Direktupphandling

För att kunna genomföra en direktupphandling där värdet överstiger 100 000 SEK måste du ha rollen ”Inköpare” i Kommers. Du ansöker om behörigheten i Lucat. Du behöver även ha behörigheten handläggare i diarieföringssystemet W3D3. Här kan du läsa om hur du får den behörigheten:

Behörigheter i diarieföringssystemet W3D3

Du behöver också genomföra följande onlinekurs som du hittar i Kompetensportalen.

Inköp när avtal saknas – direktupphandling

Steg 1 - Se till att få förgodkännande

För att få göra en direktupphandling ska du se till att du har förgodkännande från prefekt/motsvarande, eller attestant som prefekt/motsvarande delegerat attesträtten till.

Steg 2 - Finns avtal?

Börja alltid med att göra en sökning i den universitets avtalskatalog. Om det finns avtal för det du behöver köpa ska du beställa enligt instruktionerna i avtalskatalogen.

• Logga in i avtalskatalogen

Steg 3 - Beräkna värde

Om inget avtal finns ska värdet av upphandlingen beräknas. 

Här kan du läsa om hur du beräknar kontraktsvärdet.

Här kan du läsa om hur du ska göra om värdet är under 100 000 SEK.

Här kan du läsa om hur du ska göra om värdet är över 100 000 SEK men under 700 000 SEK.

Om det beräknade värdet är 700 000 SEK eller mer ska en annonserad upphandling oftast göras. 

Här kan du läsa om hur du ska göra om det du ska köpa kostar 700 000 och 1 546 202 SEK.

Här kan du läsa om hur du ska göra om det du ska köpa kostar mer än 1 546 202 SEK.

Om värdet är under 100 000 SEK

Gör en prisjämförelse mellan några lämpliga leverantörer och gör din beställning. 

Vid högre belopp, gör en noggrannare prisjämförelse och använd gärna något av mallarna för kommersiella villkor.

• Kommersiella villkor varor (PDF, 231 kB, ny flik)
• Kommersiella villkor tjänster (PDF, 195 kB, ny flik)

Om anbud tas in skriftligen ska alla leverantörer som lämnat anbud få skriftligt meddelande om vilken leverantör som valdes. Du kan använda dessa mallar när du meddelar leverantörerna:

• Svar till antagen leverantör (Word, 96 kB)
• Svar till ej antagen leverantör (Word, 97 kB)

Det skriftliga meddelandet och eventuell offertförfrågan och offerter ska sparas i ett år.

Om avtal har tecknats ska detta diarieföras och bevaras.

Vid köp i butik kan du med fördel ta med en rekvisition från Proceedo och dokumentet Betalnings och fakturavillkor. Kontrollera att företaget du ska till tar emot rekvisitioner. Du kan även göra beställningen via telefon, e-post eller företagets egen hemsida. 

• Betalnings- och faktureringsvillkor (PDF, 155 kB, ny flik)

Betalning kan i vissa fall göras med betalkort. 

Här kan du läsa om betalning med betalkort.

Att köpa en vara eller tjänst kontant genom egna utlägg är däremot onödigt dyrt och bör undvikas.

Om värdet är över 100 000 men under 700 000 SEK

Direktupphandlingen ska göras i Kommers, universitetets verktyg för upphandling.

• Logga in i Kommers

Till stöd finns följande guider:

• Kommers-guide: Direktupphandling (PDF, 1205 kB, ny flik)
• Kommers-guide: Lägga upp avtal (PDF, 464 kB, ny flik)

När du gör din direktupphandling ska du följa dessa steg

1. Tillfråga minst tre leverantörer om det finns så många på marknaden. 

Du kan välja att annonsera din direktupphandling men det är inget krav. Fördelen med att annonsera är att du kan få in anbud från leverantörer som du inte känner till sedan tidigare.

2. Öppna inkomna anbud vid ett och samma tillfälle efter att sista datum för att lämna anbud har passerat.
3. Välj leverantör med hänsyn till exempelvis pris, kvalitet, leveranstid eller annat som du har specificerat i din anbudsförfrågan. 

Vid en direktupphandling finns det möjlighet att förhandla med leverantörerna om till exempel pris. Tänk bara på att alla leverantörer måste behandlas lika. 

4. Tacka skriftligen ja till vinnaren och nej till övriga som lämnat anbud.
5. Teckna avtal med vinnande leverantör.
6. Diarieför med stöd av Kommers och arkivera enligt de rutiner som finns inom din verksamhet. De dokument som ska diarieföras och bevaras är:
   • Upphandlingsdokument
   • Ärendekommunikation
   • Frågor, svar och kompletterande information
   • Vinnande anbud, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar
   • Direktupphandlingsrapport
   • Avtal

Lagen om offentlig upphandling

Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar i detalj hur myndigheter får agera när de köper varor och tjänster.

• På riksdagens webbplats kan du läsa hela LOU
• På Upphandlingsmyndighetens webbplats kan du läsa mer om direktupphandling