktyget 'Destinations search'

För att lägga till information om partneruniversitet i ”Additional Information” i SoleMove, gå via fliken ”Agreements”.

SoleMove-manual ”Instruktioner om partners och avtal” hittas i Sharepoint

SoleMove räknar av använda platser inom en utlysning, per läsår. Notera att systemet inte räknar antalet terminsplatser enligt avtalet, utan utgår ifrån antalet använda månader. Detta innebär att om fakulteten har 5 platser (25 månader) tillgängliga och nominerar 4 (20 mån) studenter, så finns det 1 plats kvar till restutlysningen. När du skapar din restutlysning kan du använda funktionen ”Places available” i ”Application periods” gränssnittet. Avräkningen av platser fungerar enbart per läsår, förutsatt att rätt antal platser och månader har lagts till i alla avtal.

Det är lämpligt att ha följande i åtanke vid nominering till universitetsgemensamma platser:

• Studierna bör kunna tillgodoräknas.
• Studieplanen får inte innehålla kurser som är ”restricted” vid partneruniversitet.
• För universitet med höga språkkrav är det lämpligt att särskilt se till studentens kunskaper i engelska. Det finns i dagsläget ingen rekommendation för hur detta bör göras. 
• Vissa universitet kräver att studenterna ska ha över ett visst snittbetyg. 

Beslut om nomineringar av studenter till universitetsgemensamma utbytesplatser ska vara handläggare vid Sektionen Globalt engagemang tillhanda (i SoleMove).

• 25 januari
• 1 april

Handläggare vid Mobilitet och mottagande hanterar de studenter som har nominerats till universitetsgemensamma platser och tar kontakt med studenterna senast en månad efter ovan nämnda deadlines. Det är bra om studenten får information från fakulteten om ungefärlig tidpunkt när handläggare vid Sektionen Globalt engagemang beräknas ta kontakt, för att undvika onödig oro och frågor. 

Om studenten lämnar återbud till sin plats innan nomineringsdeadlines ovan hanteras återbud av fakulteten.

Om en fakultet har tomma platser kvar på universitetsgemensamma avtal efter att ha utlyst platserna till studenterna, finns två alternativ:

1. Platserna sparas till planerad restutlysning.
2. Platserna sparas till kommande läsår för att ingå i nästa fördelningsprocess.

Om fakulteten överväger att spara platserna till den egna fakultetens restutlysning är det viktigt att först titta igenom dokumentet ”När kan man utlysa vad” i LU Box för att säkerställa att universitetet har tillräckligt sen ansökningsdeadline för att kunna ingå i en restutlysning.

MM fördelar inte längre återlämnade platser mellan fakulteter, utan sparar dem till kommande läsår. Platserna kommer att ingå i nästa omgång ordinarie utlysningar (i enlighet med minnesanteckningar från Interhand februari 2024).

1. Student nomineras i SoleMove av fakulteten. Deadline: 25 januari/1 april.
2. Fakultet meddelar Ladok vilka ”åtagande” som ska skapas (”åtagande” är avgörande för vilken institution som mottar HST för studenten som ska åka ut). Ett aktivt avtal måste finnas i SoleMove – i både ’Units & Partners’ samt ’Agreements’. Nya avtal måste ha skapats i Units & Partners samt Agreements i SoleMove. Ladok (Per Auster) skickar ut en förteckning över befintliga partnerlärosäten (Ladokavtal) och tillfällen. Listan gäller för in- och utresande. Fakulteter och Sektionen Globalt engagemang måste meddela vilka som tillkommit och vilka som lagts ner. Se mejl från Per Auster som skickas ut i mitten på februari/augusti. Deadline: 1 mars/1 september.
3. Avtalstillfällen skapas i Ladok. Deadline: 31 mars/30 september.
4. Fakulteter och MM måste ha antagit studenterna i Ladok som ska på utbyte. Deadline: 1 maj/1 november.

I LU-box hittar du en manual ’Ladok-utresande’ som visar hur du lägger till förväntat deltagande till utbytet

Mobilitet − utbyteshantering och praktik, LU Box (kräver inloggning)

Vid ankomst till värduniversitetet ska studenten självregistrera sig i Ladok som en bekräftelse på deltagande i utbyte. Självregistreringen är en slutgiltig bekräftelse för CSN. Registreringen innebär också att fakulteter och institutioner får HST för registreringen. 

Om självregistreringen uteblir läggs återbud in, vilket leder till att CSN stoppar eventuella studiemedelsutbetalningar och ingen HST faller heller ut på fakulteter och institutioner.

Handläggaren ansvarar för att informera studenten om registrering i Ladok vid ankomst. Vanligtvis skickas en påminnelse ut från Ladok strax innan mitten på terminen. Påminnelsen skickas till studenten med kopia till fakulteternas funktionsepostadresser.

Du kan söka upp dina studenters status i Ladok genom att följa manualen hur man söker ut utresande. 

"Manual Ladok söka ut utresande" hittas i LU Box

Handläggaren markerar avhopp i SoleMove (Cancelled) och ber studenten registrera i Ladok att "återbud" alternativt "avbrott" skett. Om det uppstår något problem uppmanas handläggaren att kontakta Ladok.

• Återbud – nominerad student lämnar återbud innan utbytet har påbörjats.
• Avbrott – nominerad student avbryter ett påbörjat utbyte/kurs.


För universitetsgemensamma platser, ska ansvarig fakultet och MM informera varandra.

Om utbytet ursprungligen var på två terminer (60 hp), och studenten avbryter efter en termin (30 hp), förkortas utbytet enligt nedan: 

• Förkortning av utbyte: Be Ladok göra ett tillfällesbyte från 60 till 30 hp. Borttag av 60 hp åtagande, inläggning av 30 hp åtagande.
• Förlängning av utbyte: Be Ladok göra ett tillfällesbyte från 30 till 60 hp. Borttag av 30 hp åtagande, inläggning av 60 hp åtagande.

Vi vill inte censurera reseberättelser. Om reseberättelsen innehåller information som du inte vill publicera, till exempel stark kritik av värduniversitetet, studielandet, landets invånare eller påhopp på namngivna personer, kontakta studenten och berätta vilken del av innehållet som du är tveksam till att publicera. I diskussion med studenten upptäcks kanske att det är fråga om ett missförstånd eller en olycklig formulering. I så fall kan du föreslå att studenten förtydligar texten innan du publicerar. Om studenten inte vill uppdatera texten, kan vi meddela att vi har mottagit reseberättelsen, men att vi väljer att inte publicera den på grund av de anledningar som du väljer att lista.

Gå till www.utlandsstudier.lu.se

Kontakta ansvarig för reseberättelsesystemet: reseberattelser [at] global [dot] lu [dot] se (reseberattelser[at]global[dot]lu[dot]se)

I dokumentet ”Antal poäng per termin” (LU Box – ”UT: När kan man utlysa vad? Antal poäng per termin”) hittar du en rekommendation från Mobilitet och mottagande gjord i överenskommelse med Interhand.

Gå till dokumentet ”Antal poäng per termin” i LU Box (ny flik)