Lunds universitet firar 350 år. Läs mer på lu.se

Meny

Javascript verkar inte påslaget? - Vissa delar av Lunds universitets webbplats fungerar inte optimalt utan javascript, kontrollera din webbläsares inställningar.
Du är här

Att boka resan

Så här gör du när du ska boka en tjänsteresa.

När du bokar en resa ska du använda de avtal som Lunds universitet har med olika leverantörer av resor, transporter och liknande. Alla tjänsteresor ska bokas hos den resebyrå som universitetet har avtal med vilket för närvarande är Egencia.

Vissa persontransporter, till exempel taxi, kan dock bokas på annat sätt

Resebyråer

Avtalet gäller tjänsteresor för anställda på Lunds universitet samt resor som Lunds universitet betalar åt externa gäster. Det är endast anställda som får boka resor på avtalet.

Affärsresor

Lunds universitet har avtal med resebyrån Egencia. Resor ska bokas genom dem.

Se till att få resan godkänd av chef före resan beställs.

Vänd dig till din resebeställare om sådan finns för att boka resa. Om sådan inte finns bokar du själv via personlig service eller resebyråns självbokning.

Prislista (PDF 15 kB, nytt fönster)

Resenärsprofil

Om du inte har en resenärsprofil registrerad hos Egencia måste du registrera en sådan innan du loggar in i självbokningssystemet första gången eller bokar via personlig service.

Registrera en resenärsprofil hos Egencia

Självbokning

Vid bokning av enklare resor finns möjlighet att använda Egencias självbokningssystem. Vid bokning i detta system är bokningsarvodet lägre än vid bokning via personlig service.

Här loggar du in till självbokningssystemet (använd din lucat-behörighet)

Kontakta customer_service [at] egencia [dot] se för tekniska frågor kring systemet. Om du behöver ändra dina personuppgifter i din resenärsprofil kontaktar du Per Gustafson, Per [dot] Gustafson [at] bygg [dot] lu [dot] se. För övriga frågor, kontakta inkop [at] eken [dot] lu [dot] se.

Personlig service

Du kan få personlig service av Egencia klockan 08:00-17:00 

Telefon +46 40 608 57 50

E-post: customer_service [at] egencia [dot] se

När du gör en reseförfrågan via e-post är det viktigt att du tydligt uppger om du vill att resebyrån ska göra en preliminär bokning eller en definitiv bokning. När du sedan får din bokningsbekräftelse är det väldigt viktigt att du läser igenom denna så att alla uppgifter stämmer.

Jourservice

Jourservicen vid akuta ärenden utanför kontorstid – ring samma nummer som ovan: +46 40 608 57 50

Arvodet för jourservice är 200 kronor utan moms. Övriga bokningsarvoden tillkommer.

Låt resebyrån göra jobbet

  • Är priset extra viktigt? Var tydlig med det när du pratar med resebyrån. 
  • Var förberedd när du pratar med resebyrån. Var ska du åka? När? Byten?
  • Ta med så mycket som möjligt: hotell, anslutande tåg, buss, taxi, och så vidare.

Håll din reseprofil uppdaterad! I självbokningssystemet om du har tillgång till det, annars i kontakt med resebyrån.

Boka dina resor hos universitetets avtalade resebyrå. Det är viktigt ur säkerhetssynpunkt, eftersom resebyrån är skyldig att slå larm till universitetet om någon anställd resenär befinner sig i ett kris- eller katastrofområde. Om något skulle hända dig eller om din chef beslutar att du ska åka hem, har universitetet även möjlighet att omboka din resa.

Om du beställer resan på egen hand har universitetet ingen möjlighet att hjälpa till. Om du har funderingar kring detta är du välkommen att kontakta universitetets säkerhetschef.

Gratis mobilapp

Egencia erbjuder en gratis mobilapp för den som har en iPhone eller smartphone med Android. Med en registrerad resenärsprofil hos Egencia kommer du enkelt åt alla dina resor. Ladda ned appen här (länk till Egencias sida för nedladdning):

Egencias webbplats

Instruktion för hur du kommer igång med appen (Egencias webbplats)

Produktblad Egencia Mobile App (PDF 461 kB, nytt fönster)

Inställda flyg eller andra liknande problem under resan

Ring direkt till resebyrån (telefonnummer +46 40 608 57 50).

Flera som ska resa tillsammans? 

Boka i så fall resan med personlig service (se ovan) och få rabatt på arvodet.

Överväg noga om flera nyckelpersoner, exempelvis hela institutionsstyrelsen, bör resa med samma flight eller buss, om något skulle hända.

Telefoni på resande fot

Kontrollera villkoren för mobilabonnemanget och taxor för surf och telefoni vid utlandsresor.

Reklamation

Om du är missnöjd med en resa eller resebokning, är det viktigt att en reklamation görs. Nedan finns reklamationsblanketten som ska skickas till customer_service [at] egencia [dot] se och elna [dot] rosen [at] eken [dot] lu [dot] se.

Reklamationsblankett (Word 114 kB, nytt fönster)

Fakturafrågor

Ange följesedelsnummer vid frågor om din faktura.

E-post: invoice_care_se [at] viaegencia [dot] com

Telefon: +46 8 554 210 44 (kl 9-10 helgfria vardagar)

Hotell, logi

Boka hotell och logi samtidigt med din resebokning hos resebyrån.

Bokning åt gäster

Detsamma gäller för hotellrum åt gäster, i de fall då gästens resa och logi ska betalas av universitetet. I undantagsfall, om det till exempel endast är gästens övernattning som ska betalas av universitetet, så kan du boka hotell direkt på det statliga hotellavtalet. Uppge alltid avtalsbeteckning vid bokning.

Information om hotellen, med priser och annat, hittar du via Lupin. För långtidsboende med kokmöjligheter i Lund finns ett särskilt avtal, se avtalsdatabasen.

Läs mer om att hitta avtal

Lund University Guest House

Lund University Guest House ligger på Sparta, nära såväl LTH som Ideon och Ekonomihögskolan, och en snabb promenad eller cykeltur från resten av universitetet. Lund University Guest House erbjuder enklare rum till enklare priser.

Läs mer om Lund University Guest House

Boende i samband med konferens

Om du ska åka på konferens och hotellet är reserverat av konferensanordnaren och endast kan bokas via dem så går det bra att i undantagsfall boka hotell den vägen. Detta gäller främst bokningar i utlandet, men observera att det ibland ändå kan gå att boka hotellet via resebyrån så försök med det först.

Vid konferenser i Sverige: försök alltid boka hotellet via resebyrån i första hand och via de statliga avtalen i andra hand. Att boka hotell via resebyrån är mest korrekt, ger bättre service, betalningsvillkor och försäkringsskydd, och ofta även ett bättre pris.

Sidansvarig:

Kontakt

Resebyråer och avtal

Sektionen Ekonomi

Elna Rosén
Upphandlare
elna [dot] rosen [at] eken [dot] lu [dot] se


Taxi och Hyrbuss

Sektionen Ekonomi

Håkan Ericsson
Upphandlare
hakan [dot] ericsson [at] eken [dot] lu [dot] se

Kontakt, säkerhetsfrågor

LU Byggnad
Säkerhetschef Per Gustafson
Per [dot] Gustafson [at] bygg [dot] lu [dot] se

Telefon: 046-222 00 00 (växel)
Postadress: Box 117, 221 00 LUND
Organisationsnummer: 202100-3211
Fakturaadress: Box 188, 221 00 LUND

Webbplatsansvarig: medarbetarwebben [at] lu [dot] se
Om den här webbplatsen