Planera och samla in

På den här sidan

• Krav från förlag, tidskrifter och finansiärer
• Kostnader för datahantering
• Personuppgifter
• Etikprövning
• Ägande, upphovsrätt och avtal
• Hitta data i repositorier
• Mjukvara och verktyg för datainsamling
• Datahanteringsplan

Att tidigt börja tänka kring datahantering och hur den ska vara upplagd kan spara mycket tid och göra forskningsprocessen smidigare. Det kan du göra strukturerat i en datahanteringsplan. Du kan ha krav från finansiärer eller andra att förhålla dig till och kan också behöva fundera över till exempel kostnader som kan uppkomma, etiska aspekter och om din data innehåller personuppgifter. 

Krav från förlag, tidskrifter och finansiärer 

Många vetenskapliga tidskrifter och förlag rekommenderar eller kräver att forskningsdata bakom en publikation ska göras fritt tillgänglig. Vissa förlag och tidskrifter har även specifika krav gällande vilken/vilka databaser som de önskar att man använder för att tillgängliggöra data.  

Krav från finansiärer 

Kraven på öppna och organiserade forskningsdata från finansiärer ökar. Fler och fler finansiärer förväntar sig inte bara öppna data, i den mån detta är möjligt, utan även en plan för hur man ska jobba med sin forskningsdata genom hela sitt projekt.  Om du är osäker på vad som gäller för ditt projekt, titta i eventuella villkor som medföljde när du beviljades medel eller kontakta din forskningsfinansiär.  

Kostnader för datahantering

Datahantering medför olika kostnader. Det är bra att vara medveten om dessa kostnader redan från start och avsätta resurser för det inom projektet.  

Exempel på sådant som kan medföra kostnader

• Etikprövning  
• Personal specifikt för datahantering (data manager, forskningsingenjör)  
• Arbetsinsats (till exempel beskriva, organisera, tvätta och avidentifiera data)  
• Programvara (kostnader för köp eller licenser)  
• Lagringsutrymme för stora datamängder (kostnader för extra lagringsutrymme)  
• Säker förvaring av persondata och känsliga data (serverplats, säkerhetsskåp)  
• Kostnader för delning av data via en databas (vissa databaser tar ut en avgift)  
• Kostnader för att bygga en egen databas eller webbplats för dina data (inklusive kostnader för underhåll efter projekttidens slut)  

Personuppgifter 

När dina insamlade data innehåller personuppgifter behöver dessa hanteras på ett särskilt sätt, enligt flera olika regelverk.  Det finns många aspekter av hantering av personuppgifter och hur du och andra ska tänka kring detta under projektet.  Några saker att tänka på är att:  

• Förvara material som innehåller personuppgifter på ett säkert sätt 
• Anmäla all hantering av personuppgifter till PULU – Personuppgifter Lunds universitet  
• Informera registrerade om hur Lunds universitet behandlar personuppgifter  

Varje fakultet har verksamhetsnära dataskyddssamordnare som kan hjälpa dig med frågor om personuppgifter, kontakta din data steward som kan lotsa dig rätt.  

Hantering av personuppgifter inom forskning

Lagra och organisera

Etikprövning 

Om din forskning involverar människor, persondata eller djurförsök kan du behöva begära etikprövning. Mer information om när och hur du ansöker om etikprövning finns på Lunds universitetets sida om etikprövning samt på Etikprövningsmyndighetens webbplats. Observera att en ansökan om etikprövning är förknippad med en kostnad och att det kan dröja innan du får ett beslut. De flesta forskningsfinansiärer täcker denna kostnad om man tagit med den i budgeten.  

Etikprövning

Så går en etikprövning till (etikprovningsmyndigheten.se)

Ägande, upphovsrätt och avtal 

Lunds universitet är en myndighet, och handlingar som framställs inom forskningen tillhör därför universitetet. Detta inkluderar forskningsdata. Om du lämnar universitetet får du som forskare alltså inte ta med dig forskningsdata. Däremot äger du de intellektuella rättigheterna till dina forskningsresultat och kan fritt ta med dig denna information. Du får dock inte ta med dig själva originalhandlingarna (analoga eller digitala).  

Vid samarbete med andra lärosäten eller aktörer är det viktigt att upprätta avtal för att slå fast sådant som hur samarbetet ska se ut, vem som har personuppgiftsansvar och vem som har äganderätten till de forskningsdata som tas fram. Det är viktigt att det är tydligt vem som ansvarar för data från insamlandet och fram till arkiveringen.  

Deltar du i ett uppdrag eller samarbete med en extern part är det även här viktigt att alla avtal finns på plats innan du börjar samla in data och arbeta med dem.    

Avtalsrätt

Hitta data i repositorier 

Det finns många öppet tillgängliga data som du själv kan ladda ner, från exempelvis repositorier, tidskrifter eller myndigheter. När du använder andras data ska den citeras med uppgifter om bland annat upphovsrättsinnehavaren och var data är lagrad, med hjälp av en DOI eller annan beständig identifikator.  

Dela och tillgängliggöra

Mjukvara och verktyg för datainsamling 

Du som forskare kan behöva många olika mjukvaror och verktyg för din datainsamling. Universitetet har gemensamma licenser för ett antal sådana, du hittar information om de som är tillgängliga i nuläget på Sektionen IT:s webbplats. Det finns också många mjukvaror och verktyg som tillhandahålls vid respektive fakultet och där du som forskare också kan få support.

Tillgängliga mjukvaror och verktyg på Sektionen IT:s webbplats

Datahanteringsplan

Genom att planera datahanteringen på ett strukturerat sätt, i en datahanteringsplan, får du som forskare hjälp att se över relevanta lagar och riktlinjer, identifiera behov och problem samt underlätta organisering och dokumentation. Datahanteringsplanen är ett levande dokument, som bör uppdateras under projektets gång för att vara aktuellt och relevant för dig och eventuella medarbetare.  

Skapa en datahanteringsplan