Så gör du inköp
Här får du reda på var du hittar befintliga avtal. Du får också veta hur man gör inköp, vilka avtalstyper som finns och vad du gör om avtal inte finns.
Tänk på att när du gör dina inköp rätt så bidrar du till mer hållbara, resurseffektiva och kvalitetsmässiga inköp.
Steg 1 - Ta reda på din verksamhets inköpsrutiner
Ta reda på hur din verksamhets inköpsorganisation är uppbyggd. På varje institution/enhet finns en utsedd inköpssamordnare som kan informera om hur inköp hanteras i din verksamhet. Du kan hitta information om vem som är inköpssamordnare i Lucat.
Steg 2 - Titta i avtalskatalogen
I avtalskatalogen hittar du information om vilka avtal Lunds universitet har och vilka leverantörer du får handla ifrån. Det finns också information om vad som gäller för avtalet och hur du gör din beställning.
Så här söker du i avtalskatalogen (grundutbildning i Kompetensportalen)
Om avtal inte finns behöver du göra en upphandling.
Steg 3, alternativ 1 - Gör din beställning
Du ska göra din beställning enligt de instruktioner som finns i avtalskatalogen.
Om beställning ska göras via Lupin/Proceedo loggar du in i Lupin/Proceedo och gör din beställning där.
Saknar du behörighet till Lupin/Proceedo? Varje institution/enhet bestämmer själva vilka som ska vara Lupin-användare. Prata med din chef eller administrativt ansvarig person inom din organisation.
Om beställning ska göras genom en förnyad konkurrensutsättning gör du detta i Kommers eller genom att använda informationen du hittar på avropa.se.
Här hittar du information om hur du gör en förnyad konkurrensutsättning
Beställning i Lupin/Proceedo
Du gör din beställning under menyn 'Inköp' i Lupin/Proceedo.
Lupin-guide: Beställa (PDF, 461 kB, ny flik)
Söka produkt och göra beställning
Kategoriträdet som syns till vänster i Lupin/Proceedo kan vara till hjälp för att hitta leverantör eller produkter inom rätt område, till exempel webbutiker vars produkter inte är sökbara i Lupin. Under huvudkategorin finns en eller flera underkategorier som också kan vara till hjälp för att hitta rätt.
Det finns flera olika sätt att beställa produkter i Lupin/Proceedo. Vilket sätt som gäller för just det avtal du ska beställa från anges i avtalskatalogen.
- Katalogprodukter i inlästa kataloger syns direkt i söklistan och är sökbara i Lupin/Proceedo.
- Webbutiker (så kallad "punch-out"): Dessa når du genom att söka på leverantörsnamn och ordet webbutik. Produkterna i webbutiken är inte direkt sökbara i Lupin/Proceedo utan du måste gå in i webbutiken ("Öppna webbshop") för att kunna söka. Produkterna läggs i webbutikens varukorg och förs sedan över till Lupin/Proceedo där beställningen slutförs.
- Fritextformulär kopplade till avtalad leverantör: I formuläret fyller du själv i uppgifter om pris, enhet, med mera, ofta efter dialog med leverantören. För att hitta fritextformuläret för en specifik leverantör söker du efter leverantörsnamn och ordet "fritext" i sökrutan.
- Fritextformulär som inte är kopplat till en specifik leverantör: I formuläret fyller du själv i uppgifter om pris, enhet, orderadress, med mera, ofta efter dialog med leverantören. Tänk på att du måste skriva in vilken e-postadress beställningen ska skickas till. Ta kontakt med leverantören för att vara säker på att beställningen skickas till rätt e-postadress. Detta formulär finns både på svenska och engelska.
- Rekvisition används bara när det du måste köpa inte finns i något avtal och det måste köpas i en fysisk butik. Om du använder detta alternativ får du en förgodkänd rekvisition att ta med till butiken.
När du gjort din beställning händer detta:
- Beställningen skickas vidare till den eller de personer som ska godkänna (attestera) den.
- När beställningen är godkänd skickas den till leverantören.
- Du får en orderkopia via e-post när beställningen är skickad. Orderkopian är inte en bekräftelse från leverantören utan en bekräftelse på att beställningen är godkänd och skickad.
- Du får en orderbekräftelse från leverantören.
Steg 3, alternativ 2 - Gör en upphandling
Om det du behöver köpa inte finns på avtal behöver du göra en upphandling. För att veta vilken typ av upphandling du behöver göra ska du beräkna kontraktsvärdet. Det är kontraktsvärdet som avgör om du ska göra en direktupphandling, annonspliktig upphandling under tröskelvärdet eller annonspliktig upphandling över tröskelvärdet.
Läs mer om hur du beräknar kontraktsvärdet.
Efter att du beräknat kontraktsvärdet är det dags att avgöra vilket upphandlingsförfarande du ska använda dig av. Alternativen som du har att välja mellan är direktupphandling, annonspliktig upphandling under tröskelvärdet och annonspliktig upphandling över tröskelvärdet.
- När det du ska köpa kostar under 700 000 kronor ska du göra en direktupphandling
- När det du ska köpa kostar mellan 700 000 kronor och 1 546 202 kronor ska du göra en annonspliktig upphandling under tröskelvärdet
- När det du ska köpa överskrider tröskelvärdet (1 546 202 kr) ska du göra en annonspliktig upphandling över tröskelvärdet
Steg 4 - Ta emot leverans
När du mottagit din leverans ska ordern inlevereras, med ”Bekräfta inleverans” i Lupin/Proceedo. Det gäller alla beställningar i systemet. Om uppgifterna på fakturan stämmer med ordern och ordern är inlevererad får fakturan status Klar och blir betald på förfallodagen.
Lupin-guide: Inleverans (PDF, 115 kB, ny flik)
Steg 5 - Hantera fakturan i Lupin/Proceedo
Beställningar där det saknas ordernummer granskas och attesteras när fakturan kommer in i systemet. En beställning som är utanför systemet matchar på referensen som är beställarens för- och efternamn.
Här kan du läsa mer om fakturahantering.
Lupin-guide: Granska faktura (PDF, 157 kB, ny flik)
Lupin-guide: Attestera faktura (PDF, 103 kB, ny flik)
Ordlista och rollbeskrivning
Annonspliktig upphandling under tröskelvärdet: En form av upphandling som ska göras när du ska köpa in varor eller tjänster till ett värde av mellan 700 000 kronor och 1 546 202 kronor och inga existerande avtal finns.
Annonspliktig upphandling över tröskelvärdet: En form av upphandling som görs när du ska köpa in varor eller tjänster till ett värde av över 1 546 202 kronor och inga existerande avtal finns.
Avrop: Köp från ett ramavtal.
Avtalskatalog: En sökbar katalog med information om hur alla universitetsgemensamma avtal ska avropas.
Direktupphandling: När avtal saknas för tjänsten/produkten och inköpet har ett värde under direktupphandlingsgränsen på 700 000 SEK.
Enskild upphandling: När tjänsten/produkten som en specifik verksamhet har behov av, inte finns att avropa på ramavtal och upphandling utförs av sektionen Ekonomi.
Förnyad konkurrensutsättning: En typ av avrop som ska genomföras för vissa ramavtal som innebär att alla ramavtalsleverantörer får lämna in ett nytt anbud för just det som du har behov av att beställa.
Inköp: Hela processen från behov till avtalsslut: upphandling, avtalshantering, avrop och beställning från avtal, leveranskontroll, uppföljning, förhandling med leverantörer samt fakturahantering.
Ramavtal: Ett avtal med en eller flera leverantörer som bestämmer villkoren för framtida beställningar under en viss tidsperiod.
Tröskelvärde: Det värde som EU sätter och som reglerar hur upphandlingen ska genomföras.
Avtalsläsare är alla anställda på universitetet och det ger läsrättigheter i den gemensamma avtalskatalogen.
Beställare är någon som regelbundet gör inköp från befintliga avtal samt, om prefekt medger det, direktupphandla vid värden under 100 000 kronor.
Inköpare är någon som gör direktupphandling samt förnyad konkurrensutsättning och jobbar i upphandlingsmodulen i Kommers.
Inköpssamordnare utgör länken mellan sektionen Ekonomi och inköpare och beställare i verksamheten avseende inköpsfrågor.
Prefekter/motsvarande ansvarar för att deras medarbetare gör korrekta inköp.
Kontakt
Inköp och upphandling
Sandgatan 5
223 50 Lund
Hämtställe: 31
Kontakta oss via vårt serviceformulär
Här hittar du kontaktuppgifter till oss på Avdelningen inköp och upphandling