Vad är diarieföring?

Att diarieföra innebär att registrera handlingar som skickas in till eller skapas vid universitetet. Syftet är att hålla ordning på våra handlingar och göra det enklare att hitta, både i dag och i framtiden. Det är något vi måste göra för att uppfylla lagkrav men även något vi gör för att underlätta för oss själva.

Vad ska diarieföras?

En stor del av de handlingar som hanteras vid universitetet ska diarieföras. Vissa handlingar hanteras däremot i andra system eller bara på papper. I universitetets dokumenthanteringsplan kan du se exakt vilka handlingar som ska diarieföras.

Öppna dokumenthanteringsplanen (PDF, 3 MB, ny flik).

Läs mer om hur dokumenthanteringsplanen fungerar.

Hur diarieför jag?

Universitetet använder sig av systemstödet W3D3 för diarieföring. Med rätt behörighet och utbildning kan du själv arbeta i systemet och diarieföra handlingar eller så kan du ta hjälp av en registrator vid din institution eller motsvarande. Det viktiga är att du ser till att de handlingar du hanterar når någon som arbetar i W3D3 och som kan diarieföra dem.

Läs mer om systemstödet W3D3.

Läs mer om behörighet och utbildning i W3D3.

Hur hittar jag diarieförda handlingar?

Om du har behörighet till W3D3 kan du själv söka i systemet. Tänk på att vad du kan se beror på vilken behörighet du har. Hittar du inte det du letar efter kan du kontakta den centrala registraturen (registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se)) som hjälper till att söka. Om du inte har behörighet till W3D3 ska du i första hand kontakta en registrator vid din institution eller motsvarande som kan hjälpa dig att söka i systemet.

Diarieföring i kristider

Skapa ett diarieregister. Uppdatera det löpande med alla ärenden som upprättas vid Lunds universitet under krissituationen.

Tillsammans med handlingen som inkommer/upprättas lägger du ett fysiskt ärendekort där du fyller i:

• Ärendemening
• Motpart
• Datum då handlingen inkom/upprättades
• Handläggare
• Institution/motsvarande

Finns det ett externt diarienummer, ärendetyp eller annan viktig information tillgänglig ska även det skrivas ned. Detta läggs sedan tillsammans med handlingen/handlingarna.

När du sedan har tillgång till systemet ska du lägga in all information i W3D3.

Inkommer det en begäran om allmän handling ska du hantera den på (i möjligaste mån) samma sätt som under icke-krissituationer.

Hjälp med diarieföring

Har du frågor om diarieföring kan du alltid vända dig till den centrala registraturen (registrator [at] lu [dot] se (registrator[at]lu[dot]se)). Vi hjälper gärna till med frågor om vad som ska diarieföras, hur något ska diarieföras och liknande. Behöver du hjälp med att få en handling diarieförd kontaktar du en registrator på din institution eller motsvarande.