Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Länkar och stöd

För att underlätta ditt arbete med dokumenthantering har vi samlat länkar till ytterligare information och stöd.

Länkar och stöd

Lathund för posthantering

Denna lathund beskriver vad du behöver tänka på vid hantering av post. Den kan vara ett stöd för att ta fram rutiner i din verksamhet.

Inkommen post ska öppnas och hanteras dagligen. Det är därför viktigt att ha en rutin för vem som tar hand om posten och vem som täcker upp vid frånvaro.

När posten kommit in ska den märkas med ankomstdatum. Detta kan göras genom datumstämpling eller att datumet skrivs för hand på kuvertet.

All post behöver sedan öppnas för att kunna avgöra hur den ska hanteras. För att öppna personadresserad post krävs en fullmakt från brevets mottagare. Personadresserad post innebär att mottagarens namn står överst på kuvertet. Står myndighetens namn överst på kuvertet får alla anställda öppna brevet, även om ett personnamn står med på kuvertet.

Ordna en underskriven fullmakt för postöppning från alla anställda. Förvara alla fullmakter lättillgängliga för de som hanterar post. Skriv ut eventuella fullmakter som getts via e-post och förvara dem tillsammans med de underskrivna fullmakterna. Se till att regelbundet rensa bort inaktuella fullmakter och hämta in fullmakter från nyanställda.

Ladda ned en mall till fullmakt för postöppning (Word, 99 kB).

När posten har öppnats ska den hanteras. Tänk på att det kan finnas handlingar som ska diarieföras. Ta hjälp av dokumenthanteringsplanen för att veta vad som ska göras med handlingen.

Öppna dokumenthanteringsplanen (PDF, 2,13 MB, ny flik).

Om fysisk post behöver förmedlas till någon som arbetar på distans kan den skannas in och skickas via e-post. Tänk på att känsliga personuppgifter och sekretessreglerade uppgifter inte får skickas via okrypterad e-post.

Läs mer om e-post och personuppgifter.

Kontakt

Central registratur
registrator [at] lu [dot] se
+46 46 222 71 40
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.

Universitetsarkivet
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 16 70
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.