Javascript är avstängt eller blockerat i din webbläsare. Detta kan leda till att vissa delar av vår webbplats inte fungerar som de ska. Sätt på javascript för optimal funktionalitet och utseende.

Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Resa i tjänsten

Här hittar du information om vad du behöver tänka på före, under och efter en tjänsteresa.

Steg 1 - överväg resfria alternativ

Innan du bokar en resa så ska du alltid överväga om resan kan ersättas med digitala möten.

Läs mer om digitala möten och videokonferenser på Lunds universitet

Läs igenom föreskrifterna och de allmänna råden för tjänsteresor vid Lunds universitet:

Föreskrifter för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 41 kB, ny flik)

Allmänna råd för tjänsteresor vid Lunds universitet (PDF 49 kB, ny flik)

Steg 2 - chefs godkännande

Resan måste vara godkänd av din närmaste chef som har ansvar för att du följer föreskrifterna och godkänna eventuella avvikelser.

Steg 3 - tänk miljö, säkerhet och kostnad

Om resan godkänns, ska den planeras utifrån arbetsmiljö- och miljöhänsyn samt kostnadseffektivitet.

Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala restiden ska jämföras (restid inklusive anslutningstransporter och väntetider).

Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.

Steg 4 - boka

Resan måste bokas med den resebyrå som Lunds universitet har avtal med oavsett färdsätt. Då följer säkerhetskrav och försäkringsskydd med automatiskt.

Läs mer om att boka resa via resebyrå, samt hotell och logi

För resor i närområdet, läs om lokala resor

Bil ska av ekonomiska, miljömässiga och säkerhetsmässiga användas restriktivt. Våra upphandlade hyrbilar ska alltid vara miljöbilar.

Via LU Service kan du hyra en bil, av modell plug-in Hybrid. Bilen bokas i Lupin.

Läs mer om ramavtal för hyrbil och användandet av privat bil

Att tänka på före och under resan

Det finns även en del praktiska saker du måste tänka igenom och förbereda innan du åker iväg. Bland annat vaccination och visum.

Läs mer om "Förberedelser inför resa" på Utrikesdepartementets webb

Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring. 

Läs mer om försäkring vid resa i tjänsten

För reserelaterade kostnader på resande fot rekommenderas du att ansöka om ett betalkort.

Läs mer om betalkort

Traktamente

Vid tjänsteresa har du rätt till traktamente och resekostnadsersättning.

Läs mer om detta på Skatteverkets webbsida

Förlängd resa

Om du av privata skäl vill resa tidigare eller stanna kvar längre i anslutning till tjänsteresan måste detta godkännas av närmaste chef och förlängningen måste vara rimlig i förhållande till tjänsteresans längd.  Du står själv för alla merkostnader som uppkommer vid den förlängda resan.

Boende

Boende ska bokas via universitetets upphandlade resebyrå, hotellrum ska vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt).

Länk till bokningssida för den upphandlade resebyrån Egencia

Vid tillfällen när boende inte kan bokas i förväg eller när hotellet är knuten till en extern konferens, får du redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.

Resebyrån Egencias kontaktvägar

  • Brådskande frågor och resor, dvs inom 72 timmar: Kontakt via telefon +46 40 608 57 50
  • Allmänna frågor och resor som inte är lika brådskande: Kontakt via email customer_service [at] egencia [dot] se
  • För ändringar eller avbokningar kan du även prova att logga in och avboka via Egencias websida eller mobilapp
    Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Egencias information kring coronaviruset/covid 19 i självbokningsportalen

Informationen uppdateras dygnet runt och finns både på svenska och engelska.

På höger sida i bokningportalen finns en länk som heter Egencia Travel Advisor där du kan läsa om specifik information om landet du ska resa till. Om du ska mellanlanda, knappa in information för varje sträcka för att ta del av vad som gäller vid ankomst.

När du klickar vidare på länken väljer du vilken stad du reser ifrån och ska komma till. Här kan du läsa aktuell information kring vad som krävs i allmänna utrymmen och om det till exempel krävs vistelse i karantän.

Under fliken Hjälp/Help högst upp till höger finns även en länk till Egencias Hjälpcenter med användbara Frågor & Svar kring lösningar/produkter.

Lite längre ner under Egencias Hjälpcenter finns specifik länk med regler och länkar till resp. flygbolag, hotell, tågbolag etc. Där finns även uppdatering av policyer för flyg, hotell och tågoperatörer.

Vid bokning av godkända inrikes tjänsteresor så kan du nu via filtret ”Orolig över ändrade planer?” få fram endast de hotell som har gratis avbokning.

Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

När du kommer hem från resan

Biljetter och andra resekostnader ska främst faktureras, om det inte är möjligt kan du i efterhand redovisa utlägg i reseräkningssystemet.

Information om hur du skriver reseräkning, får ersättning för utlägg

Reklamation

Om du är missnöjd med en resa eller resebokning, är det viktigt att en reklamation görs. Nedan finns reklamationsblanketten som ska skickas till customer_service [at] egencia [dot] se och maria [dot] plaschke [at] eken [dot] lu [dot] se.

Reklamationsblankett (Word 75 kB, ny flik)

Bokning åt gäster

Om du har en gäst vars resa och logi ska betalas av universitetet, så kan du boka resa på samma sätt som ovan via vår upphandlade resebyrå.

Läs mer om att boka resa via resebyrå, samt hotell och logi

För korttids- och långtidsboende med kokmöjligheter i Lund har Lunds universitet en del gästboende att erbjuda. För hotellbokningar ska du boka enligt det statliga hotellavtalet.

Läs mer om Lunds universitets gästboenden, University Guest House

Information om hotell, via statligt avtal, hittar du via Lupin

Försäkringar vid resa i tjänsten

Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.

Läs mer om försäkring vid resa i tjänsten

Lund University Guest House

Lund University Guest House ligger på Sparta, nära såväl LTH som Ideon och Ekonomihögskolan, och en snabb promenad eller cykeltur från resten av universitetet. Lund University Guest House erbjuder enklare rum till enklare priser.

Läs mer om Lund University Guest House

Presentationsmaterial

I samband med din resa kanske du ska presentera Lunds universitet. Då finns det presentationsmaterial du kan använda dig av. Det hittar du här:

Övergripande presentationsmaterial om Lunds universitet

 

Kontakt - resa i tjänsten

Boka resa via resebyrån Via Egencia

Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Personlig service:

Tid: 08:00-17:00

Telefon +46 40 608 57 50

E-post: customer_service [at] egencia [dot] se

Frågor och svar om våra resebyråtjänster (PDF 454 kB, ny flik)

Bokning av gruppresor (fler än 10 personer)

Egencia Meetings & Events

Telefon +46 31 724 55 90

E-post: meeting [dot] events [dot] se [at] egencia [dot] com

Boka taxi inom Skåne

Läs mer om avtalen i Lupin

Hyrbil via LU Service

Campusservice

campusservice [at] service [dot] lu [dot] se

Hjälp med tolkning av föreskrifter

Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.