Fakturahantering

In English

En faktura är en räkning som ska betalas av universitetet. Du ansvarar själv för att betala fakturor i verktyget Lupin/Proceedo.

Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Det är lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Kravet utgör ett led i ett arbete att effektivisera offentlig förvaltning inom hela EU.

Läs mer om hur Lunds universitet hanterar kravet på elektronisk faktura

Hantera fakturor

I verktyget Lupin/Proceedo ska du hantera inköp och leverantörsfakturor. Alla fakturor hanteras elektroniskt. Nedan hittar du lathundar till systemet.

Lathundarna öppnas i ny flik.

I detta dokument får du svar på några vanliga frågor:

Frågor och svar om webklienten för Lupin (PDF 45 kB)

Ytterligare information:

Vid tjänsteresor ska du komplettera fakturan med ändamålet/syftet med tjänsteresan. Datum för förrättningen ska framgå vid samtliga tjänsteresor och program bifogas.

Fakturaadress

Lunds universitet
Namn på institution/avdelning
Box 188
221 00 Lund

Referens: För- och efternamn, t ex "Lars Larsson"

Om du får fakturor direkt till institutionen så ska du skicka dessa till skanning. Använd universitetets fakturaadress (se ovan). Det går också bra att skicka fakturan i ett internkuvert adresserat till "Fakturaskanningen, Box 188". Kontakta därefter leverantören och ändra adressen till universitetets fakturaadress med tillägg av institutionens namn. Informera även om att det är lagkrav att skicka e-faktura.

Om fakturan består av flera sidor: Håll ihop med hjälp av gem (häfta inte).

Rekvisitioner som Lunds universitet tar emot från externa projektdeltagare ska adresseras och skickas till aktuell institutions postadress.

Utställd till Lunds universitet

Fakturor som ska betalas av universitetet ska alltid vara ställda till Lunds universitet. Är de inte det måste du be leverantören om en ny korrekt utställd faktura.

Organisationsnummer

Lunds universitets organisationsnummer är 202100-3211.

VAT-nummer/momsregistreringsnummer

Lunds universitets VAT-nummer/momsregistreringsnummer är SE202100321101.

VAT-numret/momsregistreringsnumret ska du uppge när du beställer varor och tjänster från andra EU-länder.

Eori-nummer hos Tullverket

Lunds universitets Eori-nummer är SE2021003211.

Eori-nummer används vid tulldeklarationer och andra tullrelaterade handlingar.

Referens

Beställarens för- och efternamn ska stå som referens på fakturan, till exempel Lars Larsson. Ifall ordernummer (LU följt av 8 siffror) eller abonnemangsnummer uppgetts i samband med beställning så ska detta anges i avsedda fält på fakturan.

Valutor vid utbetalning

De valutor Lunds universitet kan göra utbetalningar i är: AUD, CAD, CHF, DKK, EUR, GBP, JPY, NOK, SEK och USD.

Om något blivit fel

När fakturan innehåller fel eller om du behöver reklamera något så ska du kontakta leverantören och begära kreditfaktura. Avvakta med att hantera fakturan tills du är överens med leverantören och tills en eventuell kreditfaktura har inkommit till Lupin. Hantera därefter båda fakturorna samtidigt. Viktigt att kreditfakturan har samma leverantörs- och betaluppgifter som ursprungsfakturan.

Inköps- och fakturahantering - delegera till kollega

I Lupin/Proceedo finns en funktion där du kan delegera din behörighet till en kollega som är i tjänst. Du hittar funktionen till vänster på startsidan (under den blåa rutan som visar vad du har att hantera). Klicka på plustecknet och ange till vem och vilka rättigheter du ska delegera samt under vilken period. Både du och den du har delegerat till kommer åt att hantera beställningarna/fakturorna under perioden du valt.

Leveranskvittens och Granska faktura kan delegeras till den kollega du själv väljer men glöm inte informera denne.

Om du har Godkännande- och Attesträtt ska detta delegeras till reserv enligt redan upprättad attestplan.

Läs mer om att delegera i Lupin/Proceedo:

Lathund – Delegera rättigheter (PDF 58 kB)

För dig som är attestant

Kontakta sektionen Ekonomi via supportformuläret när du har frågor om

problem med att delegera till användare i Lupin/Proceedo (kategori ”Delegera faktura/Byta granskare (Lupin/Proceedo)")
godkännande och attesträtt (kategori ”Attestplaner/Lupingrupper”)

Sektionen Ekonomis supportformulär