Webbläsaren som du använder stöds inte av denna webbplats. Alla versioner av Internet Explorer stöds inte längre, av oss eller Microsoft (läs mer här: * https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/windows/end-of-ie-support).

Var god och använd en modern webbläsare för att ta del av denna webbplats, som t.ex. nyaste versioner av Edge, Chrome, Firefox eller Safari osv.

Formatera och strukturera innehåll i Word

Den här sidan riktar sig till dig som vill lära dig att skapa tillgängliga Word-dokument. Här får du information om hur du formaterar och strukturerar innehåll på ett tillgängligt sätt och du hittar bland annat instruktioner i hur du arbetar med formatmallar, hur du formaterar rubriker, brödtexter, listor och länkar.

Dessa instruktioner är avsedda för användning i den senaste versionen av desktopapplikationen Word på Windows eller Mac. För arbete med tillgänglighet bör du ha lägst Office 2019 eller Office 365 på Windows eller 2016 på Mac. För enklare dokument kan du klara dig med en äldre version, men mer efterarbete i Acrobat Pro krävs då alltid.

Genvägar till innehåll på den här sidan:

Formatmallar

En formatmall i Word är en mall som innehåller fördefinierade formateringar av text, bilder, tabeller och andra element som används i ett dokument. Genom att använda en formatmall kan du snabbt och enkelt applicera en enhetlig formatering på hela dokumentet eller på specifika delar av det.

Exempel på formatmallar i Word kan vara "Standard", "Rubrik 1", "Rubrik 2", "Brödtext", "Blockcitat", etc. Genom att använda formatmallar kan du spara tid och se till att dina dokument har en enhetlig och professionell look. 

När du arbetar i universitetets Word-mallar för tillgängliga dokument ska du använda Words formatmallar så att din text blir rätt formaterad. Du hittar formatmallarna i verktygsfältet (se bild 1).

Skärmdump som visar formatmallar i Word.
Bild 1: Words formatmallar

Formatera rubriker

Textens rubriker ska ha olika format beroende på vilka nivåer de befinner sig på. En huvudrubrik har alltid formatet ”Rubrik 1”, nästa rubriknivå har formatet ”Rubrik 2” och så vidare. Ofta behövs inte fler än 3 rubriknivåer.  Du kontrollerar och ändrar format genom att markera texten ifråga och sedan välja ditt format (se bild 2 och 3). 

Skärmdump som visar underrubrik i formatmallarna.
Bild 2:Format huvudrubrik
Skärmdump som visar underrubrik i formatmallarna.
Bild 3: Format underrubrik

Formatera brödtexter

Brödtext ska ha formatet ”Normal” (se bild 4). 

Skärmdump som visar format för brödtext i Word.
Bild 4: Format brödtext

Avstånd mellan stycken

Använd inte extra radbrytningar/styckereturer för att få avstånd mellan stycken. Välj i stället någon av instruktionerna nedan beroende på om du vill justera ett enstaka stycke eller om du vill justera alla stycken som bygger på en viss styckeformatmall.

  1. Ställ markören i det aktuella stycket.
  2. Klicka på fliken Layout.
  3. Klicka på uppåtpilen intill fältet Efter under rubriken Avstånd till dess att du fått det avstånd du önskar. Det går också att i stället direkt ange ett värde.

 

  1. Högerklicka på den styckeformatmall som du önskar att ändra (ofta Normal).
  2. Välj Ändra... i menyn.
  3. Klicka på knappen Öka styckeavstånd under rubriken Formatering till dess att du fått det avstånd du önskar. Klicka på Minska skyckeavstånd om du behöver minska avståndet.
  4. Klicka på OK.

Kolumner och spalter

Undvik att använda dig av spalter i dokument så lång det är möjligt – enklare struktur ger ett mer tillgängligt dokument. Men om du behöver spalta upp ditt innehåll i kolumner använd inte tabbar, tabell eller mellanslag för att skapa spaltindelning – det ger en felaktig struktur. Använd i stället spaltfunktionen för att ställa upp enstaka stycken i kolumner.

  1. Markera de stycken som ska spaltas upp.
  2. Klicka på fliken Layout.
  3. Klicka på knappen Spalter.
  4. Välj önskat antal spalter i menyn som öppnas.

Listor

Vid uppräkningar och mycket information kan det vara bra att skapa listor. Skapa punkt- och nummerlistor med listverktygen. Punktlistor används vid uppräkningar som inte har någon inbördes ordning. Nummerlistor används då informationen har en kronologisk ordningsföljd och består av moment som behöver utföras i en viss ordning. Till exempel instruktioner, som du hittar på den sidan.

  1. Markera de stycken som ska utgöra listan. Ett stycke blir till en punkt i listan.
  2. Klicka på PunktlistaNumrerad lista eller Flernivålista för att skapa listan. Nivån i flernivålistan avgörs av hur många tabulatortecken stycket har i början.
  3. Klicka på nedåtpilen till höger om respektive listknapp för alternativa utseenden på listorna.

Radbrytning kan användas inom en punkt i listan under förutsättningen att så kallad mjuk radbrytning används. Du skapar en mjuk radbrytning genom att trycka Skift + Retur.

Fot- och slutnoter

Om du vill skapa fot- och slutnoter i ditt dokument finns ett verktyg i word för detta. 

  1. För att infoga en fotnot, ställ markören på den plats i texten där noten ska infogas.
  2. Klicka på fliken Referenser.
  3. Klicka på Infoga fotnot. Noten infogas nu och markören flyttas längst ner på sidan.
  4. Skriv in texten.
  5. Fortsätt att redigera dokumentet genom att klicka för att placera markören där du önskar redigera texten.

  1. För att infoga en slutnot, ställ markören på den plats i texten där noten ska infogas.
  2. Klicka på fliken Referenser.
  3. Klicka på Infoga slutnot. Noten infogas nu och markören flyttas till slutet av dokumentet.
  4. Skriv in texten.
  5. Fortsätt att redigera dokumentet genom att klicka för att placera markören där du önskar redigera texten.

Justera i Acrobat Pro

Words funktionalitet for fot- och slutnoter ger grundläggande taggar i exporterad PDF, men justering krävs alltid i Acrobat Pro.

Länkar

Hyperlänkar bör alltid kunna utläsas direkt i texten, till exempel Lunds universitets hemsida. Fullständiga länkar blir automatiskt klickbara (till exempel https://lu.se) om de vid inskrivning/inklistring följs av Mellanslag eller Retur. Hyperlänkar som inte kan utläsas som normal text ska förses med alt-text som tydliggör länkens mål. Till exempel ska lu.se alltid förtydligas med "Lunds universitets webbplats" eller liknande.

  1. För att lägga till en alt-text till en hyperlänk, börja med att högerklicka på hyperlänken.
  2. I menyn, klicka på Redigera hyperlänk...
  3. Klicka på Skärmtips...
  4. Skriv in alt-texten i fältet Skärmtipstext.
  5. Klicka på OK.

Den alt-text du lägger in här fungerar i öppet Worddokument, men följer inte alltid med vid PDF-export. Den måste alltså även kontrolleras och eventuellt läggas till i Acrobat.

Tabeller

Skapa tabeller med tabellverktyget – det ger korrekt grundtaggning och sparar mycket tid och arbete. 

Rekommendationer gällande tabeller i Word-dokument

  • Undvik uppställning i tabell, om det inte är absolut nödvändigt.
  • Använd inte tabell som layoutverktyg.
  • Använd inte tomma rader eller spalter för att skapa avstånd i tabell. Justera i stället höjd och bredd på rader respektive kolumner.

  1. Klicka på fliken Infoga.
  2. Klicka på Tabell för att öppna Tabellverktyget. Nu finns det två olika sätt att skapa själva tabellen.

Små enkla tabeller

  1. I det öppna Tabellverktyget, markera i rutmönstret antalet rader och kolumner som tabellen ska ha.
  2. Med musmarkören på rätt plats, klicka för att skapa tabellen.

Större tabeller

  1. I det öppna Tabellverktyget, klicka på Infoga tabell...
  2. Ange antalet kolumner i fältet Antal kolumner.
  3. Ange antalet rader i fältet Antal rader.
  4. Välj önskat alternativ under Autopassa (eller låt det förvalda alternativet stå kvar).
  5. Klicka på OK.

Redigera tabellen

  1. Placera markören någonstans i tabellen så att fliken Tabelldesign öppnas.
  2. Kontrollera att rutan Rubrikrad är ikryssad.
  3. Kontrollera att rutan Första kolumnen är ikryssad om tabellens första kolumn innehåller radrubriker.
  4. Bredvid fliken Tabelldesign finns fliken Layout. Öppna den. (Det finns också en annan Layout-flik – det är lätt att blanda ihop dem!)
  5. Om tabellen sträcker sig över flera sidor eller spalter, aktivera valet Upprepa rubrikrader. Det gör att en tabell som inte får plats på sidan/spalten får rubrikrad(er) överst även i nästa spalt eller på nästa sida.

 

Alt-texter till infogade bilder och annan grafik

Ge bilder och annan grafik en beskrivande text – en så kallad alternativ text, eller alt-text. Om du har dekorativa objekt, alltså objekt som inte är meningsbärande eller nödvändiga för att förstå sammanhanget behöver du markera detta.

Så skriver du bra alt-texter

En alt-text ska presentera bildens (eller grafikens) innehåll, vara saklig och kortfattad.

  • Om bilden är ett foto så anger du detta sist i texten. Exempel: ”Två personer cyklar i en park. Foto.”
  • Om bilden är en illustration skriver du istället: ”Två personer cyklar i en park. Illustration.”

Vill du ange fotografens namn i alternativ-texten så placerar du det allra sist.

  • Exempel: ”Två personer cyklar i en park. Foto. Fotograf: Anna Andersson.”

Ge om möjligt alternativ information om diagram, utöver alt-text, till exempel en mer utförlig sammanfattning i själva texten.

  1. Högerklicka på objektet
  2. Klicka på Visa Alternativtext... (Observera att Infoga beskrivning... inte är samma sak.) En panel öppnas till höger om dokumentet.
  3. Fyll i en beskrivande text. Läs mer nedan vad du ska tänka på då du formulerar din alt-text.
  4. Om du vill, stäng panelen med krysset längst upp till höger.

Du kan i vissa fall låta Word generera en alt-text. Denna blir dock sällan korrekt eller komplett utan justeringar eller tillägg. Testa genom att klicka på knappen Generera alternativtext åt mig.

Gör följande med plattor och andra objekt som bara är dekorativa och därför ska ignoreras vid uppläsning av hjälpmedel:

  1. Högerklicka på objektet.
  2. Klicka på Redigera alternativtext...
  3. Klicka i rutan Markera som dekorativt.

Textrutor med ram eller fyllning blir vid PDF-export taggade som två delar:

  • texten taggas som text
  • rutan taggas som figur

Själva textrutan bör alltså markeras som dekorativ före PDF-export.

Fler steg i den här guiden

Hur du förbereder för ett tillgängligt dokument i Word:

Hur du kontrollerar webbtillgängligheten och sparar ett Word-dokument som PDF-fil:

Kontakt

Vid Lunds universitet finns en tillgänglighetsexpert som du kan kontakta genom kontaktformulär eller så kan du i en övergångsperiod fortsatt mejla till:
tillganglighet [at] kommunikation [dot] lu [dot] se (tillganglighet[at]kommunikation[dot]lu[dot]se)

Du kan också gå med i Teams-nätverket för webbpublicister vid Lunds universitet. I nätverket finns en kanal för webbtillgänglighet.

Gå direkt till kanalen för webbtillgänglighet