Elektronisk arkivering
Det blir allt vanligare att allmänna handlingar hos myndigheterna inkommer och upprättas i elektronisk form. För universitetets handlingar gäller samma lagar och föreskrifter oavsett om handlingarna är elektroniska eller på papper, men förutsättningarna för hantering och arkivering av elektroniska handlingar är annorlunda och kräver andra åtgärder.
Innehåll på sidan
- Att välja elektroniska format
- Att göra elektroniska handlingar sökbara (metadata)
- Förvaring av elektroniska handlingar
- Mellanlagring av handlingar
- Upphandling av nya system ur ett arkivperspektiv
- Lunds universitets e-arkiv
Att välja elektroniska format
När du skapar en handling eller förvarar den på en lagringsyta ska du välja ett arkivbeständigt format. Här är de format som är godkända enligt Riksarkivet:
Dokumenttyp och rekommenderat format
- Text- och kontorsdokument (text, kalkyler, grafer, MS Office-dokument): PDF/A-1
- Inskannade pappersdokument: PDF/A-1
- E-post: PDF/A-1 eller HTML
- Ljudfiler: Wav/Wave eller Mp3
- Video: MPEG-2 eller MPEG-4 (med färgkodning PAL)
- Bilder – fotografier, grafik, logotyper, ritningar: TIFF eller JPEG (vid större behov av komprimering)
- Bilder – grafik, logotyper, ritningar (ej fotografier): PNG
- Kartor och ritningar – CAD: PDF/E
- Kartor och ritningar – GIS: GML
- Kartor och ritningar – raster: CALS
- Webbsidor: HTML, XML, XHTML, PDF 1.4
Om du konverterar dina handlingar i efterhand kan det i vissa fall leda till att information förstörs eller förvanskas. Ett vanligt exempel är när man konverterar från Excel till PDF/A-1, eftersom informationen inte längre presenteras i tabellformat och den inmatade datan beskärs. Även forskningsdata skapad i mindre vanliga program eller filformat är känslig för informationsförlust vid konvertering.
Om du inte kan konvertera en fil utan att informationen förändras eller förstörs rekommenderas att du behåller den ursprungliga filen samt en kopia i ett arkivgodkänt format. Döp filerna till samma namn och ge dem samma metadata.
Att göra elektroniska handlingar sökbara (metadata)
Metadata är beskrivande data, det vill säga information om information. Genom att ge handlingarna metadata underlättar du för den egna organisationen att återsöka och återanvända informationen. Du bidrar till rättssäkerheten (till exempel när en student efterfrågar sitt studieresultat) och du underlättar för framtida leverans till system för långtidsbevarande (e-arkiv).
Metadata kan vara data som du registrerar i ett IT-system tillsammans med handlingarna (till exempel status, avdelning, handlingstyp), egenskaper som du kan ange för ett kontorsdokument (till exempel författare, titel, ämne, kommentarer) eller annan information som kan kopplas till handlingarna. Kontorsdokument innebär elektroniska brev, rapporter, styrande dokument och andra handlingar med ett fastställt innehåll och utseende. Kontorsdokument är den elektroniska motsvarigheten till traditionella dokument på papper.
Tänk på att kontinuerligt fylla i all begärd information i IT-system och att följa de regler som finns för hur informationen ska registreras. När du namnger filer och mappar eller motsvarande är det också viktigt att ge dem en tydlig och konsekvent märkning/namngivning som går att förstå och söka i över tid.
Förvaring av elektroniska handlingar
För att säkra lagringen av elektroniska handlingar innan de ska levereras till universitets e-arkiv gäller följande:
- Handlingar och information i ett verksamhetssystem ska förvaras i systemet, förutsatt att systemet uppfyller kraven för informationssäkerhet.
- Handlingar i form av fristående filer eller databaser ska förvaras på en server som sköts av en driftsorganisation och där backuper görs regelbundet.
- Gemensamma mappar och förvaringsytor ska inte likställas med arkiv, men kan användas för tillfällig förvaring av begränsade informationsmängder. Ibland kallas dessa förvaringsytor för mellanarkiv.
- CD och DVD, USB-minnen och portabla hårddiskar ska inte användas för material som ska bevaras långsiktigt, eftersom dessa lagringsmedier varierar i kvalitet och livslängd. Dessa lämpar sig främst som backup. Om du tillfälligt ska använda dessa lagringsmöjligheter se till att välja produkter med hög kvalitet.
- Om handlingarna är sekretessreglerade eller har andra åtkomstbegränsningar är det viktigt att se till att de förvaras och överförs så att inte obehöriga kommer åt dem. Tänk även på att det är registreringsskyldighet för sekretessreglerade uppgifter.
- För fler frågor om tillfälliga lagringsmöjligheter och informationssäkerhet, kontakta Sektionen IT på servicedesk [at] lu [dot] se (servicedesk[at]lu[dot]se) eller din IT-avdelning.
Mellanlagring av handlingar
Handlingar som enligt dokumenthanteringsplanen inte ska diarieföras eller lagras i annat systemstöd ska istället ofta ”ordnas systematiskt”. Innan slutförvaring av handlingarna i Lunds universitets e-arkiv ska ni förvara dessa elektroniska handlingar lokalt.
Vi rekommenderar att ni förvarar handlingarna i ett så kallat mellanarkiv. Där kan ni skapa en systematisk ordning med hjälp av en mappstruktur och filnamn. Serverytorna L: och S: som Sektionen IT tillhandahåller rekommenderas för detta ändamål. LU box ska inte användas för att förvara allmänna handlingar.
Läs mer om L: och S: på Sektionen IT:s sidor om lagring.
Det är viktigt att ni placerar handlingar/filer som ska bevaras och handlingar som ska gallras i separata mappar. När ni placerar filer i mappstrukturen ska ni även namnge dem logiskt. I de flesta fall rekommenderar vi att ni döper filen till dess handlingstyp, ämne och datum. En huvudregel för namngivning är att om filen separeras från sin mapp ska ni enkelt kunna placera in den i rätt mapp igen.
Om ni har frågor eller behöver stöd när ni strukturerar upp er mellanlagringsyta så har avdelningen Dokumenthantering tagit fram en guide för mappstruktur och namngivning. Kontakta gärna oss på universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se för mer information.
Upphandling av nya system ur ett arkivperspektiv
Vid upphandling av nya system vid Lunds universitet är det viktigt att redan från början överväga vilken metadata som ska tillföras handlingarna. En annan sak som kommer gynna systemet i längden, och kan minimera risken för informationsförlust, är att enbart tillåta uppladdning av dokument i format enligt Riksarkivets föreskrift (RA-FS) 2009:2.
Var redan från början tydlig gentemot dem som ska använda sig av systemet att de ska namnge sina filer konsekvent och tydligt. Det underlättar sökningar i systemet, tryggar rättssäkerheten och är dessutom kostnadseffektivt då det inte kommer krävas merarbete för att döpa om dem i efterhand.
Det är viktigt att beakta gallringsmöjligheter vid införande av ett nytt system.
Läs mer om bevarande och gallring.
Fundera på vilka handlingstyper som systemet kommer innehålla, och om några av dem är gallringsbara? Titta i dokumenthanteringsplanen om du inte vet på rak arm. Går det att avskilja de gallringsbara handlingarna från bevarandehandlingarna? Hur kan du på bästa sätt märka upp handlingarna så det blir uppenbart vilka som inte ska sparas?
Lunds universitets e-arkiv
Alla handlingar som ska bevaras i IT-system och på lagringsytor vid Lunds universitet ska på sikt levereras till ett system för långsiktigt bevarande, det centrala e-arkivet.
Att tänka på före leverans till e-arkivet
Om din verksamhet funderar på att arkivera elektroniska handlingar som ni förvarar i ett elektroniskt system måste du som systemförvaltare, systemägare eller informationsägare vara medveten om förutsättningarna för en leverans till e-arkivet. Nedan följer en kortfattad beskrivning av viktiga punkter som ska utföras och några punkter att fundera på.
Alla leveranser till e-arkivet sker i projektform. Detta innebär att du och din verksamhet måste vara beredda att lägga tid och resurser på projektet. Du måste fundera på om ni fortsatt behöver använda handlingarna i er dagliga verksamhet. Efter leverans anses handlingarna levererade till universitetsarkivet, vilket innebär att en förfrågan om handlingar måste gå via universitetsarkivets funktionsbrevlåda.
Inför en leverans ska du och din verksamhet inventera handlingarna i systemet och gallra alla de handlingar som inte ska bevaras.
Vid en inventering är det viktigt att se till att inga onödiga personuppgifter ligger kvar i systemet. En onödig personuppgift är en personuppgift som inte insamlats i syftet att verksamheten ska kunna fullfölja sitt uppdrag.
Du och din verksamhet måste också fundera över om handlingarna i systemet är tillräckligt uppmärkta med metadata, till exempel att handlingen är namngiven efter handlingstypen och inte ”Namnlös1”. Gör ett stickprov – testa att söka efter en specifik fil i systemet. Dyker den upp? Behöver metadata tillföras?
Att leverera till e-arkiv
Det finns två arkivarier vid avdelningen Dokumenthantering och tre IT-tekniker hos Sektionen IT som arbetar med e-arkivet.
Om du är intresserad av att leverera handlingar till e-arkivet och därmed starta upp ett leveransprojekt kan du kontakta oss på universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se (universitetsarkivet[at]legal[dot]lu[dot]se).
Kontakt
Vid frågor om e-arkivet och förfrågningar om e-arkivering kontakta:
Universitetsarkivet
universitetsarkivet [at] legal [dot] lu [dot] se (universitetsarkivet[at]legal[dot]lu[dot]se)
+46 46 222 16 70
Måndag-fredag klockan 09.00-11.30.
Vid övriga frågor om elektroniska handlingar och elektroniskt bevarande kontakta:
Madelene Svensson
Arkivarie
madelene [dot] svensson [at] legal [dot] lu [dot] se (madelene[dot]svensson[at]legal[dot]lu[dot]se)
Kajsa-Stina Ågren Jönsson
Arkivarie
kajsa-stina [dot] agren_jonsson [at] legal [dot] lu [dot] se (kajsa-stina[dot]agren_jonsson[at]legal[dot]lu[dot]se)