Arkivering av forskningshandlingar

Allmänna handlingar är handlingar som skapas vid eller inkommer till en myndighet. Det innebär att även de handlingar som uppkommer inom forskning är allmänna och omfattas av bland annat arkivlagen. På den här sidan får du som forskare hjälp att veta vad lagarna säger om vilka handlingar som ska arkiveras, vilka som får gallras och vilka som ska diarieföras. 

På denna sida kan du läsa mer om:

• Definition: Forskningshandlingar och forskningsdata
• Vem äger forskningshandlingar?
• Vem ansvarar för hanteringen av forskningshandlingar?
• Utlämnande av forskningshandlingar och forskningsdata
• Publicering respektive arkivering av data
• Bevarande och gallring av forskningshandlingar
• Metadata 
• Checklista för arkivering av forskning

Definition: Forskningshandlingar och forskningsdata

Ett forskningsprojekt eller studie genererar vad vi arkivarier benämner som forskningshandlingar. I det dagliga arbetet kan forskningshandlingar också benämnas som forskningsmaterial. Begreppet forskningshandlingar inbegriper både administrativa handlingar och själva forskningsdatan. 

Med forskningsdata eller data menas specifikt den data ni baserar forskningsresultatet på, alltså den studerade datan. Med forskningshandlingar avses den samlade mängden handlingar som ett projekt eller en studie genererat. 

Vem äger forskningshandlingar?

Forskning som bedrivs vid ett universitet är en myndighetsverksamhet. De handlingar som framställs inom forskning ska omhändertas i enlighet med svensk lagstiftning. Detta gäller även om du har extern finansiering. 

Forskaren äger de intellektuella rättigheterna och har upphovsrätten till sina resultat och slutsatser. Som forskare får du emellertid inte ta med forskningshandlingarna (originalen) från universitetet vid exempelvis byte av tjänst eller när du går i pension eftersom de är myndighetens allmänna handlingar.

Vem ansvarar för hanteringen av forskningshandlingar?

Det är viktigt att chefer, forskare och administratörer har en kontinuerlig dialog och etablerar rutiner för hanteringen av forskningshandlingar. Det formella ansvaret för arkivering ligger i allmänhet hos prefekt eller motsvarande chef. I praktiken är det oftast forskaren själv som ansvarar för att handlingarna hanteras korrekt vid institutionen eller motsvarande. Om chef och forskare har en dialog om dokumenthanteringen minskar risken för att handlingarna förläggs eller försvinner.

Eftersom du som forskare är bäst insatt i ditt material är det viktigt att det är du som beskriver, sorterar, märker upp och namnger handlingarna på ett sätt som är begripligt även för andra. Tänk på att en framtida forskare, administratör eller arkivarie ska kunna förstå dina beskrivningar.

Läs mer om namngivning av filer och metadata (ny flik).

Utlämnande av forskningshandlingar och forskningsdata

Det finns lagkrav på att skyndsamt lämna ut forskningshandlingar och forskningsdata vid förfrågan. Den som har tillgång till handlingarna har också ansvar för att lämna ut dem. För forskningshandlingar och forskningsdata är det oftast forskningsledaren. Det kan även vara en forskarkollega, handledare, administratör eller prefekt. När en förfrågan kommer in ska utlämnandet ske skyndsamt. Det är därför viktigt att någon alltid har tillgång till materialet. Ha i åtanke att besked i fråga om utlämnande av allmän handling i normalfallet ska ske inom 24 timmar.

Om ditt forskningsmaterial innehåller uppgifter som kan vara föremål för sekretess kan en förfrågan om utlämnande avslås. Kontakta universitetets jurister om du är osäker på huruvida ditt forskningsmaterial kan lämnas ut eller inte. 

Du kan läsa mer om utlämning av allmän handling på avdelningen Juridiks sidor. 

Utlämnande av allmän handling och sekretess.

Publicering respektive arkivering av data

Det finns många likheter mellan publicering och arkivering av forskningsdata. När du öppet delar din data möjliggör du återanvändning av din data och verifiering av dina resultat. Du lever även upp till gällande lagkrav (öppna data-direktivet). Arkivering utgår också från lagkrav (arkivlagen), och syftet är att information ska kunna verifieras och återanvändas över tid. Att arkivera innebär dock, till skillnad från att publicera, att något bevaras för all framtid. Arkivering säkerställer att handlingarna vårdas och förblir läsbara över tid.

Publicering av hela eller delar av data i repositorium, en datajournal eller liknande innebär alltså inte att din forskningsdata arkiveras. Det är ofta bara en delmängd av alla handlingar som producerats under forskningsprojekt som delas öppet. Generellt sett är det fler handlingar som ska arkiveras än som delas.

Behöver du hjälp med hur du ska förbereda materialet för arkivering kan du prata med forskningsstödet eller arkivarien på din fakultet. Du kan även kontakta universitetsarkivet direkt på universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se (universitetsarkivet[at]legal[dot]lu[dot]se). 

Läs mer om vilka handlingar som ska bevaras.

När forskningsprojektet eller studien ska avslutas bör arkivfunktionen kontaktas för överföring av handlingar till arkivet. Undantaget är om du lagrar din data i universitetets forskningsdatamappar eller om din institution har ansvaret för att kontakta universitetsarkivet när en större mängd forskningsdatahandlingar ackumulerats.

Arkivet arbetar utifrån en kölista för e-arkivering och det kan dröja ett tag innan dina handlingar arkiveras. Se därför till att ha tillgång till en säker lagringsyta där du kan lagra dina handlingar under tiden och diarieför direkt de handlingar som ska in i diariet.

Bevarande och gallring av forskningshandlingar

Bevarande innebär i en arkivkontext att en allmän handling förvaras och behålls läsbar för all framtid. Gallring innebär motsatsen, att man förstör eller tar bort en allmän handling för alltid.

Precis som för andra allmänna handlingar vid Lunds universitet regleras bevarande och gallring av forskningshandlingar i dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen sammanfattar de lagar och föreskrifter som gäller för samtliga kända handlingstyper vid universitetet.

Dokumenthanteringsplanen (PDF, 4,4 MB, ny flik).

För forskningshandlingar finns det även en särskild gallrings- och bevarandeplan. Det finns särskilda gallrings- och bevarandeplaner för Humanistiska och teologiska fakulteterna, Medicinska fakulteten och Samhällsvetenskapliga fakulteten. Du ska följa den plan som gäller för din fakultet. Om din fakultet inte har en egen plan ska du följa den generella gallrings- och bevarandeplanen. 

• Lunds universitets generella gallrings- och bevarandeplan för forskningshandlingar (PDF, 223 kB, ny flik).
• Humanistiska och teologiska fakulteternas gallrings- och bevarandeplan (PDF, 223 kB, ny flik).
• Medicinska fakultetens gallrings- och bevarandeplan (PDF, 361 kB, ny flik).
• Samhällsvetenskapliga fakultetens gallrings- och bevarandeplan (PDF, 315 kB, ny flik).

Forskningsfinansiärer eller samarbetspartners kan också ställa krav på bevarande av forskningsdata. Huvudregeln är att om Lunds universitet har högre krav på bevarande än den andra aktören/samarbetspartnern så är det våra krav som går före. Andra aktörer har ingen laglig rätt att kräva radering av myndighetens allmänna handlingar. Ta reda på vad som gäller för just din studie. 

Om studien bedrivs i samarbete med ett annat lärosäte ska en huvudman utses. Det är huvudmannens ansvar att arkivera forskningsdatan. Andra lärosätens riktlinjer kan skilja sig från Lunds universitets. Det är viktigt att upplysa forskningsdeltagare om vilket lärosäte som är huvudman för forskningsprojektet så att de vet hur deras information hanteras. Om huvudmannen för ert projekt har lägre krav på bevarande än vi har på Lunds universitet finns alltid möjligheten att ni sluter ett avtal om att det är vårt lärosäte som tar arkivansvaret.

Metadata

Metadata som beskriver forskningsprojektet/studien är viktig av flera olika anledningar. Informationen hjälper dig exempelvis att hitta bland dina handlingar, dina kollegor att förstå materialet och vid delning/publicering av datan. Metadata är även nödvändigt för att möjliggöra diarieföring och arkivering av dina handlingar. 

Det finns olika sätt att tillföra metadata till din forskning. Du kan exempelvis fylla i en README-fil, registrera forskningsprojektet i LUCRIS eller organisera och namnge filerna så att även en utomstående kan förstå deras innehåll. 

När det är dags för arkivering finns det ett särskilt metadataformulär med övergripande information om din forskning du behöver fylla i. Mejla universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se (universitetsarkivet[at]legal[dot]lu[dot]se) för att få tillgång till formuläret. 

Läs mer om namngivning av filer och metadata.

Ladda ner mallen till README-filen här.

Checklista för arkivering av forskning

1. Håll bra ordning på dina handlingar och se till att det alltid finns någon som kan lämna ut dem vid förfrågan. Handlingarna som du producerar blir löpande allmänna och kan begäras ut.

   Läs mer om utlämnande.

2. Lägg löpande till metadata som beskriver dina handlingar. Detta kan du exempelvis göra i en README-fil eller i filnamnen.

   Ladda ner mallen till README-filen här.

3. När forskningsprojektet eller studien når sitt slut ska du tillsammans med prefekt eller motsvarande göra en bedömning av vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras. Information om lagkraven och när handlingar får gallras finns i Dokumenthanteringsplanen och i de särskilda gallrings- och bevarandeplanerna. Ta hjälp av forskningsstödet eller en arkivarie vid behov.

   Läs mer om bevarande och gallring av forskningshandlingar.

4. Konvertera bevarandehandlingarna till arkivgodkända format när du inte längre behöver arbeta i filen. Senast vid avslutande av forskningsprojekt/studie ska du konvertera dina filer till lämpliga format enligt länken nedan.

   Läs mer om godkända bevarandeformat (ny flik).

5. Diarieför löpande de handlingar i ditt forskningsprojekt/studie som ska diarieföras. Information om vilka handlingar som ska diarieföras finns i dokumenthanteringsplanen.

    

6. Placera dina allmänna handlingar på en stabil lagringsyta med begränsad tillgång i väntan på e-arkivering.  

   På sektionen IT:s sidor kan du läsa mer om vilka lagringsalternativ som finns på Lunds universitet (ny flik).

7. Om du behöver hjälp kan du kontakta forskningsstödet på din fakultet eller den centrala arkivfunktionen.