E-underskrifter

Som anställd är det viktigt att du kontaktar ansvarig chef innan du börjar använda eduSign. Du behöver veta vilka interna rutiner för e-underskrifter som gäller på din institution eller motsvarande. Du behöver också veta hur dokumentet ska hanteras enligt dokumenthanteringsplanen.

Dokumenten som laddas upp i eduSign ska vara i PDF/A eller XML. Du får inte göra någon konvertering efter det att dokumentet är underskrivet. En mer utförlig guide om PDF/A och konvertering hittar du här: LU Supportcenter - Start: Skapa PDF/A i godkänt e-arkiv-format

Om du behöver sammanfoga flera dokument till ett är det viktigt att du gör det innan underskriften. Du får inte till exempel skriva under ett dokument och senare slå ihop det med ett annat. Ett underskrivet dokument får inte förändras.

Om den du bjuder in har mer än en mejladress kopplad till sitt Lucat-konto är det viktigt att du bjuder in primäradressen. Det är bara primäradressen som kan skriva under utan att skapa ett eduID. Behöver du skapa ett eduID hittar du information om hur då går tillväga under avsnittet Hur skapar jag ett eduID?

Generellt skriver vi under fler dokument än vad vi faktiskt behöver. Därför är det bra om du undersöker ifall ditt dokument faktiskt behöver en underskrift. Observera att om ett undertecknande tas bort kan fortfarande diarieföring eller bevarande i annat system krävas. Använd dokumenthanteringsplanen för att ta reda på vad som gäller för det aktuella dokumentet.

Här hittar du en länk till dokumenthanteringsplanen: Dokumenthateringsplanen | Klara Dialog

När du tar emot ett e-undertecknat dokument från någon som inte är anställd vid Lunds universitet behöver du validera det för att säkerställa:

• Att dokumentet inte har förändrats sedan det skrevs under.
• Vem som har skrivit under dokumentet.
• Att den elektroniska underskriften går att lita på.

Validering ska göras i eduSigns valideringstjänst, den finns länkad till i höger fält på den här sidan. Om du har använt en annan tjänst än eduSign och eduSigns valideringstjänst inte kan validera signaturen kan du använda en annan validator. Det är viktigt att du gör en riskbedömning av tjänsten innan du använder den. Du kan läsa om det mer under avsnittet Riskvärdering vid användande av andra e-underskriftstjänster

Ett färdigställt underskrivet dokument som ska bevaras ska diarieföras omgående. Om dokumentet innehåller underskrifter från parter utanför universitetet ska dokumentet valideras. När valideringen är klar leds du vidare till en ny sida med ditt valideringsresultat. Sidan med resultatet ska sparas och diarieföras i samma ärende som det underskrivna dokumentet. Genom att diarieföra handlingen säkerställer du att dokumentet är tillförlitligt även i framtiden. 
Mer utförliga instruktioner för hur du diarieför ett digitalt underskrivet dokument hittar du här: E-underskrift i eduSign – lathund / E-signatures in eduSign – quick guide | Kompetensportalen

I de fall dokument bara ska sparas en viss tid innan gallring ska det inte diarieföras utan ordnas systematiskt. Dokumentet ska fortfarande förvaras säkert och tillsammans med valideringsresultatet, helst i en mapp på en gemensam server med begränsad åtkomst.

Se mer detaljerade anvisningar om diarieföring och dokumenthantering i Lunds universitets dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen | Klara Dialog

Du kan använda e-underskrift på blanketter, beslut, protokoll med mera. Den organisationsdel som äger processen beslutar om behov kring undertecknande och val av metod för underskrift. 

Om du samarbetar med lärosäten som har tillgång till eduSign kan du använda eduSign för att skriva under dokument. Detta kan exempelvis vara beslut, protokoll, avtal eller överenskommelser.

Organisationer som inte själva har eduSign kan använda valideringstjänsten för att säkerställa äktheten i ett dokument som är underskrivet med eduSign. Valideringstjänsten är öppen för alla och kräver ingen inloggning.

Studenter och icke anslutna organisationer kan inte automatiskt skriva under i eduSign på samma vis som anställda på LU och andra anslutna organisationer kan. För att man de ska kunna använda eduSign behöver de skapa ett eduID. För att skapa ett eduID krävs antingen FrejaID+ eller BankID. 

En e-underskrift är likvärdig en fysisk underskrift. Rätten att underteckna för Lunds universitet ges genom delegation och/eller mandat att fatta beslut. 

Om du inte kan se dokumentet när du loggar in i eduSign kan det bero på lite olika anledningar.

1. Du är student – studenter kan logga in i eduSign men saknar den Lucat-nivå som behövs för att använda programmet utan att skapa ett eduID. För att använda eduSign behöver du skapa ett eduID. Instruktioner för hur du gör det hittar du under avsnittet Hur skapar jag ett eduID?
2. Du har mer än en mejladress kopplad till ditt Lucat-konto. Det är bara den primära adressen som kan använda eduSign utan att skapa ett eduID.

Anställda vid Lunds universitet som har Lucat-ID kan använda eduSign. För studenter och anknutna som vid upprepade tillfällen behöver skriva under kan man skapa ett eduID.

En guide för hur du skapar ett eduID hittar du under avsnittet Hur skapar jag ett eduID?

Studenter och anknutna som enbart behöver skriva under vid ett enskilt tillfälle rekommenderar vi fysisk underskrift. 

Nej, eftersom ett elektroniskt signerat dokument som skrivs ut inte längre är giltigt. 

Nej, alla som ska skriva under måste göra det i samma process du kan därför inte skriva under ett dokument som redan har underskrifter från ett annat system. Om du gör det förstörs certifikatet från de första underskrifterna och signaturerna går inte att validera längre.

Ja. Personen som har initierat processen kan bjuda in fler personer att signera samma dokument, högst tolv personer kan skriva under. Under processens gång kan även den initierande parten bjuda in fler att signera. Processen fortsätter tills att dokumentet innehåller alla nödvändiga e-underskrifter. 

Tänk på att samma e-underskriftstjänst ska användas för ett och samma dokument oavsett hur många som signerar det.
 

Nej, varje ärende e-undertecknas var för sig. Detta då varje ärende behöver diarieföras och arkiveras var för sig. 

Det är inte möjligt att dela upp ett e-undertecknat dokument som består av ett flertal ärenden eftersom alla förändringar av ett färdigställt e-undertecknat dokument gör e-underskriften ogiltig.

När man använder Adobe Acrobat Reader för att validera ett signerat dokument kan det stå att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd. 

Du får detta meddelande eftersom Adobe inte automatiskt känner igen eduSigns underskrifter. Om du vill ha bort felmeddelandet måste du själv ställa in att Adobe ska se underskriften som tillförlitlig. En guide för hur du går till väga hittar du här: E-underskrift i eduSign – lathund / E-signatures in eduSign – quick guide | Kompetensportalen

Du ska validera dina underskrivna dokument i eduSigns valideringstjänst eduSign document validation | SUNET

För att ta bort en inbjudan gör du följande:

1. Klicka på andra val.
2. Välj redigera inbjudan.
3. Gå till fältet för den person du vill ta bort och klicka på det lilla röda krysset i höger hörn.

Tjänsten är för dig som är i behov av att signera dokument i EduSign men saknar Lucat-ID: 

1. Skapa ett konto på sidan eduid.se. Du får ett mejl där du verifierar ditt konto. 
2. Logga in med ditt konto på eduid.se och komplettera dina personuppgifter under ”inställningar”.
3. Koppla din identitet till ditt EduID med digitalt ID-kort (Freja+ eller BankID). 
4. Logga in i tjänsten EduSign med ditt EduID och signera dina dokument. 
    

1. Logga in vid SUNETs sida för eduSign: eduSign | SUNET
2. Skriv in eduID Sweden i den blå rutan, där det står "Hitta Din Organisation". Du ska inte välja Lunds universitet. 
3. Du skickas nu tillbaka till eduID-sidan, detta för vidimering. 
4. Logga in med ditt eduID och lösenord. 
5. Du skickas nu tillbaka till SUNETs eduSign-sida. 
6. Hämta filen/dokumentet, som ska signeras alt bjud in flera personer för att signera. 

Du mottar en förfrågan om att underteckna ett dokument med e-underskrift

Känner du igen ärendet och stämmer innehållet? JA

(Om NEJ se instruktioner längre ner)

Känner du igen den som bjöd in JA

Känner du igen e-underskriftstjänsten? JA 

Litar du på tjänsten? 

Om JA Du kan troligen skriva under 

Om NEJ Överväg ett annat sätt att skriva under

Känner du igen e-underskriftstjänsten? NEJ

Har du förtroende för den inbjudande organisationens bedömning av e-underskriftstjänsten

Om JA Du kan troligen skriva under

Om NEJ Överväg ett annat sätt att skriva under

Känner du igen den som bjöd in NEJ

Undersök vem som bjudit in

Känner du igen ärendet och stämmer innehållet? NEJ

Känner du igen den som bjöd in JA

Finns det ett etablerat samarbete med den som bjöd in?

Om JA Undersök om inbjudan hamnat fel

Om NEJ Skriv inte under

Känner du igen den som bjöd in NEJ:

Skriv inte under

Textruta bredvid tankekarta:

Tänk på att enbart skriva under dokument som du känner igen och förstår. Var därför noga med att kolla upp avsändare och tjänst innan du skriver på. Den här tankekartan är enbart ett stöd för beslutsfattande, i slutändan är det du som ansvarar för att bedöma om du kan skriva under med e-underskrift eller inte.