Dokumenten på denna sida öppnas i nytt fönster.

Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Sedan den 1 april 2019 är det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Kravet utgör ett led i ett arbete att effektivisera offentlig förvaltning inom hela EU.

Läs mer om hur Lunds universitet hanterar det nya kravet

Hantera fakturor

I verktyget Lupin (Proceedo) ska du hantera inköp och leverantörsfakturor. Alla fakturor hanteras elektroniskt. Det finns i en övergångsperiod två versioner av Lupin för några användare. Läs mer om det i dokumenten som du hittar under rubriken Aktuellt längre ner på denna sida. Nedan hittar du vägledning till hur du gör i respektive version:

Javaklienten (gamla gränssnittet):

• Lupin - inlogg med lucat-id och tillhörande lösenord
• Fickfakta - Beställning och fakturahantering (PDF 143 kB)
• Lathund – Granska faktura (PDF 186 kB)
• Lathund – Attestera faktura (PDF 61 kB)
• Lathund - Leveranskvittera (PDF 328 kB)
• Lathund - Ordermatchning krävs (PDF 205 kB)
• Lathund - Godkänna beställning (PDF 45 kB)

Webbklienten (nya gränssnittet fr o m 2018):

• Inloggning och startsida (PDF 204 kB)
• Beställa (PDF 461 kB)
• Godkänna beställning (PDF 55 kB)
• Kvittera leverans (PDF 115 kB)
• Granska faktura (PDF 157 kB)
• Attestera faktura (PDF 103 kB)
• Delegera rättigheter (PDF 58 kB)

I detta dokument får du svar på några vanliga frågor:

Frågor och svar om den nya webklienten för Lupin (PDF 45 kB)

Ytterligare information:

• Läs mer om att attestera och godkänna
• På Ekonomiwebben finns mer fördjupad information om fakturahantering
• På Ekonomiwebben finns även fler lathundar för Lupin

Vid tjänsteresor ska du komplettera fakturan med ändamålet/syftet med tjänsteresan. Datum för förrättningen ska framgå vid samtliga tjänsteresor och program bifogas.

Aktuellt

Informationsbrev om ändring av inloggning i Lupin | 2019-01-16 (PDF 102 kB)

Viktig information för dig som använder Lupin | 2018-09-26 (PDF 229 kB)

Fakturaadress

Lunds universitet
Namn på inst/avd
Box 188
221 00 Lund

Referens: För- och efternamn, t ex "Greta Garbo"

Om du får fakturor direkt till institutionen så ska du skicka dessa till skanning. Använd universitetets fakturaadress (se ovan). Kontakta därefter leverantören och ändra adressen till universitetets fakturaadress med tillägg av institutionens namn.

Om flera fakturor skickas i samma kuvert och någon/några fakturor består av flera sidor - håll ihop varje flersidig faktura med hjälp av gem (häfta ej). 

Utställd till Lunds universitet

Fakturor ska alltid vara ställda till Lunds universitet. Om du får en faktura som inte är utställd på Lunds universitet, men som ska betalas av universitetet så måste du be leverantören skicka en ny faktura med rätt namn.

Organisationsnummer

Lunds universitets organisationsnummer är 202100-3211.

VAT-nummer/momsregistreringsnummer

Lunds universitets VAT-nummer/momsregistreringsnummer är SE202100321101.

Det här VAT-numret/momsregistreringsnumret ska du uppge när du beställer varor och tjänster från andra EU-länder. 

Referens

Beställarens för- och efternamn ska stå som referens på fakturan, till exempel Lars Larsson. Om det vid beställningen har angetts ett ordernummer (LU följt av 8 siffror) eller abonnemangsnummer ska även detta framgå av fakturans första sida.

Valutor vid utbetalning

De valutor som kan användas är: AUD, CAD, CHF, DKK, EUR, GBP, JPY, NOK, SEK och USD.

Om något blivit fel

När fakturan innehåller fel eller om du behöver reklamera något så ska du kontakta leverantören och begära kreditfaktura. Avvakta med att hantera fakturan tills att kreditfaktura har inkommit till Lupin. Hantera därefter båda fakturorna samtidigt.

Utbildning

Utbildningar inom ämnena beställa, inköp och Lupin hittar du på Kompetensportalen.

Utbildningsfilmer för Lupin är under omarbetning och kommer publiceras när de är klara.