Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Att boka resan

Så här gör du när du ska boka en tjänsteresa.

Alla tjänsteresor ska bokas hos den resebyrå som universitetet har avtal med, vilket för närvarande är Egencia. Det gäller alla resor som Lunds universitet betalar för (för medarbetare och personer som reser på uppdrag av universitetet). Endast anställda kan boka resor på avtalet.

Om resan är bokad genom Egencia kan universitetet snabbt lokalisera universitetets resenärer vid en incident eller terrorattack och hjälpa till med hemtagning.

All form av bonus som ges av flyg-, hotell-, tåg - och hyrbilsleverantörer ska tillfalla universitetet och får endast användas under tjänsteresan eller andra tjänsteresor.

Boka resan

Innan du loggar in i självbokningssystemet första gången eller bokar via personlig service måste du registrera en resenärsprofil hos Egencia, se till att hålla den uppdaterad.

Kontakta Egencia för registrering av resenärsprofil kl 08:00-17:00. Maila profiles_se [at] egencia [dot] com. Uppge följande information:

  • För- och efternamn
  • Mobilnummer
  • E-postadress hos Lunds Universitet som ditt LUCAT är kopplat till
  • Fakultet
  • Kostnadsställe

Vid bokning av enklare resor finns möjlighet att använda Egencias självbokningssystem. Vid bokning i detta system är bokningsarvodet lägre än vid bokning via personlig service. Tänk på att inga privata kortnummer ska anges då samtliga fakturor med automatik skickas till ett gemensamt LU-konto.

Logga in på Egencias självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Kontakta customer_service [at] egencia [dot] se för tekniska frågor kring systemet. Om du behöver ändra dina personuppgifter i din resenärsprofil kontaktar du resor [at] lu [dot] se.

För övriga frågor, kontakta avdelningen Inköp och upphandling via supportformuläret:

Sektionen Ekonomis supportformulär (Välj kategori "Avtal och Upphandling")

Egencias  mobilapp

Med en registrerad resenärsprofil hos Egencia kommer du enkelt åt alla dina resor via appen.

Ladda ned appen här (Egencias webbplats)

Personlig service

Du kan få personlig service av Egencia klockan 08:00-17:00, Ring +46 40 608 57 50 eller mejla: customer_service [at] egencia [dot] se.

Var förberedd

  • Är priset extra viktigt? Var tydlig med det när du pratar med resebyrån.
  • Var förberedd när du pratar med resebyrån. Var ska du åka? När? Byten?
  • Ta med så mycket som möjligt: hotell, anslutande tåg, buss, taxi, och så vidare.
  • Det är viktigt att du tydligt uppger om du vill att resebyrån ska göra en preliminär bokning eller en definitiv bokning.
  • När du får din bokningsbekräftelse är det viktigt att du kollar att alla uppgifter stämmer.

Val av färdmedel, reseklass och logi

Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala ska jämföras (restid inkl. anslutningstransporter och väntetider).

Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar i jämförelsen: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.

För både tåg- och flygresor bör biljetter som inte är av- eller ombokningsbara bokas. Undantag kan göras om man beräknar att en ombokningsbar biljett är billigare än den arbetstid som eventuellt går förlorad när man inte kan byta avgång.

Flera som ska resa tillsammans?

Vid bokning av resor för fler än nio personer finns möjlighet att få särskild hjälp genom Egencias Meeting & Events, e-post : meetings [dot] events [dot] se [at] egencia [dot] com, tel: +46 8 146 195.

Överväg noga om flera nyckelpersoner, exempelvis hela institutionsstyrelsen, bör resa med samma flight eller buss, om något skulle hända.

Telefoni på resande fot

Kontrollera villkoren för mobilabonnemanget och taxor för surf och telefoni vid utlandsresor.

Inställda flyg eller andra liknande problem under resan

Ring direkt till resebyrån +46 40 608 57 50. Vid akuta ärenden utanför kontorstid (8:00 -17:00) tillkommer 200 kronor. Övriga bokningsarvoden tillkommer.

Sidansvarig:

Kontakt - resa i tjänsten

Boka resa via resebyrån Via Egencia

Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Personlig service:

Tid: 08:00-17:00

Telefon +46 40 608 57 50

E-post: customer_service [at] egencia [dot] se

Frågor och svar om våra resebyråtjänster (PDF 454 kB, nytt fönster)

Boka taxi inom Skåne

Hitta avtalat taxibolag (PDF 111 kB, nytt fönster)

Hyrbil via LU Service

Campusservice

campusservice [at] service [dot] lu [dot] se

Hjälp med tolkning av föreskrifter

Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen