Tips och råd för ditt e-postande
för extern och intern e-post
Här är rekommendationer för hur du kan hantera e-post vid Lunds universitet. Syftet är att effektivisera våra kommunikationsvägar och underlätta för mottagare.
Generella tips
- Skicka hellre ett e-postmeddelande per ärende än flera ärenden i ett e-postmeddelande.
- Undvik onödiga e-postmeddelanden. Tänk efter innan du använder svara alla.
- Använd gärna "autosvar" när du är borta från datorn en längre tid. Hänvisa till kollega om möjligt.
- Återanvänd gärna standardiserade svar som mallar för återkommande e-post.
- Informera om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter, se exempel.
E-postutskick
Mottagare
- Tänk noga igenom VEM som ska få informationen.
- Undvik att skicka till fler mottagare än de som är berörda. Men om det är en pågående konversation där motparten cc:at fler så är ofta tanken att dessa är berörda.
- Skriv överst i meddelandet vem det är riktat till och vilka som får det med cc, till exempel: ”Till alla ansvariga för ekonomifrågor..."
Innehåll
- Beskriv ditt ärende i ämnesraden, det gör det lätt att söka.
- Ange även e-postmeddelandets syfte i ämnesraden, till exempel ”för kännedom” ”för spridning” eller ”för åtgärd”, om relevant.
- Skriv begripligt! Använd inte krångliga och byråkratiska begrepp.
- Specificera vad som förväntas av mottagaren, till exempel "Varje enhet ska inkomma med svar på …’
- Använd gärna punktlista om det är flera punkter.
- Vid hänvisning till mer information eller anmälan, använd alltid en klickbar länk. Då slipper mottagaren lägga tid på att söka upp detta själv.
- Om du har en bifogad fil skriv ut det i texten.
- Var sparsam med utropstecken och stora bokstäver. Använd god ton.
- Avsluta med en signatur enligt LU:s rekommendation.
Vidarebefordran av information
- Vid vidarebefordran: Rensa e-postmeddelandet på oväsentlig information, tidigare konversationer och mottagare etc.
- Lyft det som är relevant för mottagaren. Tydliggör varför mottagaren får informationen.
- Om du vill att informationen ska spridas, förbered en färdig text för spridning som är lätt att använda rakt av, gärna både på svenska och engelska.
Tänk på!
- Att undvika att skicka känslig information via universitetets e-postsystem. Läs mer om GDPR för e-post
- Att undvika att e-posta sådant som ingen annan än mottagaren ska läsa
- Att endast använda privata e-postkonton för privat e-post och skicka och ta emot arbetsrelaterad e-post endast via universitetets e-postkonto.
Allmän handling och arkivering
Tänk på att e-postmeddelanden som du skickar (och tar emot) kan vara en allmän handling. Vilka e-postmeddelanden som är allmänna handlingar bestäms dels av innehållet, dels av vem som är avsändare eller mottagare.
Begreppsförklaring
CC/Kopia
Om du är inkopierad (med cc) är informationen för kännedom, inte för agerande.
Vidarebefordran/FWD
Används när mottagaren kan ha nytta av informationen. Om mejlet kräver en respons och du vill skicka detta vidare ska du klippa ut och klistra in det väsentliga ur inbjudan och skicka i ett separat e-postmeddelande.
Överväg vilka som kan ha nytta av informationen och skicka det inte slentrianmässigt till ”alla”.
Svara alla
Använd bara ”svara alla” om det är viktigt att alla i mejlkonversationen ser vad som skrivs. Använd aldrig ”svara alla” för "Tack”, ”Krya på dig”, ”Jag vill ha vegetariskt”.
Kontakt
Anna Mansfeld
Anna [dot] Mansfeld [at] kommunikation [dot] lu [dot] se (Anna.Mansfeld@kommunikation.
lu.se)
Tel: 046-222 31 58
Kommunikativt verksamhetsstöd,
sektion Kommunikation
E-postlathund
- Ange SYFTET med mejlet (för kännedom/ spridning/ åtgärd).
- Var tydlig med DEADLINE.
- Var tydlig med MOTTAGARE.
- Skriv BEGRIPLIGT. Använd inte krångliga och byråkratiska begrepp.
- Specificera vad som FÖRVÄNTAS.
- Underlätta för mottagaren, LÄNKA till mer information om relevant.
- Vid vidarespridning, förbered FÄRDIG TEXT.
- Avsluta med SIGNATUR enligt LU:s rekommendation.
Ladda ner en utskriftsvänlig lathund i visitkortsformat (pdf, 78 kb, ny flik)
Illustrativ e-postlathund
Klicka för att få större bild
Tänk klarspråk:
- Vad är syftet med min text?
- Vad är huvudbudskapet?
- Vilket resultat vill jag uppnå?
Mottagarfokus
- Vad vet läsaren redan om det jag ska skriva om?
- Förstår mottagaren svenska?
- Vid massutskick - Har alla mottagare samma kännedom om ämnet eller finns det stora skillnader inom gruppen?
- Ha ett direkt tilltal
Mottagaren vill ha svar på:
- Hur rör den här texten mig?
- Vad vill avsändaren att jag ska göra nu?
- När och hur ska jag göra det?
- Vart ska jag vända mig för att få veta mer?
Ska du skriva e-postmeddelande på engelska
Se AWELU's (Academic Writing English at Lund University) tips om tilltal och formulering.