E-underskrifter - vad gäller?

Överväger du att använda en e-underskriftstjänst behöver en riskvärdering göras utifrån de principer som anges nedan.

Generella principer för undertecknande

• Undertecknaren verifierar att handlingen och dess innehåll är korrekt samt fastställer/accepterar det som står i handlingen. Undertecknandet visar att beslut har fattats.
• Undertecknandet ska göras av den person som har delegation och/eller mandat att fatta beslut.
• Vem som har mandat att fatta beslut i olika frågor fastställs av rektor i Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet, samt i olika beslut som vidaredelegerar befogenheter på olika nivåer.

Några principer angående e-underskrifter:

• Inom Lunds universitet är e-underskrift även fortsättningsvis ett undantag från den grundläggande regeln att underteckna med penna på papper.
• E-underskrifter har i de allra flesta fall samma rättsliga giltighet som underskrift på papper. E-underskrift kan också vara säkrare än undertecknande för hand, beroende på vilken typ av e-underskrift som väljs.

Att tänka på för e-underskrifter

• Den underskriftstjänst som används måste motsvara kraven för avancerad eller kvalificerad underskrift enligt EU-förordningen eIDAS.
• Med kvalificerad e-underskrift ställs krav på att användaren identifierar sig och att användaren kan knytas till undertecknaren. En avancerad eller kvalificerad underskriftstjänst kan dessutom användas för att kontrollera om dokumentet ändrats efter att det undertecknats, även om denna möjlighet ofta är tidsbegränsad.
• En undertecknad handling ska kunna utgöra bevis. Om motpartens underskriftstjänst används måste man säkerställa att undertecknandeprocessen generar tillräckliga bevis, d.v.s. att universitetet i efterhand kan fastställa att underskriften är gjord av en viss person och gäller ett specifikt dokument.
• Krav på bevarande finns precis som för fysiska handlingar. Innan en handling undertecknas elektroniskt måste möjlighet finnas att långsiktigt bevara både handlingen, själva e-underskriften och en tidsangivelse för när undertecknandet gjordes. Möjlighet ska finnas att säkerställa handlingens äkthet och tillförlitlighet över tid.