Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

E-underskrifter

Lunds universitet strävar efter att skapa ändamålsenliga, smidiga och effektiva lösningar i det administrativa arbetet. Ett sätt att uppnå detta kan vara att använda sig av elektroniska underskrifter (e-underskrifter).

Valet av e-underskrift bör styras av om det förenklar och är ändamålsenligt. 

Användningen av e-underskrift inom Lunds universitet minskar mängden pappersutskrifter och effektiviserar underskriftsprocessen, särskilt när många inom skilda delar av organisationen ska skriva under samma dokument.

Generellt sett efterfrågas underskrift inom universitetet i högre utsträckning än nödvändigt. Överväg om underskrift överhuvudtaget behövs eller kan ersättas med annan lösning. Ändra rutiner och blanketter vid behov. Observera att om ett undertecknande tas bort kan fortfarande diarieföring eller bevarande i annat system krävas. Använd dokumenthanteringsplanen för att ta reda på vad som gäller för det aktuella dokumentet.

Innehåll på sidan 

Information om e-underskrifter

Viktigt att tänka på vid e-underskrift

Rätten att underteckna för Lunds universitet ges genom delegation och/eller mandat att fatta beslut. Vem som har mandat att fatta beslut i olika frågor fastställs av rektor i delegationsordningen, samt i olika beslut som vidaredelegerar befogenheter på olika nivåer. 

Läs mer om beslutsbefogenheter (PDF, 0,5 MB, ny flik).

Ett färdigställt och e-undertecknat dokument ska omgående diarieföras. Detta skyddar dokumentet och säkerställer dokumentets äkthet och tillförlitlighet över tid. Se mer detaljerade anvisningar kring olika handlingstyper i Lunds universitets dokumenthanteringsplan.

Läs mer om diarieföring vid Lunds universitet.

Validering av e-underskrift

När du tar emot ett e-undertecknat dokument från någon som inte är anställd vid Lunds universitet behöver du undersöka följande saker för att validera det:

  • Att dokumentet inte har förändrats sedan det skrevs under.
  • Vem som har skrivit under dokumentet. 
  • Att den elektroniska underskriften går att lita på.

Validering kan ske genom en valideringstjänst.

Behöver du hjälp?

Avdelningen Dokumenthantering ger stöd gällande frågor om e-underskrifter. Frågor tas emot via registrator [at] lu [dot] se. Vid behov slussas frågor av teknisk karaktär vidare till sektionen IT och vid behov av juridiska bedömningar inhämtas dessa från avdelningen Juridik.

Information om eduSign

eduSign - för e-underskrift internt och mellan svenska lärosäten

Lunds univeristet har ett avtal med Sunet för användning av e-underskriftstjänsten eduSign. eduSign följer DIGG:s (Myndigheten för digital förvaltning) ramverk för e-underskrifter för statliga myndigheter. 

eduSign kan användas för organisationsinterna e-underskrifter samt för undertecknande lärosäten emellan. Med tjänsten eduSign kan du ladda upp och e-underteckna PDF-dokument och XML-dokument. Tjänsten är tillgänglig för alla anställda vid Lunds universitet som har ett Lucat-ID. 

Du kan också använda tjänsten för att validera ett redan e-undertecknat dokument, det vill säga bekräfta att e-underskriften är äkta och att dokumentet inte har blivit ändrat efter undertecknandet. Observera att detta endast krävs då part utanför Lunds universitet har skrivit under. 

Innan du börjar använda eduSign

Att använda eduSign kan förenkla vissa processer vid Lunds universitet. Införandet kan samtidigt innebära behov av att förändra processer eftersom nya rutiner krävs för att hantera dokument med e-underskrifter. 

Som anställd är det viktigt att du kontaktar ansvarig chef innan du börjar använda tjänsten. Detta för att säkerställa att det finns rutiner på berörd institution eller motsvarande för hantering av e-underskrifter. 

Exempel på hur du kan använda eduSign

Internt inom Lunds universitet

Du kan använda e-underskrift på blanketter, beslut, protokoll med mera. Tänk dock på att den organisationsdel som äger processen också beslutar om behov kring undertecknande och val av metod för underskrift. 

Mellan lärosäten där alla har tillgång till tjänsten eduSign

Om du samarbetar med lärosäten som har tillgång till eduSign kan du använda verktyget för att alla lärosäten ska kunna skriva under dokumentet. Detta kan exempelvis vara beslut, protokoll, avtal eller överenskommelser.

Delning av e-undertecknade dokument till lärosäten och myndighet/organisation som saknar tjänsten eduSign

Organisationer som saknar eduSign kan inte skriva under dokumentet. Däremot är det möjligt att skicka ett e-undertecknat dokument till organisationer som saknar tjänsten. Dessa kan använda valideringstjänsten för att validera dokumentet. Valideringstjänsten kräver ingen inloggning. 

Länk till lathundar om hur du använder eduSign samt hur du tar ut ett valideringsintyg (inloggning krävs): https://canvas.education.lu.se/courses/27850

Vanliga frågor om eduSign

Nej, endast anställda vid Lunds universitet som har Lucat-ID kan använda eduSign.

Om du vill veta mer om hur du använder eduSign kan du kontakta registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se).

Det finns även en lathund i Canvas om hur du använder eduSign. I lathunden ingår bland annat instruktioner för hur du tar ut ett valideringsintyg från tjänsten. Notera att inloggning krävs https://canvas.education.lu.se/courses/27850.

Nej, eftersom ett elektroniskt signerat dokument som skrivs ut inte längre är giltigt. 

Ja. E-underteckna som vanligt och skicka sedan vidare till nästa person som ska skriva under dokumentet. Person nummer två upprepar processen - laddar upp dokumentet i eduSign och e-undertecknar. 

Person nummer två kan därefter skicka vidare dokumentet till nästa person. Processen fortsätter tills att dokumentet innehåller alla nödvändiga e-underskrifter. Högst tolv personer kan skriva under samma dokument. 

Tänk på att samma e-underskriftstjänst ska användas för ett och samma dokument oavsett hur många som signerar det. 

Nej, varje ärende e-undertecknas var för sig. Detta då varje ärende behöver diarieföras och arkiveras var för sig. 

Det är inte möjligt att dela upp ett e-undertecknat dokument som består av ett flertal ärenden eftersom alla förändringar av ett färdigställt e-undertecknat dokument gör e-underskriften ogiltig.

När man använder Adobe Acrobat Reader för att validera ett signerat dokument kan det stå att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd. 

Du får detta meddelande eftersom dokument undertecknade med eduSign inte går att validera i Adobe Acrobat Reader. Du kan bara validera dokumentet genom att använda valideringstjänsten för eduSign. 

Andra e-underskriftstjänster

Det finns en mängd underskriftstjänster på marknaden. Om extern part vill att medarbetare inom Lunds universitet skriver under i annan underskriftstjänst än eduSign behöver en riskvärdering göras i det aktuella fallet. 

Krav på underskriftstjänsten

Den underskriftstjänst som används inom EU måste motsvara kraven på avancerad eller kvalificerad e-underskrift enligt EU-förordningen eIDAS. 

Med avancerad e-underskrift ställs krav på att användaren identifierar sig och att användaren kan knytas till undertecknaren. 

Oavsett vilken underskriftstjänst som används behöver den inom Lunds universitet som ska skriva under göra det baserat på en riskbedömning av användningen av e-underskrift i det enskilda fallet. Valideringen av innehåll samt e-underskrift i det färdigställda underlaget har stor betydelse. 

Du måste betänka följande innan du använder annan e-underskriftstjänst än eduSign:

  • Följer tjänsten eIDAS krav på kvalificerad eller avancerad underskrift?
  • Innehåller underskriftstjänsten tillräcklig bevisning och säkerhet för att garantera dokumentets giltighet? Om tvist skulle uppstå, håller underlaget och underskrifterna som bevis?
  • I de dokument som diarieförs ska man kunna se vem eller vilka som skrivit under samt en tidsangivelse för när undertecknandet skedde. Ett valideringsintyg ska diarieföras.     

 

Kontakt

Vid frågor om e-underskrifter kan du kontakta:

Central registratur
registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se)
+46 46 222 71 40
Telefontid: måndag-fredag klockan 09.00-11.30

Lathund om eduSign

Länk till lathund om hur du använder eduSign samt hur du tar ut ett valideringsintyg (inloggning krävs):

https://canvas.education.lu.se/courses/27850