Resa i tjänsten
Här hittar du information om vad du behöver tänka på före, under och efter en tjänsteresa.
Tågresor inom Europa
Nu blir det lättare för medarbetare vid Lunds universitet att ta tåget ner i Europa. Det gör att vi kan minska klimatavtrycket från våra tjänsteresor ytterligare. Från 1 juni 2023 bokas alla tågresor till utlandet genom den danska tågresebyrån Togrejse via länk till ett formulär, som finns att hitta i Lupin/Proceedo. Alla flygresor, flygtransferresor, tåg i anslutning till flygresor och inrikes tågresor bokas däremot som tidigare via BCD Travel.
Mer information kommer publiceras inom kort.
Nytt avtal för resebyråtjänster
Lunds universitet har upphandlat nytt avtal för resebyråtjänster och ny leverantör är BCD Travel Sweden AB från och med 1 februari 2023.
Bokningar kunde göras med Egencia till och med sista januari, efter det datumet är Egencia endast behjälpliga med om- och avbokningar.
Steg 1 - överväg resfria alternativ
Innan du bokar en resa så ska du alltid överväga om resan kan ersättas med digitala möten.
Läs mer om digitala möten och videokonferenser på Lunds universitet
Läs igenom föreskrifterna och de allmänna råden för tjänsteresor vid Lunds universitet:
Föreskrifter för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 41 kB, ny flik)
Allmänna råd för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 49 kB, ny flik)
Steg 2 - chefs godkännande
Resan måste vara godkänd av din närmaste chef som har ansvar för att du följer föreskrifterna och godkänna eventuella avvikelser.
Steg 3 - tänk miljö, säkerhet och kostnad
Om resan godkänns, ska den planeras utifrån arbetsmiljö- och miljöhänsyn samt kostnadseffektivitet.
Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala restiden ska jämföras (restid inklusive anslutningstransporter och väntetider).
Lunds universitet får som statlig myndighet inte klimatkompensera ekonomiskt, genom till exempel köp av utsläppsrätter.
Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.
Innan du bokar en resa bör du även kolla vilka länder Utrikesdepartementet, UD, avråder om resor till. Både för det land du planerar en tjänsteresa till, och anknytande länder på vägen.
Läs mer om vilka länder Utrikesdepartementet avråder från resor till (UD:s webbplats)
Steg 4 - boka
Resan måste bokas med den resebyrå som Lunds universitet har avtal med oavsett färdsätt. Då följer säkerhetskrav och försäkringsskydd med automatiskt.
Tågresor från Sverige ut i Europa bokas via resebyrån Togrejse i ett formulär i Lupin/Proceedo:
Inrikes tåg bokar du via resebyrån BCD Travel:
Läs mer om att boka tågresor inrikes
Flyg och hotell bokas via resebyrån BCD:
Bil ska av ekonomiska, miljömässiga och säkerhetsmässiga användas restriktivt. Våra upphandlade hyrbilar ska alltid vara miljöbilar.
Via LU Service kan du hyra en bil, av modell plug-in Hybrid. Bilen bokas i Lupin.
Läs mer om ramavtal för hyrbil och användandet av privat bil
Att tänka på före och under resan
Det finns även en del praktiska saker du måste tänka igenom och förbereda innan du åker iväg. Bland annat vaccination och visum.
Läs mer om "Förberedelser inför resa" på Utrikesdepartementets webb
Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.
Läs mer om försäkring vid resa i tjänsten
För reserelaterade kostnader på resande fot rekommenderas du att ansöka om ett betalkort.
Traktamente
Vid tjänsteresa har du rätt till traktamente och resekostnadsersättning.
Läs mer om detta på Skatteverkets webbsida
Förlängd resa
Om du av privata skäl vill resa tidigare eller stanna kvar längre i anslutning till tjänsteresan måste detta godkännas av närmaste chef. Förlängningen måste vara rimlig i förhållande till tjänsteresans längd. Du står själv för alla merkostnader som uppkommer vid den förlängda resan.
Boende
Boende ska bokas via universitetets upphandlade resebyrå, hotellrum ska vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt).
Länk till bokningssida för den upphandlade resebyrån BCD Travel
Vid tillfällen när boende inte kan bokas i förväg eller när hotellet är knuten till en extern konferens, får du redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.
När du kommer hem från resan
Biljetter och andra resekostnader ska främst faktureras, om det inte är möjligt kan du i efterhand redovisa utlägg i reseräkningssystemet.
Information om hur du skriver reseräkning, får ersättning för utlägg
Om du som anställd vid Lunds universitet har tjänsterelaterade utlägg kan du ansöka om ett betalkort med personligt betalningsansvar hos Eurocard. Din prefekts/motsvarandes godkännande krävs.
Reklamation
Om du är missnöjd med en resa eller resebokning, är det viktigt att en reklamation görs till BCD Travel, lu [at] bcdtravel [dot] se.
Gäller det en bokning hos universitetets tidigare upphandlade resebyrå Egencia? Kontakta customer_service [at] egencia [dot] se.
Bokning åt gäster
Om du har en gäst vars resa och logi ska betalas av universitetet, så kan du boka resa på samma sätt som ovan via vår upphandlade resebyrå.
Läs mer om att boka resa via resebyrå, samt hotell och logi
För korttids- och långtidsboende med kokmöjligheter i Lund har Lunds universitet en del gästboende att erbjuda. För hotellbokningar ska du boka enligt det statliga hotellavtalet.
Läs mer om Lunds universitets gästboenden, University Guest House
Information om hotell, via statligt avtal, hittar du via Lupin
Försäkringar vid resa i tjänsten
Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.
Lund University Guest House
Lund University Guest House ligger på Sparta. Nära såväl LTH som Ideon och Ekonomihögskolan, och en snabb promenad eller cykeltur från resten av universitetet. Lund University Guest House erbjuder enklare rum till enklare priser.
Presentationsmaterial
I samband med din resa kanske du ska presentera Lunds universitet. Då finns det presentationsmaterial du kan använda dig av. Det hittar du här:
Att tänka på!
Om du har lagt in Egencia som kontakt eller favorit i din telefon eller på din dator se till att uppdatera med de nya kontaktuppgifterna till BCD Travel:
Telefon: +46 8 505 461 12
E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se
Kontakt - resa i tjänsten
Boka resa via resebyrån BCD Travel AB
Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Länk till självbokningssystemet Cytric (logga in med lucat)
Support och frågor kring självbokningssystemet Cytric: clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu
Personlig service:
Tid: 08:00-17:00
Telefon +46 8 505 461 12
E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se
Bokning av gruppresor (10 personer eller fler)
BCD Travel Meetings & Events
Telefon +46 8 5054 6373
E-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com
Frågor om fakturor och krediteringar
BCD Travel AB
E-post: fakturafragor [at] bcdtravel [dot] se
Boka taxi
Taxiresor bokas från 1 september 2022 med Flygtaxi.
Avtalet med Flygtaxi omfattar hela Sverige samt resor till och från Norge, Danmark och Finland.
Hyrbil via LU Service
Campusservice
campusservice [at] service [dot] lu [dot] se
Hjälp med tolkning av föreskrifter
Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.