Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Elektronisk arkivering

Det blir allt vanligare att allmänna handlingar hos myndigheterna inkommer och upprättas i elektronisk form. För universitetets handlingar gäller samma lagar och föreskrifter oavsett om handlingarna är elektroniska eller på papper, men förutsättningarna för hantering och arkivering av elektroniska handlingar är annorlunda och kräver andra åtgärder.

Innehåll på sidan

Att välja elektroniska format

Du ska välja ett arkivbeständigt format för en handling redan när du skapar (upprättar) den. Här är de format som är godkända enligt Riksarkivet: 

Dokumenttyp och rekommenderat format

  • Text- och kontorsdokument (text, kalkyler, grafer, MS Office-dokument):  PDF/A-1 
  • Inskannade pappersdokument :   PDF/A-1 
  • E-post:  PDF/A-1 eller HTML 
  • Ljudfiler:    Wav/Wave eller Mp3 
  • Video:  MPEG-2 eller MPEG-4 (med färgkodning PAL) 
  • Bilder – fotografier, grafik, logotyper, ritningar: TIFF eller JPEG (vid större behov av komprimering) 
  • Bilder – grafik, logotyper, ritningar (ej fotografier): PNG 
  • Kartor och ritningar – CAD: PDF/E 
  • Kartor och ritningar – GIS: GML 
  • Kartor och ritningar – raster: CALS 
  • Webbsidor: HTML, XML, XHTML, PDF 1.4

Att göra elektroniska handlingar sökbara (metadata)

Metadata är beskrivande data, det vill säga information om information. Genom att ge handlingarna metadata underlättar du för den egna organisationen att återsöka och återanvända informationen. Du bidrar till rättssäkerheten (till exempel när en student efterfrågar sitt studieresultat) och du underlättar för framtida leverans till system för långtidsbevarande (e-arkiv).

Metadata kan vara data som du registrerar i ett IT-system tillsammans med handlingarna (till exempel status, avdelning, handlingstyp), egenskaper som du kan ange för ett kontorsdokument (till exempel författare, titel, ämne, kommentarer) eller annan information som kan kopplas till handlingarna. Kontorsdokument innebär elektroniska brev, rapporter, styrande dokument och andra handlingar med ett fastställt innehåll och utseende. Kontorsdokument är den elektroniska motsvarigheten till traditionella dokument på papper.

Tänk på att kontinuerligt fylla i all begärd information i IT-system och att följa de regler som finns för hur informationen ska registreras. När du namnger filer och mappar eller motsvarande är det också viktigt att ge dem en tydlig och konsekvent märkning/namngivning som går att förstå och söka i över tid. 

Förvaring av elektroniska handlingar 

För att säkra lagringen av elektroniska handlingar innan de ska levereras till universitets e-arkiv gäller följande: 

  • Handlingar och information i ett verksamhetssystem ska förvaras i systemet, förutsatt att systemet uppfyller kraven för informationssäkerhet. 
  • Handlingar i form av fristående filer eller databaser ska förvaras på en server som sköts av en driftsorganisation och där backuper görs regelbundet. 
  • Gemensamma mappkataloger och förvaringsytor ska inte likställas med arkiv, men kan ibland användas för tillfällig förvaring av begränsade informationsmängder. 
  • CD och DVD, USB-minnen och portabla hårddiskar ska inte användas för material som ska bevaras långsiktigt, eftersom dessa lagringsmedier varierar i kvalitet och livslängd. Dessa lämpar sig främst som backup. Om du tillfälligt ska använda dessa lagringsmöjligheter se till att välja produkter med hög kvalitet.
  • Om handlingarna är sekretessreglerade eller har andra åtkomstbegränsningar är det viktigt att se till att de förvaras och överförs så att inte obehöriga kommer åt dem. Tänk även på att det är registreringsskyldighet för sekretessreglerade uppgifter.
  • För fler frågor om tillfälliga lagringsmöjligheter och informationssäkerhet, kontakta LDC på servicedesk [at] lu [dot] se eller din IT-avdelning.

Upphandling av nya system ur ett arkivperspektiv

Vid upphandling av nya system vid Lunds universitet är det viktigt att redan från början överväga vilken metadata som ska tillföras handlingarna. En annan sak som kommer gynna systemet i längden, och kan minimera risken för informationsförlust, är att enbart tillåta uppladdning av dokument i format enligt Riksarkivets föreskrift (RA-FS) 2009:2. 

Var redan från början tydlig gentemot dem som ska använda sig av systemet att de ska namnge sina filer konsekvent och tydligt. Det underlättar sökningar i systemet, tryggar rättssäkerheten och är dessutom kostnadseffektivt då det inte kommer krävas merarbete för att döpa om dem i efterhand.

Det är viktigt att beakta gallringsmöjligheter vid införande av ett nytt system. 

Läs mer om bevarande och gallring.

Fundera på vilka handlingstyper som systemet kommer innehålla, och om några av dem är gallringsbara? Titta i dokumenthanteringsplanen om du inte vet på rak arm. Går det att avskilja de gallringsbara handlingarna från bevarandehandlingarna? Hur kan du på bästa sätt märka upp handlingarna så det blir uppenbart vilka som inte ska sparas?

Lunds universitets e-arkiv 

Alla handlingar som ska bevaras i IT-system och på lagringsytor vid Lunds universitet ska på sikt levereras till ett system för långsiktigt bevarande, det centrala e-arkivet.

Att tänka på före leverans till e-arkivet

Om din verksamhet funderar på att arkivera elektroniska handlingar som ni förvarar i ett elektroniskt system måste du som systemförvaltare, systemägare eller informationsägare vara medveten om förutsättningarna för en leverans till e-arkivet. Nedan följer en kortfattad beskrivning av viktiga punkter som ska utföras och några punkter att fundera på.

Alla leveranser till e-arkivet sker i projektform. Detta innebär att du och din verksamhet måste vara beredda att lägga tid och resurser på projektet. Du måste fundera på om ni fortsatt behöver använda handlingarna i er dagliga verksamhet. Efter leverans anses handlingarna levererade till universitetsarkivet, vilket innebär att en förfrågan om handlingar måste gå via universitetsarkivets funktionsbrevlåda.

Inför en leverans ska du och din verksamhet inventera handlingarna i systemet och gallra alla de handlingar som inte ska bevaras. Mer information om vilka handlingar som ska bevaras respektive gallras finns på sidan Bevara och gallra. 

Vid en inventering är det viktigt att se till att inga onödiga personuppgifter ligger kvar i systemet. En onödig personuppgift är en personuppgift som inte insamlats i syftet att verksamheten ska kunna fullfölja sitt uppdrag. 

Du och din verksamhet måste också fundera över om handlingarna i systemet är tillräckligt uppmärkta med metadata, till exempel att handlingen är namngiven efter handlingstypen och inte ”Namnlös1”. Gör ett stickprov – testa att söka efter en specifik fil i systemet. Dyker den upp? Behöver metadata tillföras? 

Att leverera till e-arkiv 

Det finns två arkivarier vid avdelningen Dokumenthantering och tre IT-tekniker hos LDC som arbetar med e-arkivet. 

Om du är intresserad av att leverera handlingar till e-arkivet och därmed starta upp ett leveransprojekt kan du kontakta oss på universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se.

 

Kontakt

Vid frågor om e-arkivet och förfrågningar om e-arkivering kontakta: 

Universitetsarkivet
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se
+46 46 222 16 70
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.


Vid konkreta frågor om elektroniska handlingar och elektroniskt bevarande kontakta:

Gun Norrback
Arkivarie
gun [dot] norrback [at] legal [dot] lu [dot] se

Madelene Svensson
Arkivarie
madelene [dot] svensson [at] legal [dot] lu [dot] se