Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Att boka resan

Så här gör du när du ska boka en tjänsteresa.

Läs mer om digitala möten

FAQ om resor i tjänsten

Alla tjänsteresor ska bokas hos den resebyrå som universitetet har avtal med, vilket för närvarande är Egencia. Det gäller alla resor som Lunds universitet betalar för (för medarbetare och personer som reser på uppdrag av universitetet). Endast anställda kan boka resor på avtalet.

Om resan är bokad genom Egencia kan universitetet snabbt lokalisera universitetets resenärer vid en incident eller terrorattack och hjälpa till med hemtagning.

All form av bonus som ges av flyg-, hotell-, tåg - och hyrbilsleverantörer ska tillfalla universitetet och får endast användas under tjänsteresan eller andra tjänsteresor.

Aktuellt

Om du beviljats tjänsteresa till land där reseintyg för genomfört PCR- och/eller antigentest för covid-19 krävs för inresa, ska arbetsgivaren stå för eventuella kostnader för genomförande av testning/erhållande av reseintyget. Eventuella kostnader för provtagningar ska belasta det lokala kostnadsstället.

Bokning av tjänsteresor

Resenärsprofil

Innan du loggar in i självbokningssystemet första gången eller bokar via personlig service måste du registrera en resenärsprofil hos Egencia. Se till att hålla den uppdaterad. Om du inte redan har en reseprofil ska du först göra en ansökan i Lucat. Det gäller även om du ska lägga till behörigheten att boka för andra:

  • Logga in i Lucat och begär behörighet Resenär. Om du även ska boka åt andra så ska du ansöka om behörigheten Resebokare också.
  • Kontrollera först att du har en eller flera verksamhetsroller på "Min sida" i Lucat och att minst en av dem är markerad som primär.
  • I Lucat ansöker du sedan om behörigheten under IT-tjänstegrupp/Infrastruktur – IT-tjänst/Resebokning. Profilen skapas natten efter att din chef godkänt den.
    Guide till behörigheter i Lucat
    Läs mer om denna nya rutin här

Vid bokning av enklare resor finns möjlighet att använda Egencias självbokningssystem. Vid bokning i detta system är bokningsarvodet lägre än vid bokning via personlig service. Tänk på att inga privata kortnummer ska anges då samtliga fakturor med automatik skickas till ett gemensamt LU-konto. Vid bokning av godkända tjänsteresor så kan du nu via filtret ”Orolig över ändrade planer?” få fram endast de hotell som har gratis avbokning.

Logga in på Egencias självbokningssystem (använd din LUCAT-behörighet)

Kontakta customer_service [at] egencia [dot] se för tekniska frågor kring systemet. Om du behöver ändra dina personuppgifter i din resenärsprofil kontaktar du resor [at] lu [dot] se.

För övriga frågor, kontakta avdelningen Inköp och upphandling via supportformuläret:

Sektionen Ekonomis supportformulär (Välj kategori "Avtal och Upphandling")

Bokning av tågresor i Europa

Läs mer om hur du bokar tåg inom Europa (PDF 155 kB, ny flik)

Egencias  mobilapp

Med en registrerad resenärsprofil hos Egencia kommer du enkelt åt alla dina resor via appen.

Ladda ned appen här (Egencias webbplats)

Personlig service

Du kan få personlig service av Egencia klockan 08:00-17:00, Ring +46 40 608 57 50 eller mejla: customer_service [at] egencia [dot] se.

Var förberedd

  • Är priset extra viktigt? Var tydlig med det när du pratar med resebyrån.
  • Var förberedd när du pratar med resebyrån. Var ska du åka? När? Byten?
  • Ta med så mycket som möjligt: hotell, anslutande tåg, buss, taxi, och så vidare.
  • Det är viktigt att du tydligt uppger om du vill att resebyrån ska göra en preliminär bokning eller en definitiv bokning.
  • När du får din bokningsbekräftelse är det viktigt att du kollar att alla uppgifter stämmer.

Val av färdmedel, reseklass och logi

Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala ska jämföras (restid inkl. anslutningstransporter och väntetider).

Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar i jämförelsen: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.

Tågresor som är längre än två timmar får göras i första klass och resor med nattåg får göras i egen kupé. Merkostnad för nattåg bör jämföras med en extra hotellnatt och den tidsbesparing som beräknas uppstå genom resa med nattåg.

Tjänsteresor med flyg genomförs normalt i ekonomiklass. En flygresa bokas så att kostnaderna blir så låga som möjligt med bibehållen effektivitet.

För både tåg- och flygresor bör biljetter som inte är av- eller ombokningsbara bokas. Undantag kan göras om man beräknar att en ombokningsbar biljett är billigare än den arbetstid som eventuellt går förlorad när man inte kan byta avgång.

Normalt gäller att hotellrum bör vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt). Det kan finnas tillfällen, vid till exempel fältarbeten och forskningsresor, då logi inte kan bokas i förväg. Hotell kan också vara knutna till en extern konferens eller motsvarande. Resenären får då redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.

Resebyrån Egencias kontaktvägar

  • Boka din resa i första hand online genom att logga in via Egencias självbokningssystem, se länk nedan.
  • Brådskande frågor och resor, det vill säga inom 72 timmar: Kontakt via telefon +46 40 608 57 50
  • Allmänna frågor och resor som inte är lika brådskande: Kontakt via email customer_service [at] egencia [dot] se eller via Egencias självbokningssystem under hjälpfunktionen.
  • För ändringar eller avbokningar kan du även prova att logga in och avboka via Egencias webbsida eller mobilapp.
    Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Egencias information kring coronaviruset/covid 19 i självbokningsportalen

Informationen uppdateras dygnet runt och finns både på svenska och engelska.

På höger sida i bokningportalen finns en länk som heter Egencia Travel Advisor där du kan läsa om specifik information om landet du ska resa till. Om du ska mellanlanda, knappa in information för varje sträcka för att ta del av vad som gäller vid ankomst.

När du klickar vidare på länken väljer du vilken stad du reser ifrån och ska komma till. Här kan du läsa aktuell information kring vad som krävs i allmänna utrymmen och om det till exempel krävs vistelse i karantän.

Under fliken Hjälp/Help högst upp till höger finns även en länk till Egencias Hjälpcenter med användbara Frågor & Svar kring lösningar/produkter.

Lite längre ner under Egencias Hjälpcenter finns specifik länk med regler och länkar till resp. flygbolag, hotell, tågbolag etc. Där finns även uppdatering av policyer för flyg, hotell och tågoperatörer.

Vid bokning av godkända inrikes tjänsteresor så kan du nu via filtret ”Orolig över ändrade planer?” få fram endast de hotell som har gratis avbokning.

Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Ladda gärna också ner Utrikesdepartementets app – Resklar -  för deras senaste information:

Här hittar du appen Resklar (Utrikesdepartementets webbplats)

Ska du resa inom EU kan du också hitta bra information på Europeiska unionens webbplats. Här kan du klicka på ”Travel” och skriva in din resplan för att få fram vad som krävs i resp. Land.

Re-open EU (Europeiska unionens webbplats)

Flera som ska resa tillsammans?

Vid bokning av resor för fler än nio personer finns möjlighet att få särskild hjälp genom Egencias Meeting & Events, e-post: groups [dot] meetings [dot] se [at] expediagroup [dot] com, tel: +46 31 724 55 90.

Överväg noga om flera nyckelpersoner, exempelvis hela institutionsstyrelsen, bör resa med samma flight eller buss, om något skulle hända.

Telefoni på resande fot

Kontrollera villkoren för mobilabonnemanget och taxor för surf och telefoni vid utlandsresor.

Inställda flyg eller andra liknande problem under resan

Ring direkt till resebyrån +46 40 608 57 50. Vid akuta ärenden utanför kontorstid (8:00 -17:00) tillkommer 200 kronor. Övriga bokningsarvoden tillkommer.

Försäkringar vid resa i tjänsten

Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.

Läs mer om försäkring vid resa i tjänsten

Kontakt - resa i tjänsten

Boka resa via resebyrån Egencia

Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Personlig service:

Tid: 08:00-17:00

Telefon +46 40 608 57 50

E-post: customer_service [at] egencia [dot] se

Frågor och svar om våra resebyråtjänster (PDF 454 kB, ny flik)

Bokning av gruppresor (fler än 10 personer)

Egencia Meetings & Events

Telefon +46 31 724 55 90

E-post: Groups [dot] Meetings [dot] SE [at] egencia [dot] com

Boka taxi inom Skåne

Läs mer om avtalen i Lupin

Hyrbil via LU Service

Campusservice

campusservice [at] service [dot] lu [dot] se

Hjälp med tolkning av föreskrifter

Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.