Fakturahantering

• Kommer fakturan från rätt leverantör?
• Förväntar du dig att du ska få en faktura från leverantören ifråga och finns det uppgift om vad fakturan avser?
• Finns leverantörens adress, VAT-nummer/skattenummer/eller annat registreringsnummer som visar att det är ett företag?
• Finns bankuppgifter med på fakturan?

Alla svenska leverantörer ska skicka e-faktura. Har din leverantör inte möjlighet att skicka e-faktura kan de registrera sig gratis på Proceedo Supplier center. Du kan hänvisa din leverantör till vår externa webbsida:

På svenska: lu.se/leverantör

Om du vid enstaka tillfälle får en faktura från utländsk leverantör, eller om din utländska leverantör inte kan ställa ut en e-faktura till universitetet, kan du vidarebefordra en inkommen PDF-faktura till sektionen Ekonomi på e-postadressen: levfakt [at] eken [dot] lu [dot] se

OBS! E-postadressen tar endast emot e-post från avsändare inom organisationen (lu.se).

När du får fakturor via posten direkt till institutionen så ska du meddela leverantören om universitetens fakturaadress och informera om e-faktura. Den aktuella fakturan kan skickas i ett internkuvert (brunt kuvert) adresserad till ”Fakturaskanningen Box 188”.

Konto (obligatoriskt)

Ange vad köpet avser.

Aktivitet (obligatoriskt)

Ange din aktivitet som ska ta kostnaden.

Beskrivning

Ange vad köpet avser. Texten registreras som verifikationstext i vårt ekonomisystem och hjälper våra ekonomer att förstå vad köpet avser.

Tips!

Du kan söka fram värdena med både text och siffror.

Om du inte har lagt in favoriter passa på att välja dina favoriter för konton och aktiviteter. De valda favoriterna visas högst upp i sökdialogen. Har du markerat ett värde som förvalt fylls detta i automatiskt. Du kan ha ett förvalt värde, rekommenderas om du alltid använder samma kontering. Det går däremot att ha flera favoriter. 

Favoriter och förvalt värde (PDF 180 kB)

Om du har fått en faktura som inte är din, välj "Flera funktioner" och sedan:

• Om du vet vem som ska ha fakturan, välj "Ange annan granskare...".
• Om du inte vet vem som ska ha fakturan, välj "Inte min faktura".

En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Förutom avsikten vid anskaffningstillfället finns det ytterligare två kriterier för om en tillgång ska klassificeras som anläggningstillgång, en tidsgräns och en värdegräns. 

Läs mer om inköp av anläggningstillgång på Ekonomiwebben

Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som görs för att främja universitetets verksamhet och där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska användas med omdöme och ska ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. Det finns regler kring hur momsen ska konteras, underlag som ska bifogas etc.

Läs mer om hur du hanterar representation

Fakturor i status "Attest ej utförd" skickas till dig som attestant automatiskt enligt uppsatta attestregler. 

Kontrollera alltid: att betalningen går till rätt mottagare, med rätt belopp och i rätt valuta.

När du attesterar en faktura intygar du att utgiften är:

• ändamålsenlig för verksamheten
• finansierad
• korrekt bokförd

= Okej att attestera

Mer information om attest

Avser fakturan din egen utgift, till exempel resa eller egen utrustning, får inte bara du själv attestera fakturan utan du måste även välja funktionen "Mitt eget köp". 

Bocka i rutan "Mitt eget köp" och därefter "Attestera faktura". 

Fakturan skickas då vidare till överordnad nivå för slutattest. Funktionen Mitt eget köp kan i särskilda fall också användas av dig som attestant när du vill ha överordnads attest. 

När en faktura är attesterad får den statusen "Klar" och skickas till ekonomisystemet, och sedan vidare till banken för betalning på förfallodagen. Om fakturan redan är förfallen när den hanteras, kommer den att betalas vid nästa betalningstillfälle.

Betalningar genomförs måndagar, onsdagar och fredagar under en vanlig vecka. För att säkerställa att en faktura betalas i tid, vänta inte till sista dagen med att hantera den. Minst två personer måste kontrollera fakturan innan den får statusen "Klar".

När fakturan är betald visas en betalsymbol som ser ut som en hög med pengar.

Om fakturan innehåller fel eller om du behöver reklamera något, kontakta leverantören och begär en kreditfaktura. Markera fakturan "Under utredning" och lägg till en kommentar. Vänta med att hantera fakturan tills du har kommit överens med leverantören.

När en leverantör inte har möjlighet att skicka en faktura kan formuläret Beställning av betalning utan faktura användas. 

Beställning av betalning utan faktura

Obs! Är formuläret inte korrekt ifyllt eller om uppgifter saknas kommer underlaget att returneras.

En proformafaktura är en preliminär faktura som utfärdas innan varor eller tjänster levereras. Den används ofta för att ge en uppskattning av kostnaderna och för att underlätta tullklarering vid internationella försändelser. En proformafaktura innehåller vanligtvis detaljer som beskrivning av varorna, kvantitet, pris, och andra relevanta uppgifter. 

Om proformafakturan är fullständig med bankuppgifter till leverantören kan den användas som en förskottsfaktura.  

Tjänsteresan ska styrkas genom att du lägger in syftet för din resa antingen i beskrivningen eller i en kommentar. Det ska tydligt framgå datum för resan och du ska även bifoga ett program.

Lunds universitet tar inte emot rekvisitioner som fakturor i Proceedo. Rekvisitioner ska adresseras och skickas till aktuell institutions postadress.