Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Att boka resan

Så här gör du när du ska boka en tjänsteresa.

Nytt avtal för resebyråtjänster

Lunds universitet har upphandlat nytt avtal för resebyråtjänster och ny leverantör är BCD Travel Sweden AB från och med 1 februari 2023.

Bokningar kunde göras med Egencia till och med sista januari, efter det datumet är Egencia endast behjälpliga med om- och avbokningar.

Läs mer om digitala möten

FAQ om resor i tjänsten

Alla tjänsteresor ska bokas hos den resebyrå som universitetet har avtal med, vilket från och med 1 februari 2023 är BCD Travel Sweden AB. Det gäller alla resor som Lunds universitet betalar för (för medarbetare och personer som reser på uppdrag av universitetet). Endast anställda kan boka resor på avtalet.

Om resan är bokad genom BCD Travel Sweden AB kan universitetet snabbt lokalisera universitetets resenärer vid en incident eller terrorattack och hjälpa till med hemresa.

Läs mer om hur du ombokar eller avbokar en resa bokad hos tidigare resebyrån Egencia

Bokning av tjänsteresor

Resenärsprofil

Innan du loggar in i självbokningssystemet första gången eller bokar via personlig service måste du ansöka om behörighet i Lucat. Det gäller även om du ska lägga till behörigheten att boka för andra:

Guide till behörigheter i Lucat (PDF 260 kB, ny flik)

Tänk även på att hålla din resenärsprofil uppdaterad i systemet. Redigera direkt under ”min användarprofil”. Lägg till ditt mobilnummer och hälsningstitel.

Om du behöver ändra dina namnuppgifter i din resenärsprofil kontaktar du resor [at] lu [dot] se.

Bokning

Vid bokning av enklare resor använd gärna självbokningssystem, Cytric. Där kan du boka flyg, hotell, bil, marktransport och tåg inrikes.

Bokningsarvodet är lägre i självbokningssystemet än vid bokning via personlig service.

All fakturering sker till ett gemensamt LU-konto. Tänk på att inga privata kortnummer ska anges då samtliga fakturor med automatik skickas till ett gemensamt LU-konto.

All form av bonus som ges av flyg-, hotell-, tåg - och hyrbilsleverantörer ska tillfalla universitetet och får endast användas under tjänsteresan eller andra tjänsteresor. Även om bonuskortet är personligt och privat så får poängen användas enbart i tjänsten om den registreras hos resebyrån.

Logga in på BCD Travel Sweden ABs självbokningssystem Cytric (använd din LUCAT-behörighet)

Support

Bokning av tågresor i Europa

Bokning av tågresor i Europa och köp av interrailkort sker via personlig service hos BCD Travel i den mån BCD kan tillhandahålla tjänsten.

Förfrågningar mejlas till: lu [at] bcdtravel [dot] se

Vad är ett Interrailkort?
Interrailkort är en tågbiljett som gäller på nästan alla tåg i hela Europa. Med Interrailkort får du tillgång till 37 järnvägs- och färj-bolag i 33 länder.

Om BCD inte kan tillhandahålla tågresan, kan du som beställare välja att göra ett reseutlägg i Primula förutsatt att du har pratat med närmsta chef.

För närvarande pågår arbete med att se över upphandling av specialresebyråer för tågresor utrikes för mer komplicerade bokningar. Information läggs här på webbplatsen så snart detta är klart. Även en guide för utrikes tågbokningar håller på att tas fram.

BCD Travel mobilapp

Med en registrerad resenärsprofil hos BCD kommer du enkelt åt alla dina resor via appen. Cytric Mobile är tillgängligt för iOS och Android.

Första gången du loggar in på din Cytric Mobile-app behöver du ange din PIN och säkerhetskod. Dessa hittar du i självbokningssystemet, under din användarprofil, mobil. Där hittar du också länk till App Store och Google Play där du laddar ner appen.

Guide – Ladda ner Cytric Mobile (PDF 473 kB, ny flik)

Personlig service

Du kan få personlig service av BCD klockan 08:00-17:00, ring +46 8 505 461 12 eller mejla: lu [at] bcdtravel [dot] se.

Efter kl 17:00 kopplas du vidare till BCD 24-timmarsservice. Var medveten om att servicearvodet är högre efter arbetstid.

Var förberedd

  • Är priset extra viktigt? Var tydlig med det när du pratar med resebyrån.
  • Var förberedd när du pratar med resebyrån. Var ska du åka? När? Byten?
  • Ta med så mycket som möjligt: hotell, anslutande tåg, buss, flygtaxi, och så vidare.
  • Det är viktigt att du tydligt uppger om du vill att resebyrån ska göra en preliminär bokning eller en definitiv bokning.
  • Glöm inte att bekräfta bokning.
  • När du får din bokningsbekräftelse är det viktigt att du kollar att alla uppgifter stämmer.

Val av färdmedel, reseklass och logi

Välj i första hand fossilbränslefria färdmedel. Välj främst tåg vid inrikesresor. Flyg kan övervägas om tidsvinsten är minst två timmar vardera på utresan och hemresan. Den totala ska jämföras (restid inkl. anslutningstransporter och väntetider).

Tänk kostnadseffektivt och ta hänsyn till resans alla delar i jämförelsen: transport till och från järnvägsstation/flygplats, logi, arbetstid, traktamenten mm.

Tågresor som är längre än två timmar får göras i första klass och resor med nattåg får göras i egen kupé. Merkostnad för nattåg bör jämföras med en extra hotellnatt och den tidsbesparing som beräknas uppstå genom resa med nattåg.

Tjänsteresor med flyg genomförs normalt i ekonomiklass. En flygresa bokas så att kostnaderna blir så låga som möjligt med bibehållen effektivitet.

För både tåg- och flygresor bör biljetter som inte är av- eller ombokningsbara bokas. Undantag kan göras om man beräknar att en ombokningsbar biljett är billigare än den arbetstid som eventuellt går förlorad när man inte kan byta avgång.

Normalt gäller att hotellrum bör vara av god mellanklasstandard (tre- eller fyrstjärnigt). Det kan finnas tillfällen, vid till exempel fältarbeten och forskningsresor, då logi inte kan bokas i förväg. Hotell kan också vara knutna till en extern konferens eller motsvarande. Resenären får då redovisa utlägget i universitetets reseräkningssystem efter hemkomst.

Resebyråns kontaktvägar

  • Boka din resa i första hand online genom att logga in via BCDs självbokningssystem, se länk nedan.
  • Brådskande frågor och resor, det vill säga inom 72 timmar: Kontakt via telefon +46 8 505 461 12
  • Allmänna frågor och resor som inte är lika brådskande: Kontakt via email: bokningsteamet, personlig service lu [at] bcdtravel [dot] se, telefon +46 8 505 461 12; online support: clienttechnologysupport [at] bcdtravel [dot] eu eller via självbokningssystemet under hjälpfunktionen.
  • För ändringar eller avbokningar kan du även prova att logga in och avboka via BCDs webbsida eller mobilapp.
    Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Information kring coronaviruset/covid 19

Om du beviljats tjänsteresa till land där reseintyg för genomfört PCR- och/eller antigentest för covid-19 krävs för inresa, ska arbetsgivaren stå för eventuella kostnader för genomförande av testning/erhållande av reseintyget. Eventuella kostnader för provtagningar ska belasta det lokala kostnadsstället. Ersättning för PCR- och/eller antigentest för covid-19 utgår endast då testning krävs i samband med tjänsteresa.

Informationen uppdateras dygnet runt och finns på engelska i självbokningssystemet, Cytric.

Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Ladda gärna också ner Utrikesdepartementets app – Resklar -  för deras senaste information:

Här hittar du appen Resklar (Utrikesdepartementets webbplats)

Ska du resa inom EU kan du också hitta bra information på Europeiska unionens webbplats. Här kan du klicka på ”Travel” och skriva in din resplan för att få fram vad som krävs i resp. Land.

Re-open EU (Europeiska unionens webbplats)

Flera som ska resa tillsammans?

Vid bokning för tio personer eller fler finns möjlighet att få särskild hjälp genom, e-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com tel: +46 8 5054 6373.

Gäller framförallt flygbokning med logi.

Överväg noga om flera nyckelpersoner, exempelvis hela institutionsstyrelsen, bör resa med samma flight eller buss, om något skulle hända.

Telefoni på resande fot

Kontrollera villkoren för mobilabonnemanget och taxor för surf och telefoni vid utlandsresor.

Inställda flyg eller andra liknande problem under resan

Ring direkt till resebyrån +46 8 505 461 12. Vid akuta ärenden utanför kontorstid (8:00 -17:00) tillkommer 370 kronor. Övriga bokningsarvoden tillkommer.

Tidigare bokningar hos Egencia

Tidigare bokningar gjorda med Egencia till och med 31 januari, hanteras av Egencia. Efter det datumet är Egencia endast behjälpliga med de bokningar som gjorts hos dem. E-post: customer_service [at] egencia [dot] se, telefon: 040 - 608 57 50. Resenärer har åtkomst till självbokningssystemet till och med sista februari. Här kan du se dina bokade biljetter och vid behov avboka resor.

Ombokning och avbokning av resor gjorda hos Egencia (Egencias självbokningssystem)

Försäkringar vid resa i tjänsten

Via den upphandlade resebyrån får du en reseförsäkring. Som medarbetare är du även försäkrad via Kammarkollegiets tjänstereseförsäkring.

Läs mer om försäkring vid resa i tjänsten

Att tänka på!

Om du har lagt in Egencia som kontakt eller favorit i din telefon eller på din dator se till att uppdatera med de nya kontaktuppgifterna till BCD Travel:

Telefon: +46 8 505 461 12
E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se

Kontakt - resa i tjänsten

Boka resa via resebyrån BCD Travel AB

Självbokning (om du skapat en resenärsprofil):
Länk till självbokningssystemet (logga in med lucat)

Personlig service:

Tid: 08:00-17:00

Telefon +46 8 505 461 12

E-post: lu [at] bcdtravel [dot] se

Bokning av gruppresor (10 personer eller fler)

BCD Travel Meetings & Events

Telefon +46 8 5054 6373

E-post: groups [dot] sweden [at] bcdme [dot] com

Boka taxi

Taxiresor bokas från 1 september 2022 med Flygtaxi.

Avtalet med Flygtaxi omfattar hela Sverige samt resor till och från Norge, Danmark och Finland. 

Läs mer om avtalen i Lupin

Hyrbil via LU Service

Campusservice

campusservice [at] service [dot] lu [dot] se

Hjälp med tolkning av föreskrifter

Medarbetare vänder sig till närmsta chef vid frågor om tolkningar av föreskrifterna och de allmänna råden. Du som är chef kan skicka dina frågor till resor [at] lu [dot] se.